Η HNTB είναι μια εταιρεία υποδομών και συμβούλων που ανήκει στους εργαζομένους της και εστιάζει στα συστήματα μεταφορών και στις λύσεις υποδομών. Με περισσότερα από έναν αιώνα δραστηριότητας, η εταιρεία συνεργάζεται με πελάτες για την αντιμετώπιση σύνθετων τεχνικών, οικονομικών και λειτουργικών προκλήσεων σε τομείς όπως η αρχιτεκτονική, η αεροπορία, οι γέφυρες, οι κατασκευές και η διαχείριση προγραμμάτων. Το έργο της επικεντρώνεται στην ανάπτυξη ασφαλών, αξιόπιστων και αποδοτικών τρόπων σύνδεσης των κοινοτήτων.
Ανώτερος Διοικητικός Βοηθός - Σάρλοτ, Βόρεια Καρολίνα (Εργασία στο γραφείο)
Η HNTB προσλαμβάνει Ανώτερο Διοικητικό Βοηθό για την υποστήριξη ομάδων υποδομών μέσω προγραμματισμού, ταξιδιών, αλληλογραφίας, αναφορών και διαχείρισης εξόδων. Πρόκειται για πλήρη απασχόληση με εργασία από το γραφείο στη Σάρλοτ της Βόρειας Καρολίνας.
Περιγραφή
- Διαχείριση πολλών ημερολογίων και προγραμματισμός ραντεβού
- Οργάνωση συσκέψεων, προετοιμασία ημερήσιων διατάξεων και συντονισμός υλικοτεχνικών θεμάτων
- Διαχείριση ταξιδιωτικών arrangements και διαμονής, συμπεριλαμβανομένης της προετοιμασίας δρομολογίων
- Έλεγχος εισερχόμενων κλήσεων, email, επιστολών και επισκεπτών
- Απάντηση σε συνήθη ερωτήματα και παροχή πληροφοριών εκ μέρους του διευθυντή
- Ταξινόμηση και διανομή εισερχόμενης αλληλογραφίας και προετοιμασία εξερχόμενης αλληλογραφίας
- Προώθηση ή απάντηση σε συνήθη αλληλογραφία
- Κοινοποίηση οδηγιών της διοίκησης και συντονισμός ενεργειών παρακολούθησης
- Ανταλλαγή πληροφοριών με στελέχη και εξωτερικούς εκπροσώπους
- Σύνταξη αναφορών μέσω συλλογής και σύνοψης δεδομένων από πολλές πηγές
- Δημιουργία αλληλογραφίας, αναφορών και παρουσιάσεων με λογισμικό επεξεργασίας κειμένου, γραφικών και υπολογιστικών φύλλων
- Τήρηση ηλεκτρονικών και έντυπων αρχείων και φακέλων γραφείου
- Συμπλήρωση και υποβολή με ακρίβεια κωδικοποιημένων αναφορών εξόδων με τα απαιτούμενα δικαιολογητικά
- Απομαγνητοφώνηση υπαγορευμένου υλικού, συμπεριλαμβανομένου τεχνικού και εμπιστευτικού περιεχομένου
- Εκτέλεση πρόσθετων καθηκόντων όπως ανατίθενται
Απαιτήσεις
- Απολυτήριο λυκείου, GED ή ισοδύναμο
- Τέσσερα χρόνια σχετικής διοικητικής εμπειρίας
- Ικανότητα διακριτικής διαχείρισης εμπιστευτικών πληροφοριών
- Ισχυρές ικανότητες σχεδιασμού, διαχείρισης χρόνου και οργάνωσης
- Ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών αναθέσεων και μεταβαλλόμενων προτεραιοτήτων
- Ιδιαίτερη προσοχή στη λεπτομέρεια
- Αποδεδειγμένη ικανότητα σύνταξης, επεξεργασίας και διόρθωσης γραπτών υλικών, συμπεριλαμβανομένων συνήθων επιστολών, επιχειρηματικής αλληλογραφίας και αναφορών διαφορετικής πολυπλοκότητας
- Εξοικείωση με Outlook, Word, Excel, PowerPoint και τις εφαρμογές λογισμικού της HNTB
- Δεν παρέχεται υποστήριξη για έκδοση βίζας για τη συγκεκριμένη θέση
Παροχές
- Παρέχονται πληροφορίες σχετικά με τις παροχές συνολικών ανταμοιβών της HNTB
- Παρέχονται πληροφορίες σχετικά με τον εργοδότη ίσων ευκαιριών, τα άτομα με αναπηρία και τους βετεράνους
- Κουλτούρα ιδιοκτησίας από τους εργαζομένους