HNTB to należąca do pracowników firma infrastrukturalna i doradcza, koncentrująca się na systemach transportowych oraz rozwiązaniach infrastrukturalnych. Od ponad wieku firma współpracuje z klientami przy rozwiązywaniu złożonych problemów technicznych, finansowych i operacyjnych w takich obszarach jak architektura, lotnictwo, mosty, budownictwo i zarządzanie programami. Jej działalność skupia się na opracowywaniu bezpiecznych, niezawodnych i efektywnych sposobów łączenia społeczności.
Starszy asystent administracyjny — Charlotte, Karolina Północna (praca stacjonarna)
HNTB zatrudnia starszego asystenta administracyjnego do wsparcia zespołów infrastrukturalnych w zakresie planowania, podróży, korespondencji, raportowania i obsługi wydatków. Pełny etat, praca stacjonarna w Charlotte w Karolinie Północnej.
Opis
- Zarządzanie wieloma kalendarzami i planowanie spotkań
- Organizowanie spotkań, przygotowywanie agend i koordynowanie logistyki
- Organizowanie podróży i zakwaterowania, w tym przygotowywanie planów podróży
- Selekcjonowanie przychodzących połączeń, wiadomości e-mail, listów i odwiedzających
- Udzielanie odpowiedzi na rutynowe zapytania i przekazywanie informacji w imieniu przełożonego
- Sortowanie i dystrybucja przychodzącej poczty oraz przygotowywanie korespondencji wychodzącej
- Przekazywanie rutynowej korespondencji lub odpowiadanie na nią
- Przekazywanie poleceń kierownictwa i koordynowanie działań następczych
- Wymiana informacji z kadrą kierowniczą i przedstawicielami zewnętrznymi
- Tworzenie raportów poprzez zbieranie i podsumowywanie danych z wielu źródeł
- Tworzenie korespondencji, raportów i prezentacji za pomocą edytorów tekstu, grafiki i arkuszy kalkulacyjnych
- Prowadzenie elektronicznych i papierowych akt oraz dokumentacji biurowej
- Dokładne przygotowywanie i składanie rozliczeń wydatków z właściwymi kodami i dokumentami potwierdzającymi
- Transkrybowanie dyktowanych materiałów, w tym treści technicznych i poufnych
- Wykonywanie dodatkowych obowiązków zgodnie z potrzebami
Wymagania
- Dyplom ukończenia szkoły średniej, GED lub równoważne wykształcenie
- Cztery lata doświadczenia w administracji na podobnym stanowisku
- Umiejętność dyskretnego obchodzenia się z poufnymi informacjami
- Doskonałe umiejętności planowania, zarządzania czasem i organizacji pracy
- Umiejętność zarządzania wieloma zadaniami i zmieniającymi się priorytetami
- Dbałość o szczegóły
- Udowodniona umiejętność tworzenia, redagowania i korekty materiałów pisemnych, w tym standardowych pism, korespondencji biznesowej i raportów o różnym stopniu złożoności
- Biegła znajomość Outlooka, Worda, Excela, PowerPointa oraz aplikacji HNTB
- Na tym stanowisku nie zapewnia się sponsorowania wizowego
Benefity
- Udostępniane są informacje o świadczeniach HNTB Total Rewards
- Udostępniane są informacje dotyczące równych szans zatrudnienia, osób z niepełnosprawnościami i weteranów
- Kultura firmy należącej do pracowników