遠端房地產交易高階主管助理
為 Check Off Your List 的客戶提供遠端高階主管及行政支援，包括資深主管與房地產專業人士。 協調行程、溝通、文件及房產交易，直到完成交割。
說明
- 依指派為客戶提供所需的行政支援。
- 建立客戶關係，並改善 COYL 及其客戶的內部流程。
- 管理客戶領導階層與員工之間的溝通。
- 與內部及外部主管協調專案和任務。
- 依據客戶優先事項和組織目標安排工作。
- 負責房地產交易的行政事務，從簽署購買協議到完成交割。
- 檢查合約、揭露文件和附約的正確性，並提交文件以符合檔案規範。
- 協調仲介、客戶、貸款機構、產權專員和房屋檢查員之間的溝通。
- 追蹤房屋檢查、貸款核准、估價及其他附帶條件的期限。
- 開立履約保證帳戶並管理誠意金存款。
- 將客戶資訊輸入 CRM 及 DocuSign、SkySlope 和 Dotloop 等交易平台。
- 滿足客戶的職場及個人需求。
- 詳細記錄工時。
- 管理資深主管複雜的行程、行事曆和資訊流。
- 安排客戶差旅，包括住宿、交通和餐飲。
- 提供辦公室及行政支援，包括打字、聽寫、試算表、傳真、歸檔和聯絡人資料庫維護。
- 保持專業操守並嚴格保密。
- 整理客戶溝通並接聽電話。
- 為客戶規劃活動。
- 最遲於四個工作小時內回覆請求。
- 處理彼此競爭的優先事項和多項任務。
- 完成交辦的其他職務。
職位要求
- 至少四年直接向資深管理層報告的行政工作經驗。
- 具備房地產支援經驗。
- 具備支援仲介的經驗。
- 具備優秀的書面和口頭溝通能力。
- 時間管理能力佳，能組織和協調多個專案。
- 熟悉 Microsoft Office 和其他辦公效率工具。
- 能夠學習新的軟體和系統。
- 能夠保守機密。
- 做事積極主動、及時可靠。
- 電話應對自信且專業。
- 能夠協助處理緊急請求。
- 行政相關副學士或更高學位，或具同等經驗者優先。
- 具備開發內部流程和歸檔系統的經驗者優先。
- 熟悉 ActiveCampaign、Zoho 或 Pipedrive 等 CRM 者優先。
福利待遇
- 可遠端居家工作。
- 兼職安排，未來可能擴展為全職。
- 透過 Zoom 會議和 Microsoft Teams 協作。
- 工作環境彈性。
- 接觸多元客戶和專案。