Check Off Your Listは、企業に米国を拠点とする専門家を紹介し、各社のチームと連携して業務を支援するバーチャルビジネスサポートサービスを提供しています。サービスは、簿記、エグゼクティブアシスタント、マーケティング、ウェブサイト管理、IT、人事にわたり、クライアントごとのニーズに合わせて支援内容を調整します。必要な分だけ支払う料金モデルにより、クライアントは中核業務に集中しながら、運営業務をバーチャルチームに任せられます。また、ポッドキャストを通じて業務プロセスや事業成長に関する情報も発信しています。提供された企業プロフィールには、現在の募集職種は記載されていません。
リモート不動産取引担当エグゼクティブアシスタント
Check Off Your Listの顧客である上級管理職や不動産業界の専門家に、リモートでエグゼクティブ業務と事務のサポートを提供します。 スケジュール、連絡、書類、不動産取引を調整し、決済完了まで支援します。
仕事内容
- 担当する事務ニーズに応じて顧客をサポートする。
- 顧客との関係を築き、COYLおよび顧客の社内プロセスを改善する。
- 顧客企業の経営陣と従業員の間の連絡を管理する。
- 社内外の経営幹部とプロジェクトやタスクを調整する。
- 顧客の優先事項と組織目標に沿って業務を進める。
- 不動産取引について、購入契約の署名から決済完了まで事務業務を統括する。
- 契約書、開示書類、追加条項の正確性を確認し、ファイル要件に準拠するよう書類を提出する。
- エージェント、顧客、貸し手、権原担当者、検査担当者間の連絡を調整する。
- 検査、融資承認、査定、その他の条件期限を管理する。
- エスクローを開設し、手付金を管理する。
- 顧客情報をCRMやDocuSign、SkySlope、Dotloopなどの取引プラットフォームに入力する。
- 顧客の業務上および個人的なニーズに対応する。
- 勤務時間を詳細に記録する。
- 上級幹部の複雑な予定、カレンダー、情報の流れを管理する。
- 宿泊、交通、食事を含む顧客の出張を手配する。
- タイピング、口述筆記、表計算、ファクス、ファイリング、連絡先データベースの保守など、オフィスおよび事務を支援する。
- プロ意識を保ち、厳格な守秘義務を守る。
- 顧客との連絡を整理し、電話に応対する。
- 顧客向けイベントを企画する。
- 依頼には遅くとも4営業時間以内に回答する。
- 優先事項が重なる状況や複数のタスクを管理する。
- その他、割り当てられた業務を遂行する。
応募要件
- 上級管理職に直属して報告する事務職の経験が4年以上あること。
- 不動産業務のサポート経験があること。
- ブローカーのサポート経験があること。
- 優れた文章力と口頭でのコミュニケーション能力があること。
- 時間管理能力に優れ、複数のプロジェクトを整理・調整できること。
- Microsoft Officeおよびその他のオフィス生産性ツールを使いこなせること。
- 新しいソフトウェアやシステムを習得できること。
- 機密を保持できること。
- 迅速かつ自発的に業務へ取り組めること。
- 自信があり、プロフェッショナルな電話応対ができること。
- 緊急の依頼に対応できること。
- 事務系の準学士号以上、または同等の経験があれば尚可。
- 社内プロセスやファイリングシステムの開発経験があれば尚可。
- ActiveCampaign、Zoho、PipedriveなどのCRMに精通していれば尚可。
福利厚生
- 在宅でリモート勤務が可能。
- パートタイム勤務で、将来的にフルタイムへ拡大する可能性あり。
- Zoom会議やMicrosoft Teamsを通じて連携。
- 柔軟な勤務環境。
- 幅広い顧客やプロジェクトに携われる。