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Valgorithm
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1 – 10 Mitarbeitende
BeratungGesundheitswesenRecht
Valgorithm ist eine Beratung für operative Abläufe und Personalfragen, die Unternehmen in der Frühphase mit flexibler Teilzeitunterstützung begleitet und Erfahrung im Gesundheitswesen und bei Rechtsdienstleistungen mitbringt. Das Angebot umfasst die Unterstützung als fractional COO, CPO und CHRO, Beratung für Start-ups sowie Empfehlungen zu operativer Technologie und passenden Tools. Valgorithm hilft Unternehmen, die für ihr Wachstum erforderlichen Systeme aufzubauen, darunter Technologie-Stacks und HR-Prozesse für Onboarding, Leistungsmanagement und Compliance. Zugleich unterstützt das Unternehmen dabei, die operative Effizienz zu steigern sowie Personal- und Betriebskosten zu steuern. Die Leistungen richten sich an B2B-Unternehmen, die praktische Unterstützung in den Bereichen Personal, Betrieb und Technologie suchen.
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Remote Virtual Assistant für die juristische Mandatsaufnahme

Bearbeite Anrufe und dokumentiere Anfragen von Mandanten für Valgorithms US-amerikanische Kanzlei für Arbeitsrecht – von den Philippinen aus. Leite dringende Anliegen weiter und unterstütze eine sorgfältige juristische Mandatsaufnahme im Homeoffice.

PHPhilippinenRemoteVollzeitJuniorKein Abschluss erforderlichErforderliche Sprache: EnglischAssistenz der Geschäftsleitung
macOSVoIP

Beschreibung

  • Beantworte Anrufe potenzieller Mandanten geduldig und professionell
  • Höre Anrufenden respektvoll zu, ohne Rechtsberatung zu erteilen
  • Fülle Aufnahmeformulare gemäß den Kanzleirichtlinien sorgfältig aus
  • Fasse die Anliegen der Anrufenden für das Rechtsteam verständlich zusammen
  • Führe Nachfassanrufe bei bestehenden Leads sowie zugewiesene ausgehende Anrufe durch
  • Informiere das Rechtsteam umgehend über dringende oder ungewöhnliche Fälle
  • Stimme dich mit Anwälten, juristischen Mitarbeitenden und dem Valgorithm-Team ab
  • Unterstütze in ruhigeren Anrufphasen bei einfachen Verwaltungsaufgaben
  • Halte interne Vorgaben zu Anwesenheit, Zeiterfassung und täglichen Berichten ein
  • Nimm an Teambesprechungen, Updates und Feedbackrunden teil
  • Erkenne Lücken in Abläufen und schlage Verbesserungen vor
  • Arbeite mit dem CEO und dem VA Manager an einer besseren Servicequalität
  • Absolviere die Einarbeitung und Schulung zum Aufnahmeprozess
  • Begleite erfahrene Mitarbeitende der Mandatsaufnahme und bearbeite Anrufe unter Anleitung
  • Übernimm schrittweise selbstständig eingehende Anfragen und Nachfassanrufe
  • Erstelle genaue Tagesberichte und leite unvollständige oder dringende Leads weiter
  • Verantworte während der zugewiesenen Schicht die Telefonleitung für die Mandatsaufnahme
  • Unterstütze bei ausgehenden Anrufen und ermittle Möglichkeiten zur Verbesserung der Aufnahmeprozesse

Anforderungen

  • Sehr gute mündliche Englischkenntnisse und Hörverständnis; du verstehst Anrufende mit unterschiedlichen Akzenten, Sprechgeschwindigkeiten und Gefühlslagen und kommunizierst klar und natürlich
  • Mindestens ein Jahr Erfahrung in einer telefonischen Tätigkeit mit Kundenkontakt, etwa in der juristischen Mandatsaufnahme, einem Callcenter oder im Kundensupport
  • Erfahrung in einem juristischen Umfeld, beispielsweise als Rechtsassistenz, Paralegal oder Spezialist für Mandatsaufnahme, ist von Vorteil
  • Ausgeprägtes Einfühlungsvermögen und Geduld
  • Ruhige, professionelle Art am Telefon, auch im Gespräch mit verärgerten oder verwirrten Anrufenden
  • Gutes Urteilsvermögen und die Fähigkeit zu erkennen, wann ein Anliegen weitergeleitet werden muss
  • Sorgfältige Arbeitsweise und die Fähigkeit, gleichzeitig zuzuhören, zu tippen und Formulare korrekt auszufüllen
  • Klare und strukturierte schriftliche Ausdrucksweise für Fallzusammenfassungen und Tagesberichte
  • Sicherer Umgang mit VoIP-Telefonsystemen, Webformularen, E-Mail, Slack und Zeiterfassungstools
  • Vertrauliche, sensible persönliche und juristische Informationen diskret behandeln können
  • Zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, strukturierte Abläufe in einer Remote-Position eigenständig einzuhalten
  • Eigener Computer mit mindestens 8 GB RAM, aktuellen Sicherheitsupdates und Antivirensoftware
  • Primärer Internetanschluss mit mindestens 20 Mbit/s Download- und 10 Mbit/s Upload-Geschwindigkeit
  • Zusätzlicher Internetzugang, zum Beispiel über Pocket-WLAN, ein Prepaid-Modem oder einen mobilen Datentarif
  • Geräuschunterdrückendes Headset mit klarem Mikrofon
  • Ruhiger Arbeitsplatz ohne Hintergrundgeräusche
  • Lizenzierte Version von Windows 10 oder höher oder macOS 10.15.5 oder höher
  • Verfügbarkeit während der Geschäftszeiten der US-Ostküste

Zusatzleistungen

  • Vollständig remote ausgeübte Vollzeitstelle mit 160 Stunden pro Monat
  • Acht bezahlte Feiertage pro Jahr sowie Urlaubstage
  • Umfassende Einarbeitung, Schulung und fortlaufende Unterstützung durch das interne Valgorithm-Team
  • Möglichkeit, erster Ansprechpartner für Menschen zu sein, die Hilfe suchen
  • Praktische Erfahrung in der US-amerikanischen Rechtsbranche
  • Abwechslungsreiche, dynamische Arbeit mit Entwicklungsmöglichkeiten und der Chance, mehr Verantwortung zu übernehmen

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