Valgorithm to firma doradcza wspierająca firmy na wczesnym etapie rozwoju w obszarze operacji i zarządzania personelem w niepełnym wymiarze. Ma doświadczenie w ochronie zdrowia i usługach prawnych. Oferuje wsparcie w roli dyrektora operacyjnego, produktowego i HR w niepełnym wymiarze, doradztwo dla startupów oraz pomoc w wyborze technologii i narzędzi operacyjnych. Valgorithm pomaga klientom budować systemy niezbędne do rozwoju, w tym zestawy technologii oraz procesy HR dotyczące wdrażania, oceny wyników i zgodności z przepisami. Wspiera także poprawę efektywności operacyjnej oraz zarządzanie kosztami zatrudnienia i działalności. Usługi firmy są przeznaczone dla organizacji B2B poszukujących praktycznego wsparcia w obszarach kadr, operacji i technologii.
Zdalny wirtualny asystent ds. wstępnej obsługi zgłoszeń prawnych
Obsługuj połączenia i dokumentuj zapytania klientów kancelarii Valgorithm zajmującej się amerykańskim prawem pracy, pracując z Filipin. Przekazuj pilne zgłoszenia i zdalnie dbaj o rzetelne zebranie informacji.
Opis
- Odbierać połączenia od potencjalnych klientów cierpliwie i profesjonalnie
- Z szacunkiem wysłuchiwać rozmówców, nie udzielając porad prawnych
- Dokładnie wypełniać formularze przyjęcia zgłoszenia zgodnie z wytycznymi kancelarii
- Przygotowywać dla zespołu prawnego jasne podsumowania sytuacji rozmówców
- Wykonywać połączenia uzupełniające do obecnych potencjalnych klientów oraz przydzielone połączenia wychodzące
- Niezwłocznie informować zespół prawny o pilnych lub nietypowych sprawach
- Koordynować pracę z adwokatami, personelem prawnym i zespołem Valgorithm
- Pomagać w podstawowych zadaniach administracyjnych w spokojniejszych okresach
- Przestrzegać wewnętrznych procedur dotyczących obecności, ewidencji czasu pracy i codziennych raportów
- Uczestniczyć w spotkaniach zespołu, aktualizacjach i sesjach informacji zwrotnej
- Wskazywać luki w procesach i proponować usprawnienia
- Współpracować z dyrektorem generalnym i menedżerem asystentów wirtualnych nad poprawą jakości obsługi
- Ukończyć wdrożenie i szkolenie dotyczące procesu przyjmowania zgłoszeń
- Obserwować doświadczonych asystentów ds. przyjęć i obsługiwać połączenia pod nadzorem
- Stopniowo przejąć samodzielną obsługę zgłoszeń przychodzących i połączeń uzupełniających
- Przygotowywać dokładne raporty dzienne i przekazywać niekompletne lub pilne zgłoszenia
- Odpowiadać za linię telefoniczną do przyjmowania zgłoszeń podczas wyznaczonej zmiany
- Pomagać w połączeniach wychodzących i szukać sposobów na usprawnienie procesu przyjmowania zgłoszeń
Wymagania
- Bardzo dobra znajomość mówionego języka angielskiego i rozumienie ze słuchu; umiejętność rozumienia rozmówców o różnych akcentach, tempie mówienia i stanie emocjonalnym oraz jasnego i naturalnego komunikowania się
- Co najmniej rok doświadczenia w telefonicznej obsłudze klienta, na przykład w przyjmowaniu zgłoszeń prawnych, call center lub dziale obsługi klienta
- Doświadczenie w środowisku prawnym, na przykład jako asystent prawny, paralegal lub specjalista ds. przyjmowania zgłoszeń, będzie atutem
- Duża empatia i cierpliwość
- Spokojny, profesjonalny sposób prowadzenia rozmów telefonicznych, także z osobami zdenerwowanymi lub zdezorientowanymi
- Umiejętność trafnej oceny sytuacji i rozpoznawania, kiedy należy przekazać sprawę dalej
- Dbałość o szczegóły oraz umiejętność jednoczesnego słuchania, pisania i dokładnego wypełniania formularzy
- Jasny i uporządkowany styl pisania podsumowań spraw oraz raportów dziennych
- Swobodne korzystanie z systemów telefonicznych VoIP, formularzy internetowych, poczty elektronicznej, Slacka i narzędzi do ewidencji czasu pracy
- Umiejętność dyskretnego i poufnego obchodzenia się z wrażliwymi danymi osobowymi i informacjami prawnymi
- Rzetelność, samodzielność i zdolność do niezależnego przestrzegania ustrukturyzowanych procedur w pracy zdalnej
- Dedykowany komputer z co najmniej 8 GB pamięci RAM, aktualnymi poprawkami bezpieczeństwa i oprogramowaniem antywirusowym
- Podstawowe łącze internetowe o prędkości pobierania co najmniej 20 Mb/s i wysyłania co najmniej 10 Mb/s
- Zapasowy dostęp do internetu, na przykład kieszonkowe Wi-Fi, modem na kartę prepaid lub pakiet danych komórkowych
- Zestaw słuchawkowy z redukcją szumów i wyraźnie przekazującym głos mikrofonem
- Ciche miejsce pracy bez hałasu w tle
- Licencjonowany system Windows 10 lub nowszy albo macOS 10.15.5 lub nowszy
- Dostępność w godzinach pracy według czasu wschodniego USA
Benefity
- W pełni zdalna praca na pełny etat w wymiarze 160 godzin miesięcznie
- Osiem płatnych dni świątecznych każdego roku oraz dni urlopowe
- Kompletne wdrożenie, szkolenie i bieżące wsparcie wewnętrznego zespołu Valgorithm
- Możliwość bycia pierwszą osobą kontaktową dla osób szukających pomocy
- Praktyczne doświadczenie w amerykańskiej branży prawniczej
- Dynamiczna praca w szybkim tempie z możliwościami rozwoju i przejmowania większej odpowiedzialności