远程房地产交易高管助理
为 Check Off Your List 的客户提供远程高管及行政支持，包括高级管理人员和房地产专业人士。 协调日程、沟通、文件及房产交易，直至完成交割。
描述
- 根据安排为客户提供所需的行政支持。
- 建立客户关系，并改进 COYL 及其客户的内部流程。
- 管理客户领导层与员工之间的沟通。
- 与内部及外部高管协调项目和任务。
- 根据客户优先事项和组织目标安排工作。
- 负责房地产交易的行政事务，从签署购房协议到完成交割。
- 检查合同、披露文件和补充条款的准确性，并提交文件以符合档案要求。
- 协调经纪人、客户、贷款方、产权专员和房屋检查员之间的沟通。
- 跟进房屋检查、贷款审批、估价及其他附带条件的截止日期。
- 开立托管账户并管理诚意金存款。
- 将客户信息录入 CRM 及 DocuSign、SkySlope 和 Dotloop 等交易平台。
- 满足客户的职业和个人需求。
- 详细记录工时。
- 管理高级管理人员复杂的日程、日历和信息流。
- 安排客户出行，包括住宿、交通和餐饮。
- 提供办公室及行政支持，包括打字、听写、电子表格、传真、归档和联系人数据库维护。
- 保持职业操守并严格保密。
- 整理客户沟通并接听电话。
- 为客户策划活动。
- 最迟在四个工作小时内回复请求。
- 统筹相互冲突的优先事项和多项任务。
- 完成分配的其他职责。
任职要求
- 至少四年直接向高级管理层汇报的行政工作经验。
- 具备房地产支持经验。
- 具备为经纪人提供支持的经验。
- 具备出色的书面和口头沟通能力。
- 时间管理能力强，能够组织和协调多个项目。
- 熟练使用 Microsoft Office 及其他办公效率工具。
- 能够学习新的软件和系统。
- 能够严守机密。
- 工作及时主动、自我驱动。
- 电话沟通自信且专业。
- 能够协助处理紧急请求。
- 行政管理相关副学士或更高学历，或同等经验者优先。
- 具备开发内部流程和归档系统的经验者优先。
- 熟悉 ActiveCampaign、Zoho 或 Pipedrive 等 CRM 者优先。
福利待遇
- 可远程居家办公。
- 兼职安排，未来有机会扩展为全职。
- 通过 Zoom 会议和 Microsoft Teams 进行协作。
- 工作环境灵活。
- 接触各类客户和项目。