遠端呼叫中心行政助理——北卡羅來納州
提供電話、轉介、排程和客戶接案方面的遠端行政支援。協助客戶銜接 Coastal Horizons 的心理健康與物質使用服務。
說明
- 管理來電、回覆留言、確認經核准的客戶身分資訊和安全聯絡偏好，並將來電者轉接給適當的工作人員。
- 使用授權腳本和既定流程說明後續步驟。
- 辨識來電者回報的即時危險或緊急需求，並迅速將臨床或安全相關事項轉交給合格工作人員。
- 檢查共用轉介佇列、收件匣、語音留言和行事曆，找出重複轉介、遺漏資訊、期限和未分派任務。
- 安排和變更安全視訊及現場預約。
- 維護快速取得服務的名額，並為客戶安排合適的當地交接預約。
- 透過提供經核准的連結和說明，協助客戶存取符合 HIPAA 設定要求的接案資料包。
- 在不將電子存取設為接受服務條件的情況下，為客戶提供非臨床接案資料協助。
- 傳送預約確認和提醒，並在電子病歷系統中記錄聯絡嘗試。
- 追蹤無法聯絡的客戶，以及已取消、未出席或未完成的預約。
- 操作電子健康紀錄、排程和文件管理工具、通訊和電話系統及相關技術。
- 解決常規系統問題，並將未解決的技術或工作流程問題升級處理。
- 在將客戶轉回其所在郡並交接給當地 Care Manager 前，確認接收方 Care Manager 已接受。
- 持續更新腳本、聯絡人目錄、服務提供者資料、系統停機資源、報告、會議資料和入職資源。
- 在處理大量來電、頻繁中斷、機密資訊和相互衝突的優先事項時，提供迅速、尊重且創傷知情的服務。
- 協助呼叫中心和當地 TASC 團隊進行行政協調和工作流程支援。
- 完成其他指派的職責。
職位要求
- 高中畢業或同等學歷。
- 具工商管理、辦公室行政管理、醫療行政管理、人類服務或相關學科副學士學位者優先。
- 具至少兩年行政、呼叫中心、客戶服務、醫療保健或人類服務相關經驗。
- 具備電子健康紀錄、多行事曆排程、高流量電話系統、資料輸入和 Microsoft 365 使用經驗。
- 能以冷靜、尊重、耐心且創傷知情的方式，為具有不同溝通、技術、語言和無障礙需求的人提供服務。
- 具備優良的客戶服務和人際溝通能力。
- 能處理頻繁來電、工作中斷、機密資訊和相互衝突的期限。
- 能精確遵循腳本和協議，同時辨識需要立即進行臨床或主管升級處理的事項。
- 注重細節，並有準確記錄和文件處理的良好紀錄。
- 能學習多個電子平台並調查常規工作流程問題。
- 具備與客戶、同事、緩刑工作人員、治療服務提供者和社區合作夥伴溝通所需的專業溝通能力。
- 能組織相互衝突的需求、按時完成工作，並適應不斷變化的服務需求。
- 承諾遵守保密、專業界線以及隱私和安全標準。
- 熟悉 Microsoft 365，並願意學習電子文件、排程、虛擬會議、安全視訊及相關平台。
- 能為尋求心理健康與物質使用服務的人提供富有同理心且創傷知情的支援。
- 能完成涉及彎腰、站立、行走、手指操作、抓握、說話、聽力和重複動作的基本職責。
- 能從事久坐工作，並偶爾提舉、搬運、推、拉或移動重量不超過 10 磅的物體。
福利待遇
- 加入一家以使命為導向的組織，提供心理健康、物質使用和社區服務。
- 可能為符合資格的身心障礙人士提供合理便利，以協助其履行該職位的基本職能。