Hire Overseas to agencja rekrutacyjna założona w 2023 roku, która pomaga firmom znajdować specjalistów z zagranicy do pracy zdalnej na stanowiskach technicznych, projektowych, marketingowych, administracyjnych i pokrewnych. Firma współpracuje z klientami między innymi z branży konsultingowej, marketingowej i logistycznej, koncentrując się na łączeniu ich ze starannie zweryfikowanymi kandydatami, którzy mogą wspierać bieżące działania i rozwój biznesu. Hire Overseas podaje, że do swojej sieci talentów przyjmuje mniej niż 1% kandydatów z całego świata.
Koordynator ds. zakupów — praca zdalna, Filipiny
Zarządzaj zamówieniami zakupu w systemie ERP, konfiguracją dostawców, dokumentacją płatności i koordynacją logistyki w dynamicznie rozwijającej się firmie z obszaru handlu społecznościowego. Dbaj o dokładność dokumentacji zakupowej, sprawny obieg akceptacji i rozwiązywanie problemów z zamówieniami.
Opis
- Zarządzać operacyjnym procesem realizacji zamówień zakupu przypisanych do dwóch kupców
- Przygotowywać pakiety dokumentów do akceptacji cen i przelewów bankowych na podstawie arkuszy transakcji kupców
- Dołączać wymagane dokumenty potwierdzające do każdego wniosku o akceptację
- Rejestrować oczekujące akceptacje i monitorować je w systemie śledzenia
- Przesyłać partnerowi ERP wnioski o utworzenie pozycji i dostawców
- Zbierać od dostawców kody UPC, wymiary i wagę opakowań oraz kartonów zbiorczych, zdjęcia pudeł, formularze W-9, certyfikaty odsprzedaży i dokumentację zgodności
- Przesyłać i weryfikować dane wniosków o zamówienia zakupu obejmujące informacje o dostawcy, frachcie, płatności, magazynie, grupie sprzedażowej i kliencie
- Sprawdzać projekty zamówień zakupu wiersz po wierszu, zatwierdzać je lub odsyłać do pełnej korekty
- Tworzyć wsteczne zamówienia zakupu dla transakcji kartowych i transakcji na platformach handlowych
- Przygotowywać wnioski o przelewy wraz z akceptacją, zamówieniem zakupu, fakturą pro forma i rachunkiem obciążanym płatnością
- Dzwonić do dostawców w celu potwierdzenia danych bankowych przed wysłaniem przelewów
- Wysyłać potwierdzenia przelewów oraz monitorować daty wysyłki, numery śledzenia, faktury i formularze trasowania
- Współpracować z logistyką przy organizacji odbiorów i monitorować zamówienia aż do dostawy
- Uzgadniać otrzymane ilości z ilościami opłaconymi i zgłaszać rozbieżności
- Przygotowywać zawiadomienia o brakach w dostawie lub uszkodzeniach do weryfikacji przez kupca
- Zbierać faktury dla księgowości i utrzymywać uporządkowaną, aktualną dokumentację
- Ukończyć 30-dniowy płatny pilotaż, samodzielnie zarządzając pełnym procesem zamówienia zakupu dla nowego zamówienia i prowadząc rejestr otwartych spraw
Wymagania
- Co najmniej dwa lata praktycznego doświadczenia w operacjach zakupowych, administracji zamówieniami, administracji łańcuchem dostaw lub wsparciu zobowiązań w firmie dystrybucyjnej, e-commerce albo handlowej
- Praktyczne doświadczenie w obsłudze zamówień zakupu w systemie ERP lub systemie zarządzania zamówieniami, takim jak Dynamics AX, Dynamics 365, NetSuite, SAP, QuickBooks lub Odoo
- Praktyczna znajomość zamówień zakupu, faktur pro forma, warunków frachtu i warunków płatności
- Profesjonalny angielski pisemny bez konieczności dodatkowej weryfikacji oraz umiejętność pisania do dostawców z USA i pracowników finansowych
- Swobodny angielski mówiony umożliwiający rozmowy z dostawcami z USA i weryfikację danych bankowych
- Bardzo dobra znajomość Excela i Google Sheets, w tym funkcji wyszukiwania, przejrzystego formatowania tabel i porównywania list
- Umiejętność prowadzenia rejestrów, samodzielnego zamykania działań następczych oraz ustalania właściciela opóźnionej sprawy i czasu jej oczekiwania
- Stała dokładność podczas pracy z liczbami i załącznikami
- Dyspozycyjność od poniedziałku do piątku, w tym przez co najmniej sześć godzin pokrywających się z godzinami 8:00–18:00 czasu pacyficznego USA
- Do aplikacji wymagane jest aktualne CV
- Pięciominutowe nagranie Loom pokazujące osobiście obsługiwaną pracę z zamówieniem zakupu lub wdrożeniem dostawcy od wniosku do odbioru, wraz z rejestrem i przykładem wykrycia błędu
- Do kolejnego etapu rekrutacji przechodzą wyłącznie osoby, które prześlą nagranie Loom
Benefity
- Wynagrodzenie w USD wypłacane dwa razy w miesiącu, 15. i 30. dnia miesiąca
- Płatny czas wolny zgodnie z polityką firmy
- Dni świąteczne zgodnie z wytycznymi firmy
- W pełni zdalny model pracy
- Bezpośrednia współpraca z dwoma kupcami i małym, dynamicznym zespołem kierowniczym
- Udostępniane są pisemna sześcioetapowa procedura SOP i firmowe szablony wiadomości e-mail
- Dla kandydatów z krótkiej listy przewidziano 30-dniowy płatny pilotaż