Hire Overseas adalah agensi perekrutan yang didirikan pada tahun 2023 dan membantu berbagai bisnis menemukan tenaga profesional dari luar negeri untuk posisi jarak jauh di bidang teknis, desain, pemasaran, dukungan administratif, serta fungsi terkait. Perusahaan ini bekerja sama dengan klien di bidang konsultasi, pemasaran, dan logistik, dengan fokus menghubungkan mereka dengan kandidat yang telah melalui proses penyaringan secara cermat untuk mendukung operasional sehari-hari dan pertumbuhan bisnis. Hire Overseas menyatakan bahwa kurang dari 1% pelamar dari seluruh dunia diterima ke dalam jaringan talentanya.
Koordinator Pembelian Jarak Jauh - Filipina
Mengelola pesanan pembelian ERP, penyiapan vendor, dokumentasi pembayaran, dan koordinasi logistik untuk bisnis perdagangan sosial yang bergerak cepat. Menjaga catatan pembelian tetap akurat, memperlancar persetujuan, dan menyelesaikan masalah pesanan.
Deskripsi
- Mengelola alur kerja operasional untuk pesanan pembelian yang ditugaskan kepada dua pembeli
- Menyiapkan paket persetujuan harga dan transfer berdasarkan lembar kesepakatan pembeli
- Menyertakan dokumen pendukung yang diperlukan dalam setiap permintaan persetujuan
- Mencatat persetujuan yang masih tertunda dan menindaklanjutinya melalui sistem pelacakan
- Mengajukan permintaan penyiapan barang dan vendor kepada mitra ERP
- Mengumpulkan UPC, ukuran dan berat kemasan serta karton induk, foto kotak, W-9, sertifikat penjualan kembali, dan catatan kepatuhan dari vendor
- Mengajukan dan memvalidasi detail permintaan pesanan pembelian yang mencakup informasi vendor, pengiriman, pembayaran, gudang, grup penjualan, dan pelanggan
- Meninjau draf pesanan pembelian baris demi baris, menyetujuinya atau mengembalikannya untuk diperbaiki secara lengkap
- Membuat pesanan pembelian retroaktif untuk transaksi kartu dan marketplace
- Menyiapkan permintaan transfer dengan persetujuan, pesanan pembelian, faktur proforma, dan rekening pembayaran
- Menghubungi vendor melalui telepon untuk mengonfirmasi informasi perbankan sebelum mengajukan transfer
- Mengirim konfirmasi transfer dan menindaklanjuti tanggal pengiriman, pelacakan, faktur, serta formulir perutean
- Bekerja sama dengan tim logistik untuk mengatur pengambilan dan memantau pesanan hingga pengiriman
- Mencocokkan jumlah yang diterima dengan jumlah yang telah dibayar dan melaporkan perbedaan
- Menyiapkan pemberitahuan kekurangan pengiriman atau kerusakan untuk ditinjau pembeli
- Mengumpulkan faktur untuk akuntansi dan menjaga catatan tetap teratur serta terbaru
- Menyelesaikan uji coba berbayar selama 30 hari dengan mengelola seluruh proses pesanan pembelian untuk pesanan baru secara mandiri dan memelihara pelacak item terbuka
Persyaratan
- Setidaknya dua tahun pengalaman langsung dalam operasional pembelian, administrasi pesanan, administrasi rantai pasokan, atau dukungan utang usaha untuk distributor, penjual e-commerce, atau perusahaan perdagangan
- Pengalaman praktis mengelola pesanan pembelian dalam sistem ERP atau manajemen pesanan seperti Dynamics AX, Dynamics 365, NetSuite, SAP, QuickBooks, atau Odoo
- Pengetahuan kerja tentang pesanan pembelian, faktur proforma, ketentuan pengiriman, dan ketentuan pembayaran
- Kemampuan menulis bahasa Inggris profesional tanpa memerlukan tahap peninjauan, serta kemampuan menulis kepada vendor dan staf keuangan di AS
- Kemampuan berbicara bahasa Inggris dengan percaya diri untuk menelepon vendor di AS dan memverifikasi detail perbankan
- Kemampuan kuat dalam Excel dan Google Sheets, termasuk penggunaan fungsi pencarian, pemformatan tabel yang rapi, dan perbandingan satu daftar dengan daftar lainnya
- Mampu memelihara pelacak, menutup tindak lanjut secara mandiri, serta menentukan pihak yang bertanggung jawab atas item yang tertunda dan lamanya item tersebut tertunda
- Akurat dan konsisten saat menangani angka serta lampiran
- Tersedia Senin hingga Jumat, termasuk setidaknya enam jam yang tumpang tindih dengan pukul 08.00 hingga 18.00 Waktu Pasifik AS
- Resume terbaru wajib disertakan dalam lamaran
- Video Loom berdurasi lima menit yang menunjukkan pekerjaan pengelolaan pesanan pembelian atau orientasi vendor yang dilakukan sendiri dari permintaan hingga penerimaan, termasuk pelacak dan contoh identifikasi kesalahan
- Hanya pelamar yang mengirimkan video Loom yang akan melanjutkan ke tahap perekrutan berikutnya
Tunjangan
- Pembayaran dalam USD dua kali sebulan, pada tanggal 15 dan 30
- Cuti berbayar sesuai kebijakan perusahaan
- Hari libur mengikuti pedoman perusahaan
- Pengaturan kerja sepenuhnya jarak jauh
- Kolaborasi langsung dengan dua pembeli dan tim pimpinan kecil yang bergerak cepat
- SOP tertulis enam langkah dan templat email perusahaan disediakan
- Uji coba berbayar selama tiga puluh hari bagi kandidat terpilih