Hire Overseas er et rekrutteringsbyrå grunnlagt i 2023 som hjelper bedrifter med å finne internasjonale talenter til fjernarbeidsroller innen teknologi, design, markedsføring, administrativ støtte og relaterte funksjoner. Selskapet samarbeider med kunder innen blant annet rådgivning, markedsføring og logistikk, med fokus på å koble dem sammen med nøye vurderte kandidater som kan støtte den daglige driften og virksomhetens vekst. Hire Overseas opplyser at færre enn 1 % av alle søkere globalt tas opp i talentnettverket deres.
Innkjøpskoordinator på hjemmekontor – Filippinene
Håndter innkjøpsordrer i ERP-systemet, leverandøroppsett, betalingsdokumentasjon og logistikkkoordinering for en raskt voksende social commerce-virksomhet. Hold innkjøpsregistrene nøyaktige, sørg for fremdrift i godkjenninger og løs ordreproblemer.
Beskrivelse
- Håndter den operative arbeidsflyten for innkjøpsordrer som er tildelt to innkjøpere
- Forbered underlag for prisgodkjenning og godkjenning av bankoverføringer basert på innkjøpernes avtaleark
- Legg ved nødvendige støttedokumenter til hver godkjenningsforespørsel
- Registrer utestående godkjenninger og følg opp gjennom oppfølgingssystemet
- Send forespørsler om oppsett av varer og leverandører til ERP-partneren
- Innhent UPC-koder, mål og vekt for pakker og masterkartonger, bilder av esker, W-9-skjemaer, videresalgssertifikater og samsvarsdokumentasjon fra leverandører
- Send inn og valider detaljer i innkjøpsordreforespørsler for leverandør, frakt, betaling, lager, salgsgruppe og kunde
- Gå gjennom utkast til innkjøpsordrer linje for linje, godkjenn dem eller returner dem for fullstendige korrigeringer
- Opprett etterregistrerte innkjøpsordrer for kort- og markedsplasstransaksjoner
- Forbered forespørsler om bankoverføring med godkjenningen, innkjøpsordren, proformafakturaen og den betalende kontoen
- Ring leverandører for å bekrefte bankopplysninger før overføringer sendes inn
- Send bekreftelser på bankoverføringer og følg opp forsendelsesdatoer, sporing, fakturaer og rutingsskjemaer
- Samarbeid med logistikkteamet om å organisere henting og følge ordre frem til levering
- Avstem mottatte mengder mot betalte mengder og rapporter avvik
- Forbered meldinger om manglende leveranser eller skader til innkjøpernes gjennomgang
- Innhent fakturaer til regnskapet og hold registrene organiserte og oppdaterte
- Gjennomfør en betalt pilotperiode på 30 dager ved å håndtere hele innkjøpsordreprosessen selvstendig for en ny ordre og vedlikeholde oppfølgingslisten over åpne punkter
Krav
- Minst to års praktisk erfaring med innkjøpsdrift, ordreadministrasjon, administrasjon av forsyningskjeder eller støtte til leverandørreskontro for en distributør, e-handelsbedrift eller handelsbedrift
- Praktisk erfaring med å håndtere innkjøpsordrer i et ERP- eller ordrebehandlingssystem som Dynamics AX, Dynamics 365, NetSuite, SAP, QuickBooks eller Odoo
- Arbeidskunnskap om innkjøpsordrer, proformafakturaer, fraktbetingelser og betalingsbetingelser
- Profesjonell skriftlig engelsk uten behov for et ekstra gjennomgangstrinn, med evne til å skrive til amerikanske leverandører og økonomimedarbeidere
- Trygg muntlig engelsk for å ringe amerikanske leverandører og verifisere bankopplysninger
- Gode ferdigheter i Excel og Google Sheets, inkludert oppslag, ryddig tabellformatering og sammenligning av én liste med en annen
- Evne til å vedlikeholde oppfølgingslister, avslutte oppfølginger selvstendig og avgjøre hvem som har ansvar for en forsinket sak og hvor lenge den har vært utestående
- Konsekvent nøyaktighet ved håndtering av tall og vedlegg
- Mulighet til å arbeide mandag til fredag, inkludert minst seks timers overlapp med kl. 08.00–18.00 amerikansk stillehavstid
- En oppdatert CV kreves ved søknad
- En fem minutter lang Loom-video som viser innkjøpsordre- eller leverandøronboardingsarbeid du selv har håndtert fra forespørsel til mottak, inkludert en oppfølgingsliste og et eksempel på å identifisere en feil
- Bare søkere som sender inn en Loom-video, går videre til neste steg i rekrutteringen
Fordeler
- Betaling i USD to ganger i måneden, den 15. og 30.
- Betalt fritid i henhold til selskapets policy
- Helligdager i henhold til selskapets retningslinjer
- Fullt fjernarbeid
- Direkte samarbeid med to innkjøpere og et lite, raskt arbeidende lederteam
- Skriftlig SOP i seks trinn og selskapets e-postmaler tilbys
- Betalt pilotperiode på 30 dager for kandidater som blir valgt ut