Hire Overseas on vuonna 2023 perustettu rekrytointitoimisto, joka auttaa yrityksiä löytämään ulkomaisia osaajia etätyötehtäviin teknologian, suunnittelun, markkinoinnin, hallinnollisen tuen ja muiden vastaavien toimintojen parissa. Yritys työskentelee muun muassa konsultoinnin, markkinoinnin ja logistiikan alalla toimivien asiakkaiden kanssa ja keskittyy yhdistämään heidät huolellisesti seulottuihin ehdokkaisiin, jotka voivat tukea päivittäistä toimintaa ja liiketoiminnan kasvua. Hire Overseas kertoo hyväksyvänsä kykyverkostoonsa alle 1 % maailmanlaajuisista hakijoista.
Etätyön hankintakoordinaattori – Filippiinit
Hallinnoi toiminnanohjausjärjestelmän ostotilauksia, toimittajien perustamista, maksudokumentteja ja logistiikan koordinointia nopeasti kasvavassa sosiaalisen kaupankäynnin yrityksessä. Pidä hankintatiedot täsmällisinä, hyväksynnät etenemässä ja tilausongelmat ratkaistuina.
Kuvaus
- Hallinnoi kahdelle ostajalle osoitettujen ostotilausten operatiivista työnkulkua
- Laadi hinta- ja tilisiirtohyväksyntäaineistot ostajien tarjouslomakkeiden perusteella
- Liitä jokaiseen hyväksyntäpyyntöön vaaditut tukiasiakirjat
- Kirjaa puuttuvat hyväksynnät ja seuraa niitä seurantajärjestelmän kautta
- Lähetä nimike- ja toimittajatietojen perustamispyynnöt toiminnanohjausjärjestelmän kumppanille
- Kerää toimittajilta UPC-koodit, pakkausten ja päälavapakkausten mitat ja painot, kuvat laatikoista, W-9-lomakkeet, jälleenmyyntitodistukset ja vaatimustenmukaisuusasiakirjat
- Lähetä ja tarkista ostotilauspyyntöjen tiedot, jotka koskevat toimittajaa, rahtia, maksua, varastoa, myyntiryhmää ja asiakasta
- Tarkista ostotilausluonnokset rivi riviltä, hyväksy ne tai palauta täydellisesti korjattaviksi
- Luo takautuvia ostotilauksia kortti- ja markkinapaikkatapahtumille
- Laadi tilisiirtopyynnöt, joihin liitetään hyväksyntä, ostotilaus, proformalasku ja maksava tili
- Soita toimittajille ja vahvista pankkitiedot ennen tilisiirtojen lähettämistä
- Lähetä tilisiirtovahvistukset ja seuraa lähetyspäiviä, seurantatietoja, laskuja ja reitityslomakkeita
- Työskentele logistiikan kanssa noutojen järjestämiseksi ja seuraa tilauksia toimitukseen asti
- Täsmäytä vastaanotetut määrät maksettuihin määriin ja ilmoita poikkeamista
- Laadi ostajien tarkistettaviksi ilmoitukset puuttuvista toimituseristä tai vahingoista
- Kerää laskut kirjanpitoa varten ja pidä tiedot järjestyksessä ja ajan tasalla
- Suorita 30 päivän palkallinen pilottijakso hallinnoimalla itsenäisesti uuden tilauksen koko ostotilausprosessia ja ylläpitämällä avoimien asioiden seurantaa
Vaatimukset
- Vähintään kahden vuoden käytännön kokemus hankintatoiminnoista, tilausten hallinnasta, toimitusketjun hallinnosta tai ostoreskontran tuesta jakelijan, verkkokauppiaan tai kauppayhtiön palveluksessa
- Käytännön kokemusta ostotilausten hallinnasta toiminnanohjaus- tai tilaustenhallintajärjestelmässä, kuten Dynamics AX:ssa, Dynamics 365:ssä, NetSuitessa, SAP:ssa, QuickBooksissa tai Odoossa
- Ostotilausten, proformalaskujen, rahtiehtojen ja maksuehtojen tuntemus
- Ammattimainen kirjallinen englannin taito ilman tarkistusvaihetta sekä kyky kirjoittaa yhdysvaltalaisille toimittajille ja taloushenkilöstölle
- Varmuus puhutussa englannissa yhdysvaltalaisille toimittajille soittamiseen ja pankkitietojen vahvistamiseen
- Vahva Excel- ja Google Sheets -osaaminen, mukaan lukien hakutoiminnot, selkeä taulukkomuotoilu ja yhden luettelon vertaaminen toiseen
- Kyky ylläpitää seurantoja, hoitaa seuranta-asiat itsenäisesti sekä selvittää, kuka vastaa viivästyneestä asiasta ja kuinka kauan se on ollut avoinna
- Johdonmukainen tarkkuus lukujen ja liitteiden käsittelyssä
- Mahdollisuus työskennellä maanantaista perjantaihin siten, että työaika menee vähintään kuuden tunnin ajan päällekkäin Yhdysvaltain Tyynenmeren ajan klo 8–18 kanssa
- Hakemukseen vaaditaan ajan tasalla oleva ansioluettelo
- Viiden minuutin Loom-video, jossa esittelet itse hallinnoimasi ostotilaus- tai toimittajan perehdytysprosessin pyynnöstä vastaanottoon, mukaan lukien seurantataulukko ja esimerkki virheen tunnistamisesta
- Vain Loom-videon lähettäneet hakijat etenevät seuraavaan rekrytointivaiheeseen
Edut
- Maksu Yhdysvaltain dollareissa kaksi kertaa kuukaudessa, kuukauden 15. ja 30. päivänä
- Palkallinen vapaa yrityksen käytännön mukaisesti
- Juhlapyhien noudattaminen yrityksen ohjeiden mukaisesti
- Täysin etänä tehtävä työ
- Suora yhteistyö kahden ostajan ja pienen, nopeasti etenevän johtoryhmän kanssa
- Kirjallinen kuusivaiheinen vakiotoimintamenettely ja yrityksen sähköpostipohjat
- Valituille hakijoille 30 päivän palkallinen pilottijakso