WVU Online
WVU Online
1.001 – 5.000 Medewerkers
B2CE-commerceOnderwijs
WVU Online is het initiatief voor online leren van West Virginia University, een in 1867 opgerichte land-grantuniversiteit. Het biedt flexibel online onderwijs aan studenten die hun studie willen combineren met werk, gezin of andere verplichtingen, met toegang tot opleidingen, academische hulpmiddelen en ondersteuning voor studenten via een digitaal platform. Als onderdeel van de onderwijsorganisatie van West Virginia University richt WVU Online zich op studenten die op afstand verder willen studeren.

Hybride administratief medewerker - afdeling Geneeskunde

Hybride administratieve functie ter ondersteuning van inkoop, salarisadministratie, reiscoördinatie en klinische activiteiten. Biedt administratieve ondersteuning aan WVU’s Positive Health Clinic, patiënten, medewerkers en gemeenschapsevenementen.

Beschrijving

  • Inkoop voor het programma coördineren, facturen verwerken, creditcardafrekeningen uitvoeren en de salarisadministratie verzorgen
  • Administratieve werkzaamheden voor de WVU Positive Health Clinic ondersteunen
  • Routine- en vertrouwelijke rapporten, notulen van vergaderingen en correspondentie opstellen en redigeren
  • Telefoontjes beantwoorden, vergaderingen plannen, agenda’s bijhouden en algemene administratieve taken uitvoeren
  • Creditcardafrekeningen beheren en reisformulieren met bijbehorende documentatie verwerken
  • Rapporten controleren op volledigheid, nauwkeurigheid en geschiktheid
  • Aanvragen voor kantoorbenodigdheden beoordelen en goedkeuren
  • Benodigdheden bestellen, ontvangen, documenteren en volgen en tegelijkertijd de programmavoorraad beheren
  • Kantoorbeheertaken uitvoeren, waaronder huur- en nutsbetalingen en het beheer van mobiele telefoons en telemedicine-iPads van medewerkers
  • Correspondentie en pakketten ontvangen, sorteren, volgen en distribueren
  • Brieven, memo’s, PowerPoint-presentaties en vergaderpakketten opstellen
  • Samenwerken met de afdeling Informatietechnologie om problemen met computers, gedeelde schijven, faxapparaten, telefoons, kopieerapparaten en telemedicinesystemen op te lossen
  • Vergaderingen coördineren door aanwezigheid, agenda’s, notulen, locaties en reisarrangementen te beheren
  • Communiceren met patiënten, familieleden en artsen
  • Mailings voor patiënten en intakefolders voor nieuwe patiënten opstellen
  • Laboratoriumuitslagen, verzoeken om herhaalrecepten en andere patiëntinformatie doorsturen naar de juiste medewerkers van de kliniek
  • Ondersteunen bij het opstellen van websitecontent
  • Ondersteunen bij de activiteiten en leveringen van de voedselbank
  • Logistieke ondersteuning bieden bij educatieve en testevenementen voor de gemeenschap
  • Indien nodig rijden om kaarten voor financiële noodhulp en vervoerskaarten aan te schaffen of gemeenschapsevenementen bij te wonen
  • Andere toegewezen werkzaamheden uitvoeren

Vereisten

  • Bachelordiploma vereist
  • Minimaal één jaar ervaring in kantooradministratie of vergelijkbare administratieve ondersteuning vereist
  • Gelijkwaardige combinaties van relevante opleiding en ervaring worden in aanmerking genomen
  • Basis computervaardigheden en vaardigheid met standaardkantoorsoftware gewenst
  • Vermogen om vertrouwelijke informatie te beschermen
  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden
  • Sterke organisatorische vaardigheden
  • Basiskennis van rekenen gewenst
  • Ervaring met Microsoft Office-toepassingen, waaronder Word, Excel, Access, PowerPoint en Outlook, gewenst
  • Kennis van medische terminologie gewenst
  • Eerdere ervaring met salarisadministratie gewenst
  • Aan alle kwalificaties moet uiterlijk op de startdatum van het dienstverband zijn voldaan

Voordelen

  • Werkweek van 37,5 uur
  • 13 betaalde feestdagen
  • 24 vakantiedagen per jaar
  • 18 ziektedagen per jaar
  • Zorgverzekering en andere arbeidsvoorwaarden
  • 401(a)-pensioenregeling met een werkgeversbijdrage die 6% van de werknemersbijdrage matcht
  • Mogelijkheid om de zorgverzekering na pensionering voort te zetten
  • Aanvullende voordelen voor gepensioneerden
  • Wellnessprogramma’s

Gerelateerde vacatures