HNTB è un’azienda di infrastrutture e consulenza di proprietà dei dipendenti, specializzata nei sistemi di trasporto e nelle soluzioni infrastrutturali. Con oltre un secolo di attività, l’azienda collabora con i clienti per affrontare complesse sfide tecniche, finanziarie e operative in ambiti quali architettura, aviazione, ponti, edilizia e gestione dei programmi. Il suo lavoro è orientato allo sviluppo di modalità sicure, affidabili ed efficienti per collegare le comunità.
Assistente amministrativo senior - Charlotte, Carolina del Nord (In presenza)
HNTB cerca un Assistente amministrativo senior per supportare i team infrastrutturali nella gestione di agende, viaggi, corrispondenza, report e spese. Si tratta di un ruolo a tempo pieno, in ufficio, a Charlotte, nella Carolina del Nord.
Descrizione
- Gestire più agende e programmare gli appuntamenti
- Organizzare riunioni, preparare gli ordini del giorno e coordinare la logistica
- Gestire gli accordi di viaggio e alloggio, inclusa la preparazione degli itinerari
- Selezionare le chiamate, le e-mail, le lettere e i visitatori in entrata
- Rispondere alle richieste di routine e fornire informazioni per conto del responsabile
- Smistare e distribuire la posta in entrata e preparare la corrispondenza in uscita
- Inoltrare o gestire la corrispondenza di routine
- Comunicare le istruzioni della direzione e coordinare le azioni di follow-up
- Scambiare informazioni con dirigenti e rappresentanti esterni
- Compilare report raccogliendo e sintetizzando dati provenienti da più fonti
- Creare corrispondenza, report e presentazioni utilizzando software di videoscrittura, grafica e fogli di calcolo
- Mantenere i file e i registri d’ufficio elettronici e cartacei
- Completare e presentare note spese codificate correttamente con la documentazione di supporto
- Trascrivere materiale dettato, inclusi contenuti tecnici e riservati
- Svolgere ulteriori mansioni secondo necessità
Requisiti
- Diploma di scuola superiore, GED o equivalente
- Quattro anni di esperienza amministrativa pertinente
- Capacità di gestire informazioni riservate con discrezione
- Solide capacità di pianificazione, gestione del tempo e organizzazione
- Capacità di gestire più incarichi e priorità variabili
- Grande attenzione ai dettagli
- Comprovata capacità di redigere, modificare e correggere materiali scritti, incluse lettere di routine, corrispondenza commerciale e report di varia complessità
- Padronanza di Outlook, Word, Excel, PowerPoint e delle applicazioni software di HNTB
- Per questa posizione non è disponibile la sponsorizzazione del visto
Benefit
- Vengono fornite informazioni sui benefit HNTB Total Rewards
- Vengono fornite informazioni sulle pari opportunità di lavoro, sulla disabilità e sullo status di veterano
- Cultura di dipendenti-proprietari