Valgorithm
Valgorithm
Valgorithm là đơn vị tư vấn vận hành và nhân sự theo hình thức bán thời gian, phục vụ các công ty ở giai đoạn đầu, với kinh nghiệm trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe và dịch vụ pháp lý. Công ty cung cấp hỗ trợ COO, CPO và CHRO bán thời gian, tư vấn khởi nghiệp, cùng hướng dẫn về công nghệ và công cụ vận hành. Valgorithm giúp khách hàng xây dựng các hệ thống cần thiết để phát triển, bao gồm hệ thống công nghệ và quy trình nhân sự cho tiếp nhận nhân viên mới, đánh giá hiệu quả công việc và tuân thủ, đồng thời nâng cao hiệu quả vận hành và quản lý chi phí nhân sự cũng như chi phí hoạt động. Dịch vụ của công ty hướng đến các tổ chức B2B cần hỗ trợ thiết thực về nhân sự, vận hành và công nghệ.

Trợ lý ảo tiếp nhận hồ sơ pháp lý từ xa

Tiếp nhận cuộc gọi và ghi nhận thắc mắc của khách hàng cho bộ phận luật lao động Hoa Kỳ của Valgorithm từ Philippines. Chuyển tiếp các khách hàng tiềm năng cần xử lý gấp và hỗ trợ quy trình tiếp nhận hồ sơ pháp lý từ xa chính xác.

Mô tả

  • Tiếp nhận cuộc gọi đến từ khách hàng tiềm năng với thái độ kiên nhẫn và chuyên nghiệp
  • Lắng nghe người gọi một cách tôn trọng, không đưa ra tư vấn pháp lý
  • Điền chính xác biểu mẫu tiếp nhận theo hướng dẫn của công ty luật
  • Soạn bản tóm tắt rõ ràng về tình huống của người gọi để chuyển cho nhóm pháp lý
  • Gọi lại cho các khách hàng tiềm năng hiện có và thực hiện các cuộc gọi đi được phân công
  • Báo ngay cho nhóm pháp lý về các trường hợp khẩn cấp hoặc bất thường
  • Phối hợp với luật sư, nhân viên pháp lý và nhóm Valgorithm
  • Hỗ trợ các công việc hành chính cơ bản trong những khoảng thời gian ít cuộc gọi
  • Tuân thủ quy trình nội bộ về chấm công, theo dõi thời gian và báo cáo hằng ngày
  • Tham gia các cuộc họp nhóm, buổi cập nhật và trao đổi phản hồi
  • Xác định những điểm còn thiếu trong quy trình và đề xuất cải thiện
  • Phối hợp với CEO và Quản lý VA để nâng cao chất lượng dịch vụ
  • Hoàn thành quy trình hội nhập và đào tạo về quy trình tiếp nhận
  • Theo sát các trợ lý tiếp nhận có kinh nghiệm và xử lý cuộc gọi dưới sự giám sát
  • Dần đảm nhận độc lập việc tiếp nhận cuộc gọi đến và gọi theo dõi
  • Gửi báo cáo hằng ngày chính xác và chuyển tiếp các khách hàng tiềm năng còn thiếu thông tin hoặc cần xử lý gấp
  • Chịu trách nhiệm về đường dây điện thoại tiếp nhận trong ca được phân công
  • Hỗ trợ gọi đi và tìm cách cải thiện quy trình tiếp nhận

Yêu cầu

  • Có khả năng nói tiếng Anh và nghe hiểu xuất sắc; hiểu được người gọi có giọng địa phương, tốc độ nói và trạng thái cảm xúc khác nhau, đồng thời giao tiếp rõ ràng, tự nhiên
  • Có ít nhất một năm kinh nghiệm ở vị trí thường xuyên trao đổi qua điện thoại với khách hàng, chẳng hạn như tiếp nhận hồ sơ pháp lý, làm việc tại trung tâm cuộc gọi hoặc hỗ trợ khách hàng
  • Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong môi trường pháp lý, chẳng hạn như trợ lý pháp lý, trợ lý luật sư hoặc chuyên viên tiếp nhận hồ sơ
  • Đồng cảm và kiên nhẫn tốt
  • Có phong thái chuyên nghiệp, bình tĩnh khi nói chuyện qua điện thoại, kể cả với người gọi đang buồn bực hoặc bối rối
  • Có khả năng 판단 tình huống và nhận biết khi nào cần chuyển tiếp vấn đề
  • Chú ý kỹ đến chi tiết, có thể vừa lắng nghe, vừa nhập liệu và điền biểu mẫu chính xác
  • Viết rõ ràng, có tổ chức để soạn tóm tắt vụ việc và báo cáo hằng ngày
  • Thành thạo sử dụng hệ thống điện thoại VoIP, biểu mẫu trực tuyến, email, Slack và công cụ theo dõi thời gian
  • Có khả năng bảo mật thông tin cá nhân nhạy cảm và thông tin pháp lý một cách thận trọng
  • Đáng tin cậy, chủ động và có thể tự làm việc từ xa theo quy trình có cấu trúc
  • Có máy tính riêng với RAM tối thiểu 8 GB, các bản cập nhật bảo mật hiện hành và phần mềm diệt vi-rút
  • Kết nối internet chính có tốc độ tải xuống tối thiểu 20 Mbps và tải lên 10 Mbps
  • Có phương án kết nối internet dự phòng, chẳng hạn như Wi-Fi bỏ túi, modem trả trước hoặc gói dữ liệu di động
  • Có tai nghe chống ồn với micrô thu âm rõ
  • Có không gian làm việc yên tĩnh, không có tiếng ồn xung quanh
  • Sử dụng Windows 10 trở lên có bản quyền hoặc macOS 10.15.5 trở lên
  • Có thể làm việc trong giờ hành chính theo múi giờ miền Đông Hoa Kỳ

Phúc lợi

  • Vị trí toàn thời gian, làm việc hoàn toàn từ xa, 160 giờ mỗi tháng
  • Tám ngày nghỉ lễ hưởng lương mỗi năm cùng các ngày nghỉ phép
  • Được hội nhập, đào tạo đầy đủ và tiếp tục nhận hỗ trợ từ đội ngũ nội bộ của Valgorithm
  • Cơ hội trở thành đầu mối liên hệ đầu tiên của những người đang tìm kiếm sự trợ giúp
  • Tích lũy kinh nghiệm thực tế trong ngành pháp lý Hoa Kỳ
  • Môi trường làm việc năng động, nhịp độ nhanh với cơ hội phát triển và đảm nhận thêm trách nhiệm