HNTB
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HNTB ist ein mitarbeitergeführtes Infrastruktur- und Beratungsunternehmen, das sich auf Verkehrssysteme und Infrastrukturlösungen konzentriert. Seit mehr als einem Jahrhundert unterstützt das Unternehmen seine Kunden bei komplexen technischen, finanziellen und operativen Herausforderungen in Bereichen wie Architektur, Luftfahrt, Brückenbau, Bauwesen und Programmmanagement. Im Mittelpunkt der Arbeit stehen sichere, zuverlässige und effiziente Möglichkeiten, Menschen und Gemeinschaften miteinander zu verbinden.

Senior-Assistenz der Verwaltung – Charlotte, NC (vor Ort)

HNTB sucht eine Senior-Assistenz der Verwaltung zur Unterstützung von Infrastrukturteams bei Terminplanung, Reisen, Korrespondenz, Berichterstattung und Spesenverwaltung. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle im Büro in Charlotte, North Carolina.

Beschreibung

  • Mehrere Kalender verwalten und Termine planen
  • Besprechungen organisieren, Tagesordnungen vorbereiten und die Logistik koordinieren
  • Reise- und Unterkunftsarrangements einschließlich der Erstellung von Reiseplänen organisieren
  • Eingehende Anrufe, E-Mails, Briefe und Besucher prüfen
  • Routineanfragen beantworten und im Namen der Führungskraft Informationen bereitstellen
  • Eingehende Post sortieren und verteilen sowie ausgehende Korrespondenz vorbereiten
  • Routinemäßige Korrespondenz weiterleiten oder beantworten
  • Anweisungen der Führungskraft kommunizieren und Folgemaßnahmen koordinieren
  • Informationen mit Führungskräften und externen Vertretern austauschen
  • Berichte durch das Sammeln und Zusammenfassen von Daten aus mehreren Quellen erstellen
  • Korrespondenz, Berichte und Präsentationen mit Textverarbeitungs-, Grafik- und Tabellenkalkulationssoftware erstellen
  • Elektronische und papierbasierte Büroakten und Unterlagen pflegen
  • Korrekt codierte Spesenabrechnungen mit Belegen vollständig erstellen und einreichen
  • Diktierte Inhalte, einschließlich technischer und vertraulicher Inhalte, transkribieren
  • Zusätzliche zugewiesene Aufgaben übernehmen

Anforderungen

  • Abitur, GED oder gleichwertiger Abschluss
  • Vier Jahre einschlägige Verwaltungserfahrung
  • Fähigkeit, vertrauliche Informationen diskret zu behandeln
  • Ausgeprägte Fähigkeiten in Planung, Zeitmanagement und Organisation
  • Fähigkeit, mehrere Aufgaben und wechselnde Prioritäten zu bewältigen
  • Sorgfältige und ausgeprägte Detailgenauigkeit
  • Nachgewiesene Fähigkeit, schriftliche Unterlagen zu verfassen, zu bearbeiten und Korrektur zu lesen, einschließlich routinemäßiger Schreiben, geschäftlicher Korrespondenz und Berichte unterschiedlicher Komplexität
  • Sicherer Umgang mit Outlook, Word, Excel, PowerPoint und HNTB-Softwareanwendungen
  • Für diese Position wird kein Visumssponsoring angeboten

Zusatzleistungen

  • Informationen zu den Leistungen von HNTB Total Rewards werden bereitgestellt
  • Informationen zu HNTB als Arbeitgeber der Chancengleichheit sowie zu Menschen mit Behinderungen und Veteranen werden bereitgestellt
  • Kultur im Besitz der Mitarbeitenden

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