Valgorithm
Valgorithm
Valgorithm est un cabinet de conseil à temps partagé spécialisé dans les opérations et les ressources humaines, qui accompagne les entreprises en phase de démarrage et possède une expérience dans les secteurs de la santé et des services juridiques. Ses activités couvrent l’accompagnement à temps partagé de COO, CPO et CHRO, le conseil aux startups ainsi que l’orientation sur les technologies et outils opérationnels. Valgorithm aide ses clients à mettre en place les systèmes nécessaires à leur croissance, notamment les infrastructures technologiques et les processus RH liés à l’intégration, à la performance et à la conformité, tout en améliorant l’efficacité opérationnelle et en maîtrisant les coûts de personnel et de fonctionnement. Ses services s’adressent aux organisations B2B qui recherchent un accompagnement concret en ressources humaines, opérations et technologie.

Assistant virtuel à distance en accueil juridique

Répondez aux appels et consignez les demandes des clients pour le cabinet de droit du travail américain de Valgorithm, depuis les Philippines. Transmettez les demandes urgentes et contribuez à un accueil juridique précis à distance.

Description

  • Répondre avec patience et professionnalisme aux appels entrants de clients potentiels
  • Écouter les appelants avec respect sans donner de conseils juridiques
  • Remplir avec précision les formulaires d’accueil conformément aux consignes du cabinet
  • Rédiger pour l’équipe juridique des résumés clairs des situations exposées par les appelants
  • Effectuer des appels de suivi auprès des contacts déjà intéressés et les appels sortants attribués
  • Signaler rapidement à l’équipe juridique les cas urgents ou inhabituels
  • Coordonner le travail avec les avocats, le personnel juridique et l’équipe de Valgorithm
  • Effectuer des tâches administratives de base pendant les périodes plus calmes
  • Respecter les procédures internes concernant la présence, le suivi du temps et les rapports quotidiens
  • Participer aux réunions d’équipe, aux points d’information et aux séances de retours
  • Repérer les lacunes dans les processus et proposer des améliorations
  • Travailler avec le CEO et le responsable des assistants virtuels pour améliorer la qualité du service
  • Suivre l’intégration et la formation au processus d’accueil
  • Observer des assistants d’accueil expérimentés et traiter des appels sous supervision
  • Évoluer vers la gestion autonome des appels entrants d’accueil et de suivi
  • Fournir des rapports quotidiens précis et transmettre les contacts incomplets ou urgents
  • Prendre en charge la ligne téléphonique d’accueil pendant le créneau attribué
  • Participer aux appels sortants et repérer des pistes d’amélioration des processus d’accueil

Exigences

  • Excellente maîtrise de l’anglais oral et bonne compréhension à l’écoute ; capacité à comprendre des appelants aux accents, débits de parole et états émotionnels variés, et à communiquer clairement et naturellement
  • Au moins un an d’expérience dans un poste en contact téléphonique avec des clients, par exemple dans l’accueil juridique, un centre d’appels ou le service client
  • Une expérience dans le domaine juridique, par exemple comme assistant juridique, parajuriste ou spécialiste de l’accueil, est souhaitée
  • Grande empathie et patience
  • Aisance téléphonique calme et professionnelle, y compris avec des appelants contrariés ou désorientés
  • Bon jugement et capacité à reconnaître les situations à transmettre
  • Grande attention aux détails et capacité à écouter, saisir des informations et remplir des formulaires avec précision en même temps
  • Rédaction claire et organisée pour les résumés de dossiers et les rapports quotidiens
  • À l’aise avec les systèmes téléphoniques VoIP, les formulaires web, les e-mails, Slack et les outils de suivi du temps
  • Capacité à protéger avec discrétion les informations confidentielles, les données personnelles sensibles et les informations juridiques
  • Personne fiable et autonome, capable de suivre des processus structurés dans un poste à distance
  • Ordinateur dédié avec au moins 8 Go de RAM, des mises à jour de sécurité récentes et un antivirus
  • Connexion Internet principale offrant au moins 20 Mbit/s en téléchargement et 10 Mbit/s en envoi
  • Accès Internet de secours, par exemple via un Wi-Fi de poche, un modem prépayé ou un forfait de données mobiles
  • Casque antibruit avec microphone de bonne qualité
  • Espace de travail calme, sans bruit de fond
  • Windows sous licence, version 10 ou ultérieure, ou macOS 10.15.5 ou ultérieur
  • Disponible pendant les heures ouvrées de l’heure de l’Est

Avantages

  • Poste à temps plein entièrement à distance, à raison de 160 heures par mois
  • Huit jours fériés payés par an, auxquels s’ajoutent des jours de congé
  • Intégration complète, formation et soutien continu de l’équipe interne de Valgorithm
  • Possibilité d’être le premier point de contact des personnes qui cherchent de l’aide
  • Expérience pratique du secteur juridique américain
  • Travail dynamique et soutenu, avec des possibilités d’évolution et de prise de responsabilités

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