HNTB
HNTB
HNTB er en medarbejderejet virksomhed inden for infrastruktur og rådgivning med fokus på transportsystemer og infrastrukturløsninger. Med mere end et århundredes erfaring hjælper virksomheden kunder med komplekse tekniske, finansielle og operationelle udfordringer inden for områder som arkitektur, luftfart, broer, byggeri og programstyring. Arbejdet er centreret omkring at udvikle sikre, pålidelige og effektive måder, hvorpå lokalsamfund kan forbindes.

Senior administrativ assistent – Charlotte, NC (på kontoret)

HNTB søger en senior administrativ assistent til at understøtte infrastrukturteams med planlægning, rejser, korrespondance, rapportering og håndtering af udgifter. Det er en fuldtidsstilling på kontoret i Charlotte, North Carolina.

Beskrivelse

  • Administrere flere kalendere og planlægge aftaler
  • Arrangere møder, udarbejde dagsordener og koordinere logistik
  • Håndtere rejse- og indkvarteringsarrangementer, herunder udarbejdelse af rejseplaner
  • Screene indgående opkald, e-mails, breve og besøgende
  • Besvare rutinemæssige forespørgsler og give oplysninger på lederens vegne
  • Sortere og distribuere indgående post samt forberede udgående korrespondance
  • Videresende eller besvare rutinemæssig korrespondance
  • Kommunikere ledelsens instruktioner og koordinere opfølgende handlinger
  • Udveksle oplysninger med ledere og eksterne repræsentanter
  • Udarbejde rapporter ved at indsamle og sammenfatte data fra flere kilder
  • Oprette korrespondance, rapporter og præsentationer med tekstbehandling, grafik- og regnearksprogrammer
  • Vedligeholde elektroniske og fysiske kontorfiler og registre
  • Færdiggøre og indsende korrekt kodede udgiftsrapporter med tilhørende dokumentation
  • Transskribere dikteret materiale, herunder teknisk og fortroligt indhold
  • Udføre yderligere opgaver efter anvisning

Krav

  • Gymnasieeksamen, GED eller tilsvarende
  • Fire års relevant administrativ erfaring
  • Evne til at håndtere fortrolige oplysninger diskret
  • Stærke evner inden for planlægning, tidsstyring og organisering
  • Evne til at håndtere flere opgaver og skiftende prioriteter
  • Stor sans for detaljer
  • Dokumenteret evne til at formulere, redigere og korrekturlæse skriftligt materiale, herunder rutinebreve, forretningskorrespondance og rapporter af varierende kompleksitet
  • Fortrolighed med Outlook, Word, Excel, PowerPoint og HNTB's softwareprogrammer
  • Visumsponsorering er ikke tilgængelig for denne stilling

Fordele

  • Der gives oplysninger om HNTB Total Rewards-fordele
  • Der gives oplysninger om lige muligheder som arbejdsgiver samt oplysninger for personer med handicap og veteraner
  • Medarbejderejerkultur

Relaterede job

Alan

Praktikant inden for brand marketing

Alan

Hjælp med at udvikle playbooks for markedsintroduktioner, events og produktlanceringer på internationale markeder, og støt brandstrategien hos Alan, et forsikringsselskab med fokus på forebyggelse. Samarbejd med den kreative direktør, og bidrag til brandteamets planlægning og OKR'er.

Åbn