Hire Overseas là một công ty tuyển dụng được thành lập vào năm 2023, hỗ trợ các doanh nghiệp tìm kiếm nhân tài quốc tế cho các vị trí làm việc từ xa trong lĩnh vực kỹ thuật, thiết kế, tiếp thị, hỗ trợ hành chính và các chức năng liên quan. Công ty hợp tác với khách hàng trong các lĩnh vực như tư vấn, tiếp thị và logistics, tập trung kết nối họ với những ứng viên được sàng lọc kỹ lưỡng, có thể hỗ trợ hoạt động hằng ngày và sự phát triển của doanh nghiệp. Hire Overseas cho biết họ chỉ chấp nhận chưa đến 1% số ứng viên trên toàn cầu vào mạng lưới nhân tài của mình.
Điều phối viên Mua hàng Từ xa - Philippines
Quản lý đơn đặt hàng trên hệ thống ERP, thiết lập nhà cung cấp, hồ sơ thanh toán và điều phối logistics cho một doanh nghiệp thương mại xã hội phát triển nhanh. Duy trì hồ sơ mua hàng chính xác, thúc đẩy phê duyệt và xử lý các vấn đề về đơn hàng.
Mô tả
- Quản lý quy trình vận hành cho các đơn đặt hàng được giao cho hai nhân viên mua hàng
- Chuẩn bị hồ sơ phê duyệt giá và chuyển khoản từ bảng thỏa thuận của nhân viên mua hàng
- Đính kèm các tài liệu hỗ trợ bắt buộc với mỗi yêu cầu phê duyệt
- Ghi nhận các phê duyệt còn tồn đọng và theo dõi qua hệ thống quản lý
- Gửi yêu cầu thiết lập sản phẩm và nhà cung cấp cho đối tác ERP
- Thu thập mã UPC, kích thước và trọng lượng của sản phẩm cũng như thùng carton tổng, ảnh thùng hàng, mẫu W-9, giấy chứng nhận bán lại và hồ sơ tuân thủ từ nhà cung cấp
- Gửi và xác thực thông tin yêu cầu đơn đặt hàng bao gồm nhà cung cấp, cước vận chuyển, thanh toán, kho, nhóm bán hàng và khách hàng
- Rà soát dự thảo đơn đặt hàng theo từng dòng, phê duyệt hoặc trả lại để sửa đầy đủ
- Tạo đơn đặt hàng hồi tố cho các giao dịch bằng thẻ và trên sàn thương mại điện tử
- Chuẩn bị yêu cầu chuyển khoản kèm phê duyệt, đơn đặt hàng, hóa đơn chiếu lệ và tài khoản thanh toán
- Gọi điện cho nhà cung cấp để xác nhận thông tin ngân hàng trước khi gửi lệnh chuyển khoản
- Gửi xác nhận chuyển khoản và theo dõi ngày giao hàng, thông tin tracking, hóa đơn và biểu mẫu điều phối
- Phối hợp với bộ phận logistics để sắp xếp lấy hàng và theo dõi đơn hàng đến khi giao
- Đối chiếu số lượng đã nhận với số lượng đã thanh toán và báo cáo chênh lệch
- Chuẩn bị thông báo thiếu hàng hoặc hư hỏng để nhân viên mua hàng xem xét
- Thu thập hóa đơn cho bộ phận kế toán và duy trì hồ sơ ngăn nắp, cập nhật
- Hoàn thành giai đoạn thử việc có trả lương 30 ngày bằng cách độc lập quản lý toàn bộ quy trình đơn đặt hàng cho một đơn hàng mới và duy trì bảng theo dõi các hạng mục còn mở
Yêu cầu
- Ít nhất hai năm kinh nghiệm thực tế trong vận hành mua hàng, quản trị đơn hàng, quản trị chuỗi cung ứng hoặc hỗ trợ khoản phải trả tại nhà phân phối, đơn vị bán hàng thương mại điện tử hoặc công ty thương mại
- Có kinh nghiệm thực tế quản lý đơn đặt hàng trong hệ thống ERP hoặc quản lý đơn hàng như Dynamics AX, Dynamics 365, NetSuite, SAP, QuickBooks hoặc Odoo
- Nắm vững các kiến thức thực tế về đơn đặt hàng, hóa đơn chiếu lệ, điều khoản vận chuyển và điều khoản thanh toán
- Tiếng Anh viết chuyên nghiệp, không cần qua bước hiệu đính, và có khả năng viết cho nhà cung cấp cũng như nhân viên tài chính tại Hoa Kỳ
- Tiếng Anh nói tự tin để gọi cho nhà cung cấp tại Hoa Kỳ và xác minh thông tin ngân hàng
- Thành thạo Excel và Google Sheets, bao gồm hàm tra cứu, định dạng bảng rõ ràng và so sánh hai danh sách
- Có khả năng duy trì bảng theo dõi, tự chủ hoàn tất các việc cần theo dõi, xác định người phụ trách hạng mục bị chậm và thời gian hạng mục đã tồn đọng
- Luôn chính xác khi xử lý số liệu và tệp đính kèm
- Có thể làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu, trong đó có ít nhất sáu giờ trùng với khung 8:00 đến 18:00 theo giờ Thái Bình Dương của Hoa Kỳ
- Bắt buộc nộp hồ sơ xin việc cập nhật khi ứng tuyển
- Video Loom dài năm phút cho thấy công việc quản lý đơn đặt hàng hoặc tiếp nhận nhà cung cấp do chính ứng viên thực hiện từ lúc yêu cầu đến khi nhận hàng, bao gồm một bảng theo dõi và ví dụ xác định lỗi
- Chỉ ứng viên nộp video Loom mới được chuyển sang bước tuyển dụng tiếp theo
Phúc lợi
- Thanh toán bằng USD hai lần mỗi tháng, vào ngày 15 và 30
- Nghỉ phép có hưởng lương theo chính sách công ty
- Nghỉ lễ theo hướng dẫn của công ty
- Hình thức làm việc hoàn toàn từ xa
- Phối hợp trực tiếp với hai nhân viên mua hàng và đội ngũ lãnh đạo nhỏ, năng động
- Được cung cấp SOP gồm sáu bước bằng văn bản và các mẫu email của công ty
- Giai đoạn thử việc có trả lương 30 ngày dành cho ứng viên lọt vào danh sách rút gọn