混合办公行政助理—医学部
负责采购、薪资、差旅协调和诊所运营的混合办公行政岗位。 为西弗吉尼亚大学阳光健康诊所、患者、员工及社区活动提供行政支持。
描述
- 协调项目采购、发票处理、信用卡对账和薪资处理
- 为西弗吉尼亚大学阳光健康诊所提供行政运营支持
- 准备和编辑常规及机密报告、会议纪要和信函
- 接听电话、安排会议、维护日历并处理一般行政事务
- 管理信用卡对账，并处理差旅表格及支持文件
- 检查报告的完整性、准确性和适当性
- 审核并批准办公用品申请
- 订购、接收、记录和跟踪用品，同时维护项目库存
- 处理办公室管理事务，包括租金和公用事业缴费，以及员工手机和远程医疗平板电脑管理
- 接收、分类、跟踪和分发信函及包裹
- 准备信件、备忘录、PowerPoint演示文稿和会议资料包
- 与信息技术部门合作，解决计算机、共享驱动器、传真、电话、复印机和远程医疗系统相关问题
- 通过管理参会情况、议程、纪要、地点和差旅安排来协调会议
- 与患者、家属和医生沟通
- 准备患者邮寄材料和新患者接诊文件夹
- 将化验报告、处方续配请求及其他患者信息转交给相应的诊所工作人员
- 协助准备网站内容
- 协助食品储藏室运营和配送
- 为社区教育和检测活动提供后勤支持
- 根据需要驾车购买紧急经济援助卡和交通卡，或参加社区活动
- 完成其他分配的工作
任职要求
- 必须具备学士学位
- 必须至少有一年办公室行政或相关行政支持经验
- 将考虑相关教育和工作经验的等效组合
- 具备基本计算机技能并熟练使用标准办公软件者优先
- 能够保护机密信息
- 具备出色的口头和书面沟通能力
- 具备较强的组织能力
- 具备基本数学技能者优先
- 有使用Microsoft Office应用程序的经验者优先，包括Word、Excel、Access、PowerPoint和Outlook
- 了解医学术语者优先
- 有薪资处理经验者优先
- 所有资格必须在入职日期前满足
福利待遇
- 每周工作37.5小时
- 13个带薪节假日
- 每年24天带薪休假
- 每年18天病假
- 医疗保险及其他福利
- 401(a)退休计划，并提供相当于员工缴款6%的匹配缴款
- 退休后可选择继续享受医疗保险
- 额外的退休人员福利
- 健康福利项目