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Check Off Your List
Check Off Your List
11 – 50 Employés
ConseilLogistiqueMarketing
Check Off Your List propose des services virtuels de soutien aux entreprises et met en relation celles-ci avec des professionnels basés aux États-Unis qui travaillent aux côtés de leurs équipes. Ses services couvrent la comptabilité, l’assistance de direction, le marketing, la gestion de sites web, l’informatique et les ressources humaines, avec un accompagnement adapté aux besoins de chaque client. Son modèle de paiement à la carte permet aux clients de faire appel à cette équipe virtuelle pour les tâches opérationnelles et de se concentrer sur leur activité principale. L’entreprise partage également des ressources sur les processus et la croissance des entreprises dans un podcast. Le profil fourni ne précise pas les postes actuellement ouverts.
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Offres de l’entreprise

Assistant de direction à distance, transactions immobilières

Fournir à distance un soutien de direction et administratif aux clients de Check Off Your List, notamment aux cadres supérieurs et aux professionnels de l’immobilier. Coordonner les agendas, les communications, les documents et les transactions immobilières jusqu’à leur conclusion.

USÉtats-UnisFLFlorideMEMaineOHOhioTXTexas
22 $ / heure
À distanceTemps partielIntermédiaireSeniorLangue Requise : anglaisAssistant de direction

Description

  • Apporter aux clients le soutien administratif qui leur est attribué.
  • Développer les relations avec les clients et améliorer les processus internes de COYL et de ses clients.
  • Gérer les communications entre la direction des clients et leurs employés.
  • Coordonner les projets et les tâches avec les cadres internes et externes.
  • Organiser le travail en fonction des priorités des clients et des objectifs de l’organisation.
  • Superviser les tâches administratives liées aux transactions immobilières, de la signature du compromis de vente jusqu’à la conclusion.
  • Vérifier l’exactitude des contrats, des déclarations et des avenants, et soumettre les documents pour assurer la conformité des dossiers.
  • Coordonner les communications entre les agents, les clients, les prêteurs, les responsables des titres et les inspecteurs.
  • Suivre les échéances des inspections, des approbations de prêt, des évaluations et des autres conditions suspensives.
  • Ouvrir les comptes séquestres et gérer les dépôts de garantie.
  • Saisir les informations des clients dans le CRM et les plateformes de transaction comme DocuSign, SkySlope et Dotloop.
  • Répondre aux besoins professionnels et personnels des clients.
  • Tenir des relevés détaillés du temps de travail.
  • Gérer les agendas, les calendriers et les flux d’information complexes des cadres supérieurs.
  • Organiser les déplacements des clients, notamment l’hébergement, le transport et les repas.
  • Fournir un soutien administratif et de bureau, notamment la saisie, la dictée, les tableurs, le fax, le classement et la mise à jour de la base de données des contacts.
  • Adopter une conduite professionnelle et respecter une stricte confidentialité.
  • Organiser les communications avec les clients et répondre aux appels téléphoniques.
  • Planifier des événements pour les clients.
  • Répondre aux demandes dans un délai maximal de quatre heures ouvrées.
  • Gérer des priorités concurrentes et plusieurs tâches.
  • Effectuer les autres tâches confiées.

Exigences

  • Au moins quatre ans d’expérience administrative avec rattachement direct à la haute direction.
  • Expérience du soutien dans le secteur immobilier.
  • Expérience de soutien aux courtiers.
  • Excellentes compétences en communication écrite et orale.
  • Excellente gestion du temps et capacité à organiser et coordonner plusieurs projets.
  • Maîtrise de Microsoft Office et d’autres outils de productivité bureautique.
  • Capacité à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes.
  • Capacité à respecter la confidentialité.
  • Approche professionnelle, ponctuelle et autonome.
  • Aisance et professionnalisme au téléphone.
  • Disponibilité pour répondre aux demandes urgentes.
  • Un diplôme de niveau bac+2 ou supérieur en administration, ou une expérience équivalente, est souhaité.
  • Une expérience dans la création de processus internes et de systèmes de classement est souhaitée.
  • La connaissance de CRM tels qu’ActiveCampaign, Zoho ou Pipedrive est souhaitée.

Avantages

  • Travail à distance depuis le domicile.
  • Temps partiel avec possibilité d’évoluer vers un temps plein.
  • Échanges par réunions Zoom et Microsoft Teams.
  • Environnement de travail flexible.
  • Travail auprès d’une variété de clients et sur divers projets.

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