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Check Off Your List
Check Off Your List
11 – 50 Mitarbeitende
BeratungLogistikMarketing
Check Off Your List bietet virtuelle Unternehmensunterstützung und vermittelt Unternehmen Fachkräfte mit Sitz in den USA, die eng mit ihren Teams zusammenarbeiten. Das Angebot umfasst Buchhaltung, Unterstützung für Führungskräfte, Marketing, Website-Verwaltung, IT und Personalwesen. Die Unterstützung wird auf die Bedürfnisse der jeweiligen Kundschaft zugeschnitten. Dank eines Pay-what-you-need-Modells können Kunden das virtuelle Team für betriebliche Aufgaben einsetzen und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Über einen Podcast stellt das Unternehmen außerdem Ressourcen zu Prozessen und Unternehmenswachstum bereit. Im vorliegenden Profil sind keine aktuellen offenen Stellen angegeben.
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Stellen im Unternehmen

Remote Executive Assistant für Immobilientransaktionen

Unterstützen Sie remote die Geschäftsführung und Verwaltung für Kundinnen und Kunden von Check Off Your List, darunter Führungskräfte und Immobilienprofis. Koordinieren Sie Termine, Kommunikation, Unterlagen und Immobilientransaktionen bis zum Abschluss.

USVereinigte StaatenFLFloridaMEMaineOHOhioTXTexas
22 $ / Stunde
RemoteTeilzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischAssistenz der Geschäftsleitung

Beschreibung

  • Unterstützen Sie Kundinnen und Kunden bei den zugewiesenen administrativen Aufgaben.
  • Bauen Sie Kundenbeziehungen auf und verbessern Sie interne Prozesse für COYL und dessen Kundschaft.
  • Steuern Sie die Kommunikation zwischen der Kundenführung und den Mitarbeitenden.
  • Koordinieren Sie Projekte und Aufgaben mit internen und externen Führungskräften.
  • Richten Sie Ihre Arbeit an den Prioritäten der Kundschaft und den Unternehmenszielen aus.
  • Betreuen Sie administrative Aufgaben bei Immobilientransaktionen vom unterzeichneten Kaufvertrag bis zum Abschluss.
  • Prüfen Sie Verträge, Offenlegungsunterlagen und Nachträge auf Richtigkeit und reichen Sie Dokumente zur Einhaltung der Aktenvorgaben ein.
  • Koordinieren Sie die Kommunikation zwischen Maklern, Kundschaft, Kreditgebenden, Mitarbeitenden von Titelgesellschaften und Inspektoren.
  • Überwachen Sie Fristen für Inspektionen, Kreditgenehmigungen, Gutachten und weitere aufschiebende Bedingungen.
  • Eröffnen Sie Treuhandkonten und verwalten Sie Anzahlungen.
  • Erfassen Sie Kundeninformationen in CRM- und Transaktionsplattformen wie DocuSign, SkySlope und Dotloop.
  • Kümmern Sie sich um die beruflichen und persönlichen Anliegen der Kundschaft.
  • Führen Sie detaillierte Zeiterfassungsaufzeichnungen.
  • Verwalten Sie komplexe Zeitpläne, Kalender und Informationsflüsse für Führungskräfte.
  • Organisieren Sie Geschäftsreisen der Kundschaft einschließlich Unterkunft, Transport und Verpflegung.
  • Leisten Sie Büro- und Verwaltungsunterstützung, darunter Schreibarbeiten, Diktate, Tabellen, Faxen, Ablage und Pflege der Kontaktdatenbank.
  • Verhalten Sie sich professionell und wahren Sie strikte Vertraulichkeit.
  • Organisieren Sie die Kommunikation mit der Kundschaft und beantworten Sie Anrufe.
  • Planen Sie Veranstaltungen für die Kundschaft.
  • Beantworten Sie Anfragen innerhalb von höchstens vier Geschäfts­stunden.
  • Bewältigen Sie konkurrierende Prioritäten und mehrere Aufgaben gleichzeitig.
  • Übernehmen Sie weitere zugewiesene Aufgaben.

Anforderungen

  • Mindestens vier Jahre Erfahrung in der Verwaltung mit direkter Berichtslinie an die Geschäftsleitung.
  • Erfahrung in der Unterstützung von Immobilientransaktionen.
  • Erfahrung in der Unterstützung von Maklern.
  • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
  • Ausgeprägtes Zeitmanagement sowie die Fähigkeit, mehrere Projekte zu organisieren und zu koordinieren.
  • Sicherer Umgang mit Microsoft Office und anderen Büroproduktivitätsprogrammen.
  • Fähigkeit, sich in neue Software und Systeme einzuarbeiten.
  • Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren.
  • Zuverlässige und selbstmotivierte Arbeitsweise.
  • Sicheres und professionelles Auftreten am Telefon.
  • Bereitschaft, bei dringenden Anfragen zu unterstützen.
  • Ein Associate Degree oder höherer Abschluss im Bereich Verwaltung oder gleichwertige Berufserfahrung ist erwünscht.
  • Erwünscht sind Erfahrungen mit der Entwicklung interner Prozesse und Ablagesysteme.
  • Vertrautheit mit CRM-Systemen wie ActiveCampaign, Zoho oder Pipedrive ist erwünscht.

Zusatzleistungen

  • Remote-Arbeit von zu Hause aus.
  • Teilzeitstelle mit der Möglichkeit, den Umfang auf Vollzeit auszuweiten.
  • Austausch über Zoom-Meetings und Microsoft Teams.
  • Flexibles Arbeitsumfeld.
  • Arbeit mit unterschiedlichen Kundinnen und Kunden sowie Projekten.

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