Check Off Your List
Check Off Your List
Check Off Your List erbjuder virtuella stödtjänster för företag och matchar företag med USA-baserade yrkespersoner som arbetar tillsammans med deras team. Tjänsterna omfattar bokföring, chefsstöd, marknadsföring, webbplatshantering, IT och HR, med stöd anpassat efter varje kunds behov. En modell där kunden betalar för det den behöver gör det möjligt att ta hjälp av det virtuella teamet med operativa uppgifter och fokusera på kärnverksamheten. Företaget delar också resurser om processer och företagstillväxt genom en podcast. Den tillhandahållna profilen anger inga aktuella lediga tjänster.

Distansbaserad chefsassistent inom fastighetstransaktioner

Ge distansbaserat chefs- och administrativt stöd till Check Off Your List-kunder, däribland företagsledare och fastighetsmäklare. Samordna scheman, kommunikation, dokumentation och fastighetstransaktioner fram till avslut.

Beskrivning

  • Stöd kunder med tilldelade administrativa behov.
  • Bygg kundrelationer och förbättra interna processer för COYL och dess kunder.
  • Hantera kommunikationen mellan kundernas ledning och medarbetare.
  • Samordna projekt och uppgifter med interna och externa chefer.
  • Planera arbetet utifrån kundernas prioriteringar och organisationens mål.
  • Ansvara för administrativa uppgifter vid fastighetstransaktioner från undertecknat köpeavtal till avslut.
  • Kontrollera att avtal, upplysningar och tillägg är korrekta och skicka in dokument för arkivhantering.
  • Samordna kommunikationen mellan mäklare, kunder, långivare, handläggare på lagfartsbyråer och besiktningspersoner.
  • Bevaka tidsfrister för besiktningar, lånegodkännanden, värderingar och andra villkor.
  • Öppna escrow-ärenden och hantera handpenningar.
  • Registrera kunduppgifter i CRM- och transaktionsplattformar som DocuSign, SkySlope och Dotloop.
  • Tillgodose kundernas yrkesmässiga och personliga behov.
  • Föra detaljerade tidsredovisningar.
  • Hantera komplexa scheman, kalendrar och informationsflöden för ledande chefer.
  • Boka kundresor, inklusive boende, transport och måltider.
  • Ge kontors- och administrativt stöd, bland annat med maskinskrivning, diktamen, kalkylblad, fax, arkivering och underhåll av kontaktregister.
  • Uppträda professionellt och iaktta strikt sekretess.
  • Samordna kundkommunikation och besvara telefonsamtal.
  • Planera evenemang för kunder.
  • Besvara förfrågningar inom högst fyra arbetstimmar.
  • Hantera motstridiga prioriteringar och flera uppgifter samtidigt.
  • Utföra andra tilldelade arbetsuppgifter.

Krav

  • Minst fyra års administrativ erfarenhet med direkt rapportering till högsta ledningen.
  • Erfarenhet av att ge stöd inom fastighetsbranschen.
  • Erfarenhet av att stödja fastighetsmäklare.
  • Utmärkt skriftlig och muntlig kommunikationsförmåga.
  • God tidsplaneringsförmåga samt förmåga att organisera och samordna flera projekt.
  • Goda kunskaper i Microsoft Office och andra kontorsverktyg.
  • Förmåga att lära sig nya program och system.
  • Förmåga att hantera konfidentiell information.
  • Arbetar snabbt och är självgående.
  • Tryggt och professionellt telefonbemötande.
  • Tillgänglighet för att hjälpa till med brådskande förfrågningar.
  • Eftergymnasial utbildning inom administration, minst två år, eller motsvarande erfarenhet är meriterande.
  • Erfarenhet av att utveckla interna processer och arkiveringssystem är meriterande.
  • Kännedom om CRM-system som ActiveCampaign, Zoho eller Pipedrive är meriterande.

Förmåner

  • Arbeta på distans hemifrån.
  • Deltidstjänst med möjlighet att utöka till heltid.
  • Samarbeta via Zoom-möten och Microsoft Teams.
  • Flexibel arbetsmiljö.
  • Arbeta med en rad olika kunder och projekt.

Relaterade jobb

Dotdigital

Innehålls- och sociala medier-specialist på Dotdigital (hybrid, Storbritannien)

Dotdigital

Skapa visuella kampanjer, videor och sociala medier-innehåll för Dotdigitals plattform för kundupplevelser och data. Utveckla influencerprogram, medarbetarambassadörskap och globala innehållsprogram.

Öppna