ClassWallet entwickelt digitale Wallet-Technologien für die Verwaltung und Verteilung öffentlicher Mittel in Bildungs- und Regierungsprogrammen. Die Plattform unterstützt K-12-Schulen, Anbieter frühkindlicher Betreuung, Behörden sowie Verwalter von Stipendien oder Zuschüssen dabei, Einkäufe und Erstattungen zu digitalisieren, Ausgabenlimits anzuwenden, transparente Aufzeichnungen zu führen und prüfungsbereite Berichte zu erstellen. Durch den Ersatz der manuellen Mittelverwaltung durch einen besser kontrollierten digitalen Ablauf unterstützt ClassWallet regelkonforme Ausgaben und kann öffentlichen Einrichtungen helfen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
Spezialist für Lohnabrechnung und HR-Operations (Remote, Vereinigte Staaten)
Verantwortung für Lohnabrechnung, HRIS-Administration, Mitarbeitersupport, Compliance und Reporting bei ClassWallet. Leitung des Übergangs von der PEO-verwalteten Lohnabrechnung zu einer unternehmensinternen Payroll-Plattform bis zum 1. Januar 2028.
Beschreibung
- Verantwortung für die vollständige Lohnabrechnung über den PEO-Partner des Unternehmens
- Administration des HRIS, Pflege der Mitarbeiterdaten, Dateneingabe und -prüfung sowie Konfiguration der Systemeinstellungen
- Beantwortung von Fragen der Mitarbeitenden zu Lohnabrechnung, Zeiterfassung, Steuerabzügen und zentralen HR-Prozessen
- Sicherstellung der Einhaltung bundesstaatlicher, einzelstaatlicher und lokaler Anforderungen an die Lohnabrechnung sowie arbeitsrechtlicher Vorgaben
- Erstellung von HR-Kennzahlen, Lohnabrechnungsübersichten und weiteren operativen Berichten
- Identifizierung von Prozessengpässen in Abläufen für Onboarding, Offboarding und Zeiterfassung
- Erstellung und Umsetzung von SOPs zur Minimierung manueller Eingaben und Reduzierung von Fehlern
- Leitung des Ausstiegs aus der PEO und Entwicklung eines internen Betriebsmodells für die Lohnabrechnung bis zum 1. Januar 2028
- Bewertung, Auswahl und Unterstützung bei der Einführung von Technologien für Lohnabrechnung und Benefits
- Einrichtung von zuständigkeitsspezifischen Workflows, Kontrollen, SOPs, Steuerprozessen und Registrierungen
- Schulung von Führungskräften und Mitarbeitenden zu neuen Zeiterfassungs- und Self-Service-Tools zur Unterstützung der Veränderung
Anforderungen
- Mindestens 3–5 Jahre Erfahrung in Lohnabrechnung und HR-Operations
- Nachweisliche Erfolge bei der Umstellung einer Organisation von einer PEO-Lohnabrechnung auf ein unabhängiges, intern betriebenes Lohnabrechnungssystem
- Fortgeschrittene Erfahrung mit HRIS- und Lohnabrechnungsplattformen wie ADP, Rippling, Workday oder Gusto
- Sehr gute Excel-Kenntnisse, einschließlich SVERWEIS, Pivot-Tabellen und Datenprüfung
- Umfassende Kenntnisse der bundesweiten, bundesstaatlichen und lokalen Steuer-, Lohn- und Arbeitsvorschriften
- Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und Projektmanagementkompetenzen
- Hervorragende Aufmerksamkeit für Details
- Klare und einfühlsame Fähigkeit, komplexe Themen zu Lohnabrechnung und Benefits für Mitarbeitende verständlich zu erklären
- Proaktive und zuverlässige Arbeitsweise mit starkem Fokus auf Genauigkeit und termingerechte Lieferung
Zusatzleistungen
- Gehalt und Benefits entsprechend der Erfahrung
- Positive, familienorientierte Teamkultur
- Unterstützende Anerkennung, Ermutigung und Wertschätzung
- Gesunde Einstellung zu Arbeit und Privatleben
- Gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- Arbeitgeber der Chancengleichheit