HNTB
HNTB
HNTB is een infrastructuur- en adviesbureau dat eigendom is van zijn medewerkers en zich richt op transportsystemen en infrastructuuroplossingen. Al meer dan een eeuw helpt het bedrijf klanten bij complexe technische, financiële en operationele uitdagingen op het gebied van onder meer architectuur, luchtvaart, bruggen, bouw en programmamanagement. De werkzaamheden zijn gericht op het ontwikkelen van veilige, betrouwbare en efficiënte manieren waarop gemeenschappen met elkaar verbonden kunnen blijven.

Senior Administratief Assistent – Charlotte, NC (op kantoor)

HNTB zoekt een senior administratief assistent ter ondersteuning van infrastructuurteams met planning, reizen, correspondentie, rapportages en onkostenadministratie. Dit is een fulltime functie op kantoor in Charlotte, North Carolina.

Beschrijving

  • Meerdere agenda’s beheren en afspraken plannen
  • Vergaderingen organiseren, agenda’s voorbereiden en de logistiek coördineren
  • Reis- en accommodatiearrangementen regelen, inclusief het opstellen van reisplannen
  • Binnenkomende telefoongesprekken, e-mails, brieven en bezoekers screenen
  • Routinevragen beantwoorden en namens de manager informatie verstrekken
  • Binnenkomende post sorteren en distribueren en uitgaande correspondentie voorbereiden
  • Routinecorrespondentie doorsturen of beantwoorden
  • Instructies van het management communiceren en vervolgacties coördineren
  • Informatie uitwisselen met leidinggevenden en externe vertegenwoordigers
  • Rapportages samenstellen door gegevens uit meerdere bronnen te verzamelen en samen te vatten
  • Correspondentie, rapportages en presentaties maken met tekstverwerkings-, grafische en spreadsheetsoftware
  • Elektronische en papieren kantoorbestanden en documenten bijhouden
  • Correct gecodeerde onkostendeclaraties met ondersteunende documentatie volledig invullen en indienen
  • Gedicteerd materiaal transcriberen, inclusief technische en vertrouwelijke inhoud
  • Aanvullende toegewezen werkzaamheden uitvoeren

Vereisten

  • Middelbareschooldiploma, GED of gelijkwaardig
  • Vier jaar relevante administratieve ervaring
  • Vermogen om vertrouwelijke informatie discreet te behandelen
  • Sterke vaardigheden op het gebied van planning, tijdbeheer en organisatie
  • Vermogen om meerdere opdrachten en wisselende prioriteiten te beheren
  • Zorgvuldige aandacht voor details
  • Aantoonbare vaardigheid in het opstellen, bewerken en proeflezen van schriftelijk materiaal, waaronder standaardbrieven, zakelijke correspondentie en rapportages van uiteenlopende complexiteit
  • Vaardigheid met Outlook, Word, Excel, PowerPoint en softwaretoepassingen van HNTB
  • Voor deze functie is geen visumsponsoring beschikbaar

Voordelen

  • Informatie over de Total Rewards-arbeidsvoorwaarden van HNTB wordt verstrekt
  • Informatie over HNTB als werkgever die gelijke kansen biedt en over personen met een handicap en veteranen wordt verstrekt
  • Cultuur van medewerkers-eigenaars

Gerelateerde vacatures

The Duke of Edinburgh's Award

Medewerker bedrijfs ondersteuning, evenementen en ambassadeurs

The Duke of Edinburgh's Award
201 – 500 Medewerkers
LiefdadigheidOnderwijs

Verzorg de evenementenadministratie, coördineer leveranciers en reizen en beantwoord vragen voor The Duke of Edinburgh’s Award. Deze hybride functie in het Verenigd Koninkrijk is vanuit huis, met wekelijkse aanwezigheid op kantoor in Reading.

Openen