Hire Overseas — рекрутинговое агентство, основанное в 2023 году, которое помогает компаниям находить специалистов из других стран для удалённых должностей в технических, дизайнерских, маркетинговых, административных и смежных направлениях. Компания сотрудничает с клиентами в таких сферах, как консалтинг, маркетинг и логистика, уделяя особое внимание подбору тщательно проверенных кандидатов, способных поддерживать повседневную деятельность и развитие бизнеса. Hire Overseas заявляет, что принимает в свою сеть специалистов менее 1% соискателей со всего мира.
Координатор по закупкам — удалённая работа, Филиппины
Управляйте заказами на закупку в ERP, настройкой поставщиков, платёжной документацией и логистикой в быстро развивающемся бизнесе социальной коммерции. Поддерживайте точность закупочных записей, своевременное согласование и решение проблем с заказами.
Описание
- Управлять операционным процессом по заказам на закупку, закреплённым за двумя закупщиками
- Готовить пакеты документов для согласования цен и банковских переводов на основе коммерческих предложений закупщиков
- Прикладывать необходимые подтверждающие документы к каждому запросу на согласование
- Фиксировать незавершённые согласования и отслеживать их через систему контроля
- Направлять ERP-партнёру запросы на создание товаров и поставщиков
- Собирать у поставщиков UPC-коды, размеры и вес упаковок и мастер-коробов, фотографии коробок, формы W-9, сертификаты перепродажи и документы о соответствии требованиям
- Направлять и проверять данные запросов на заказы на закупку, включая сведения о поставщике, перевозке, оплате, складе, группе продаж и клиенте
- Проверять черновики заказов на закупку построчно, утверждать их или возвращать для полного исправления
- Создавать ретроспективные заказы на закупку для карточных и маркетплейс-транзакций
- Готовить запросы на банковские переводы с приложением согласования, заказа на закупку, проформы-инвойса и счёта для оплаты
- Звонить поставщикам для подтверждения банковских реквизитов перед отправкой переводов
- Отправлять подтверждения переводов и отслеживать даты отгрузки, номера отслеживания, счета и маршрутные формы
- Работать с отделом логистики над организацией забора грузов и контролировать заказы до момента доставки
- Сверять полученные количества с оплаченными и сообщать о расхождениях
- Готовить уведомления о недопоставке или повреждении товара для проверки закупщиком
- Собирать счета для бухгалтерии и поддерживать записи в организованном и актуальном состоянии
- Успешно пройти 30-дневный оплачиваемый испытательный период, самостоятельно управляя полным процессом заказа на закупку для нового заказа и ведя трекер незакрытых вопросов
Требования
- Не менее двух лет практического опыта в операционной закупочной деятельности, администрировании заказов, администрировании цепочки поставок или поддержке кредиторской задолженности в дистрибьюторской, электронной торговой или торговой компании
- Практический опыт работы с заказами на закупку в ERP- или системе управления заказами, например Dynamics AX, Dynamics 365, NetSuite, SAP, QuickBooks или Odoo
- Знание заказов на закупку, проформ-инвойсов, условий перевозки и условий оплаты
- Профессиональный письменный английский без необходимости дополнительной проверки, умение вести переписку с поставщиками из США и сотрудниками финансового отдела
- Уверенный разговорный английский для звонков поставщикам из США и проверки банковских реквизитов
- Уверенное владение Excel и Google Sheets, включая функции поиска, аккуратное форматирование таблиц и сравнение списков
- Умение вести трекеры, самостоятельно закрывать последующие задачи и определять ответственного за задержанный вопрос и срок его ожидания
- Стабильная точность при работе с цифрами и вложениями
- Готовность работать с понедельника по пятницу, включая не менее шести часов пересечения с рабочим временем с 8:00 до 18:00 по тихоокеанскому времени США
- Для подачи заявки требуется актуальное резюме
- Пятиминутное видео Loom, демонстрирующее лично выполненную работу с заказом на закупку или подключением поставщика от запроса до получения, включая трекер и пример выявления ошибки
- На следующий этап отбора проходят только кандидаты, представившие видео Loom
Преимущества
- Выплаты в долларах США дважды в месяц — 15-го и 30-го числа
- Оплачиваемый отпуск в соответствии с политикой компании
- Праздничные дни в соответствии с правилами компании
- Полностью удалённый формат работы
- Непосредственное взаимодействие с двумя закупщиками и небольшой быстро развивающейся руководящей командой
- Предоставляются письменная SOP из шести шагов и шаблоны корпоративных писем
- Для кандидатов, прошедших предварительный отбор, предусмотрен 30-дневный оплачиваемый испытательный период