Hire Overseas är en rekryteringsbyrå som grundades 2023 och hjälper företag att hitta internationella talanger för distansroller inom teknik, design, marknadsföring, administrativ support och närliggande funktioner. Företaget samarbetar med kunder inom bland annat konsultverksamhet, marknadsföring och logistik, med fokus på att matcha dem med noggrant granskade kandidater som kan stödja den dagliga verksamheten och företagets tillväxt. Hire Overseas uppger att färre än 1 % av alla sökande globalt antas till deras talangnätverk.
Inköpskoordinator på distans – Filippinerna
Hantera inköpsorder i ERP-systemet, leverantörsregistrering, betalningsdokumentation och logistik för ett snabbväxande social commerce-företag. Håll inköpsregistren korrekta, få godkännanden genom processen och lös orderproblem.
Beskrivning
- Hantera det operativa arbetsflödet för inköpsorder som tilldelats två inköpare
- Förbered underlag för prisgodkännande och banköverföringsgodkännande utifrån inköparnas affärsunderlag
- Inkludera nödvändiga styrkande dokument i varje begäran om godkännande
- Registrera utestående godkännanden och följ upp dem i uppföljningssystemet
- Skicka begäranden om artikel- och leverantörsregistrering till ERP-partnern
- Samla in UPC-koder, mått och vikter för förpackningar och ytterkartonger, foton på kartonger, W-9-blanketter, återförsäljarintyg och efterlevnadsdokument från leverantörer
- Skicka in och validera uppgifter i inköpsorderbegäranden för leverantör, frakt, betalning, lager, säljgrupp och kund
- Granska utkast till inköpsorder rad för rad, godkänn dem eller returnera dem för fullständiga korrigeringar
- Skapa retroaktiva inköpsorder för kort- och marknadsplatstransaktioner
- Förbered begäranden om banköverföring med godkännandet, inköpsordern, proformafakturan och det betalande kontot
- Ring leverantörer för att bekräfta bankuppgifter innan banköverföringar skickas
- Skicka bekräftelser på banköverföringar och följ upp leveransdatum, spårning, fakturor och transportdokument
- Samarbeta med logistikteamet för att ordna upphämtningar och följa order fram till leverans
- Stäm av mottagna kvantiteter mot betalda kvantiteter och rapportera avvikelser
- Förbered meddelanden om restleveranser eller skador för inköparnas granskning
- Samla in fakturor till redovisningen och håll registren organiserade och uppdaterade
- Genomför en betald pilotperiod på 30 dagar genom att självständigt hantera hela inköpsorderprocessen för en ny order och underhålla uppföljningen av öppna punkter
Krav
- Minst två års praktisk erfarenhet av inköpsarbete, orderadministration, administration inom leveranskedjan eller stöd inom leverantörsreskontra för en distributör, e-handlare eller handelsföretag
- Praktisk erfarenhet av att hantera inköpsorder i ett ERP- eller orderhanteringssystem som Dynamics AX, Dynamics 365, NetSuite, SAP, QuickBooks eller Odoo
- Arbetskunskap om inköpsorder, proformafakturor, fraktvillkor och betalningsvillkor
- Professionell skriftlig engelska utan behov av granskningssteg, med förmåga att skriva till amerikanska leverantörer och ekonomipersonal
- God muntlig engelska för att ringa amerikanska leverantörer och verifiera bankuppgifter
- Goda kunskaper i Excel och Google Sheets, inklusive uppslag, tydlig tabellformatering och jämförelse av en lista med en annan
- Förmåga att underhålla uppföljningslistor, självständigt slutföra uppföljningar och avgöra vem som ansvarar för en försenad punkt samt hur länge den varit utestående
- Konsekvent noggrannhet vid hantering av siffror och bilagor
- Möjlighet att arbeta måndag till fredag, inklusive minst sex timmars överlappning med kl. 08.00–18.00 amerikansk Stillahavstid
- Ett uppdaterat CV krävs vid ansökan
- En fem minuter lång Loom-video som visar inköpsorder- eller leverantörsintroduktionsarbete som du själv har hanterat från begäran till mottagande, inklusive en uppföljningslista och ett exempel på hur ett fel identifierades
- Endast sökande som skickar in en Loom-video går vidare till nästa steg i rekryteringen
Förmåner
- Betalning i USD två gånger per månad, den 15:e och 30:e
- Betald ledighet enligt företagets policy
- Helgdagar enligt företagets riktlinjer
- Helt distansbaserat arbete
- Direkt samarbete med två inköpare och ett litet, snabbfotat ledningsteam
- Skriftlig SOP i sex steg och företagets e-postmallar tillhandahålls
- Betald pilotperiod på 30 dagar för utvalda kandidater