混合辦公行政助理—醫學部
負責採購、薪資、差旅協調和診所營運的混合辦公行政職位。 為西維吉尼亞大學陽光健康診所、病患、員工及社區活動提供行政支援。
說明
- 協調計畫採購、發票處理、信用卡對帳和薪資處理
- 為西維吉尼亞大學陽光健康診所提供行政營運支援
- 準備和編輯例行及機密報告、會議紀錄和信函
- 接聽電話、安排會議、維護行事曆並處理一般行政事務
- 管理信用卡對帳，並處理差旅表格及相關文件
- 檢查報告的完整性、準確性和適切性
- 審核並核准辦公用品申請
- 訂購、接收、記錄和追蹤用品，同時維護計畫庫存
- 處理辦公室管理事務，包括租金和公用事業費用，以及員工手機和遠距醫療iPad管理
- 接收、分類、追蹤和分發信函及包裹
- 準備信件、備忘錄、PowerPoint簡報和會議資料包
- 與資訊科技部門合作，解決電腦、共用磁碟機、傳真、電話、影印機和遠距醫療系統相關問題
- 透過管理出席情況、議程、會議紀錄、地點和差旅安排來協調會議
- 與病患、家屬和醫師溝通
- 準備病患郵件和新病患初診資料夾
- 將檢驗報告、處方續配申請及其他病患資訊轉交給適當的診所工作人員
- 協助準備網站內容
- 協助食物儲藏室營運和配送
- 為社區教育和檢測活動提供後勤支援
- 視需要駕車購買緊急財務援助卡和交通卡，或參加社區活動
- 完成其他指派的工作
職位要求
- 必須具備學士學位
- 必須至少有一年辦公室行政或相關行政支援經驗
- 將考慮相關教育和工作經驗的等效組合
- 具備基本電腦技能並熟悉標準辦公軟體者優先
- 能夠保護機密資訊
- 具備出色的口頭和書面溝通能力
- 具備良好的組織能力
- 具備基本數學技能者優先
- 具備Microsoft Office應用程式經驗者優先，包括Word、Excel、Access、PowerPoint和Outlook
- 了解醫學術語者優先
- 具備薪資處理經驗者優先
- 所有資格必須在到職日前符合
福利待遇
- 每週工作37.5小時
- 13個帶薪假日
- 每年24天帶薪休假
- 每年18天病假
- 健康保險及其他福利
- 401(a)退休計畫，提供相當於員工提撥6%的配對提撥
- 退休後可選擇繼續享有健康保險
- 額外退休人員福利
- 健康促進計畫