WVU Online
WVU Online
1.001 – 5.000 Mitarbeitende
B2CBildungE-Commerce
WVU Online ist die Initiative für digitales Lernen der West Virginia University, einer 1867 gegründeten Land-Grant-Universität. Das Angebot umfasst flexible Online-Bildung für Studierende, die ihr Studium mit Beruf, Familie oder anderen Verpflichtungen vereinbaren möchten, sowie Zugang zu Studienprogrammen, akademischen Ressourcen und Unterstützung über ein digitales Format. Als Teil der Bildungsorganisation der West Virginia University richtet sich WVU Online an Studierende, die ihre Ausbildung ortsunabhängig weiterführen möchten.

Hybride Verwaltungskraft – Medizinische Abteilung

Hybride Verwaltungsfunktion zur Unterstützung von Beschaffung, Lohnabrechnung, Reiseorganisation und Klinikbetrieb. Unterstützt die Positive Health Clinic der WVU, Patientinnen und Patienten, Mitarbeitende sowie Veranstaltungen für die Gemeinschaft.

Beschreibung

  • Beschaffung für das Programm koordinieren, Rechnungen bearbeiten, Kreditkartenabrechnungen abstimmen und die Lohnabrechnung durchführen
  • Die Verwaltungsabläufe der WVU Positive Health Clinic unterstützen
  • Routineberichte und vertrauliche Berichte, Sitzungsprotokolle und Korrespondenz erstellen und bearbeiten
  • Telefonanrufe entgegennehmen, Besprechungen planen, Kalender verwalten und allgemeine Verwaltungsaufgaben erledigen
  • Kreditkartenabrechnungen verwalten sowie Reiseformulare und zugehörige Unterlagen bearbeiten
  • Berichte auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Angemessenheit prüfen
  • Anfragen zu Bürobedarf prüfen und genehmigen
  • Material bestellen, entgegennehmen, dokumentieren und nachverfolgen sowie den Programmbestand verwalten
  • Aufgaben der Büroverwaltung erledigen, einschließlich Miet- und Nebenkostenzahlungen sowie der Verwaltung von Diensthandys und Telemedizin-iPads
  • Korrespondenz und Pakete entgegennehmen, sortieren, nachverfolgen und verteilen
  • Briefe, Vermerke, PowerPoint-Präsentationen und Besprechungsunterlagen erstellen
  • Mit der Informationstechnologie zusammenarbeiten, um Probleme mit Computern, gemeinsam genutzten Laufwerken, Faxgeräten, Telefonen, Kopierern und Telemedizinsystemen zu lösen
  • Besprechungen koordinieren, einschließlich der Verwaltung von Teilnehmenden, Tagesordnungen, Protokollen, Veranstaltungsorten und Reisevorbereitungen
  • Mit Patientinnen und Patienten, Familienangehörigen und Ärztinnen und Ärzten kommunizieren
  • Patientenanschreiben und Aufnahmeunterlagen für neue Patientinnen und Patienten erstellen
  • Laborberichte, Anfragen zu Nachfüllrezepten und andere Patienteninformationen an die zuständigen Klinikmitarbeitenden weiterleiten
  • Die Erstellung von Website-Inhalten unterstützen
  • Den Betrieb der Lebensmittelkammer und Lieferungen unterstützen
  • Logistische Unterstützung bei Bildungs- und Testveranstaltungen für die Gemeinschaft leisten
  • Bei Bedarf fahren, um Karten für finanzielle Soforthilfe und Transportkarten zu kaufen oder an Veranstaltungen für die Gemeinschaft teilzunehmen
  • Weitere zugewiesene Aufgaben erledigen

Anforderungen

  • Bachelorabschluss erforderlich
  • Mindestens ein Jahr Erfahrung in der Büroverwaltung oder in einer vergleichbaren administrativen Unterstützungsfunktion erforderlich
  • Gleichwertige Kombinationen aus einschlägiger Ausbildung und Berufserfahrung werden berücksichtigt
  • Grundlegende Computerkenntnisse und Erfahrung mit gängiger Bürosoftware bevorzugt
  • Fähigkeit, vertrauliche Informationen zu schützen
  • Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
  • Grundlegende mathematische Kenntnisse bevorzugt
  • Erfahrung mit Microsoft-Office-Anwendungen, einschließlich Word, Excel, Access, PowerPoint und Outlook, bevorzugt
  • Kenntnisse medizinischer Fachbegriffe bevorzugt
  • Frühere Erfahrung in der Lohnabrechnung bevorzugt
  • Alle Qualifikationen müssen bis zum Beginn des Beschäftigungsverhältnisses erfüllt sein

Zusatzleistungen

  • 37,5-Stunden-Woche
  • 13 bezahlte Feiertage
  • 24 Urlaubstage pro Jahr
  • 18 Krankheitstage pro Jahr
  • Krankenversicherung und weitere Leistungen
  • Altersvorsorgeplan 401(a) mit einem Arbeitgeberzuschuss von 6 % auf Arbeitnehmerbeiträge
  • Möglichkeit, den Krankenversicherungsschutz nach dem Ruhestand fortzuführen
  • Zusätzliche Leistungen für Rentnerinnen und Rentner
  • Gesundheits- und Wellnessprogramme

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