HNTB er et medarbeidereid selskap innen infrastruktur og rådgivning, med fokus på transportsystemer og infrastrukturløsninger. Med mer enn hundre års erfaring hjelper selskapet kunder med komplekse tekniske, finansielle og operasjonelle utfordringer innen områder som arkitektur, luftfart, broer, bygging og programstyring. Arbeidet er rettet mot å utvikle trygge, pålitelige og effektive måter for lokalsamfunn å knytte seg sammen på.
Senior administrativ assistent – Charlotte, NC (på kontoret)
HNTB søker en senior administrativ assistent som skal støtte infrastrukturteam med planlegging, reiser, korrespondanse, rapportering og utgiftshåndtering. Dette er en heltidsstilling på kontoret i Charlotte, North Carolina.
Beskrivelse
- Administrere flere kalendere og planlegge avtaler
- Organisere møter, utarbeide agendaer og koordinere logistikk
- Håndtere reise- og innkvarteringsordninger, inkludert utarbeidelse av reiseplaner
- Screene innkommende samtaler, e-poster, brev og besøkende
- Besvare rutinemessige henvendelser og gi informasjon på vegne av lederen
- Sortere og distribuere innkommende post samt klargjøre utgående korrespondanse
- Videreformidle eller besvare rutinemessig korrespondanse
- Kommunisere ledelsens instrukser og koordinere oppfølgingshandlinger
- Utveksle informasjon med ledere og eksterne representanter
- Utarbeide rapporter ved å samle inn og oppsummere data fra flere kilder
- Opprette korrespondanse, rapporter og presentasjoner med tekstbehandlings-, grafikk- og regnearkprogrammer
- Vedlikeholde elektroniske og fysiske kontorfiler og registre
- Fullføre og sende inn korrekt kodede utgiftsrapporter med tilhørende dokumentasjon
- Transkribere diktert materiale, inkludert teknisk og konfidensielt innhold
- Utføre ytterligere oppgaver etter anvisning
Krav
- Videregående skole, GED eller tilsvarende
- Fire års relevant administrativ erfaring
- Evne til å håndtere konfidensiell informasjon på en diskret måte
- Gode evner innen planlegging, tidsstyring og organisering
- Evne til å håndtere flere oppgaver og skiftende prioriteringer
- Stor sans for detaljer
- Dokumentert evne til å utforme, redigere og korrekturlese skriftlig materiale, inkludert rutinebrev, forretningskorrespondanse og rapporter av varierende kompleksitet
- Gode ferdigheter i Outlook, Word, Excel, PowerPoint og HNTBs programvareapplikasjoner
- Visumsponsing er ikke tilgjengelig for denne stillingen
Fordeler
- Det gis informasjon om HNTB Total Rewards-fordeler
- Det gis informasjon om like muligheter som arbeidsgiver samt informasjon for personer med funksjonsnedsettelser og veteraner
- Medarbeidereierkultur