HNTB je infrastrukturní a poradenská společnost vlastněná zaměstnanci, která se zaměřuje na dopravní systémy a infrastrukturní řešení. Již více než sto let pomáhá klientům řešit složité technické, finanční a provozní výzvy v oblastech, jako jsou architektura, letectví, mosty, výstavba a řízení programů. Její práce se soustředí na vytváření bezpečných, spolehlivých a efektivních způsobů, jak propojovat komunity.
Seniorní administrativní asistent — Charlotte, Severní Karolína (práce v kanceláři)
Společnost HNTB hledá seniorního administrativního asistenta pro podporu infrastrukturních týmů při plánování, služebních cestách, korespondenci, reportingu a správě výdajů. Plný úvazek, práce v kanceláři v Charlotte v Severní Karolíně.
Popis
- Správa více kalendářů a plánování schůzek
- Organizace porad, příprava programů a koordinace logistiky
- Zajišťování cest a ubytování včetně přípravy itinerářů
- Prověřování příchozích hovorů, e-mailů, dopisů a návštěv
- Odpovídání na běžné dotazy a poskytování informací jménem vedoucího
- Třídění a distribuce příchozí pošty a příprava odchozí korespondence
- Předávání běžné korespondence nebo odpovídání na ni
- Předávání pokynů vedení a koordinace navazujících kroků
- Výměna informací s vedoucími pracovníky a externími zástupci
- Sestavování reportů shromažďováním a shrnováním údajů z více zdrojů
- Tvorba korespondence, reportů a prezentací pomocí textových, grafických a tabulkových programů
- Vedení elektronických a papírových kancelářských souborů a záznamů
- Přesné vyplňování a odevzdávání výkazů výdajů s příslušným kódováním a podpůrnou dokumentací
- Přepis diktovaných materiálů včetně technického a důvěrného obsahu
- Plnění dalších úkolů podle potřeby
Požadavky
- Maturita, GED nebo rovnocenné vzdělání
- Čtyři roky relevantní administrativní praxe
- Schopnost diskrétně nakládat s důvěrnými informacemi
- Výborné plánovací, organizační schopnosti a schopnost řídit čas
- Schopnost řídit více úkolů a měnící se priority
- Pečlivost a smysl pro detail
- Prokazatelná schopnost vytvářet, upravovat a kontrolovat písemné materiály včetně běžných dopisů, obchodní korespondence a reportů různé složitosti
- Dobrá znalost aplikací Outlook, Word, Excel, PowerPoint a softwarových aplikací HNTB
- Pro tuto pozici není k dispozici vízové sponzorství
Benefity
- Jsou poskytovány informace o benefitech HNTB Total Rewards
- Jsou poskytovány informace o rovných příležitostech zaměstnávání, osobách se zdravotním postižením a veteránech
- Kultura společnosti vlastněné zaměstnanci