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1 001 – 5 000 Employés
B2CCommerce électroniqueÉducation
WVU Online est l’initiative d’apprentissage en ligne de la West Virginia University, un établissement public bénéficiant du statut de land-grant, fondé en 1867. Elle propose une formation en ligne flexible aux étudiants qui doivent concilier leurs études avec leur travail, leur famille ou d’autres engagements, en leur donnant accès à des programmes diplômants, à des ressources universitaires et à un accompagnement dans un format numérique. En tant que composante de l’organisation éducative de la West Virginia University, WVU Online accompagne les étudiants qui souhaitent poursuivre leur formation à distance.

Assistant administratif hybride - Département de médecine

Poste administratif hybride chargé des achats, de la paie, de la coordination des déplacements et des opérations cliniques. Fournit un soutien administratif à la Positive Health Clinic de WVU, aux patients, au personnel et aux événements communautaires.

Description

  • Coordonner les achats du programme, le traitement des factures, le rapprochement des cartes de crédit et le traitement de la paie
  • Soutenir les opérations administratives de la Positive Health Clinic de WVU
  • Préparer et modifier des rapports courants et confidentiels, des procès-verbaux de réunions et de la correspondance
  • Répondre au téléphone, planifier les réunions, tenir les calendriers et effectuer les tâches administratives générales
  • Gérer le rapprochement des cartes de crédit et traiter les formulaires de déplacement ainsi que les pièces justificatives
  • Vérifier l'exhaustivité, l'exactitude et la pertinence des rapports
  • Examiner et approuver les demandes de fournitures de bureau
  • Commander, réceptionner, documenter et suivre les fournitures tout en tenant à jour l'inventaire du programme
  • Gérer les tâches liées au fonctionnement du bureau, notamment les paiements du loyer et des services publics ainsi que l'administration des téléphones portables du personnel et des iPad de télémédecine
  • Recevoir, trier, suivre et distribuer la correspondance et les colis
  • Préparer des lettres, des mémorandums, des présentations PowerPoint et des dossiers de réunion
  • Collaborer avec les technologies de l'information pour résoudre les problèmes liés aux ordinateurs, aux lecteurs partagés, au fax, aux téléphones, aux photocopieurs et aux systèmes de télémédecine
  • Coordonner les réunions en gérant les présences, les ordres du jour, les procès-verbaux, les lieux et les dispositions de déplacement
  • Communiquer avec les patients, les membres de leur famille et les médecins
  • Préparer les envois destinés aux patients et les dossiers d'admission des nouveaux patients
  • Acheminer les résultats de laboratoire, les demandes de renouvellement d'ordonnance et les autres informations relatives aux patients au personnel approprié de la clinique
  • Participer à la préparation du contenu du site web
  • Aider au fonctionnement et aux livraisons de la banque alimentaire
  • Fournir un soutien logistique pour les événements communautaires d'information et de dépistage
  • Conduire au besoin pour acheter des cartes d'aide financière d'urgence et des cartes de transport ou participer à des événements communautaires
  • Effectuer toute autre tâche confiée

Exigences

  • Un diplôme de licence est requis
  • Au moins un an d'expérience en administration de bureau ou dans un domaine connexe du soutien administratif est requis
  • Des combinaisons équivalentes de formation et d'expérience pertinentes seront prises en considération
  • Des compétences informatiques de base et la maîtrise des logiciels bureautiques courants sont souhaitées
  • Capacité à protéger les informations confidentielles
  • Excellentes compétences en communication orale et écrite
  • Solides capacités d'organisation
  • Des compétences mathématiques de base sont souhaitées
  • Une expérience préalable des applications Microsoft Office, notamment Word, Excel, Access, PowerPoint et Outlook, est souhaitée
  • La connaissance de la terminologie médicale est souhaitée
  • Une expérience préalable de la paie est souhaitée
  • Toutes les qualifications doivent être satisfaites à la date de début de l'emploi

Avantages

  • Semaine de travail de 37,5 heures
  • 13 jours fériés rémunérés
  • 24 jours de congés annuels
  • 18 jours de congé maladie par an
  • Assurance maladie et autres avantages
  • Régime de retraite 401(a) avec une contribution de l'employeur correspondant à 6 % de la contribution du salarié
  • Possibilité de continuer à bénéficier de la couverture d'assurance maladie après la retraite
  • Avantages supplémentaires pour les retraités
  • Programmes de bien-être

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