远程呼叫中心行政助理——北卡罗来纳州
提供电话、转介、排期和客户接待方面的远程行政支持。协助客户对接 Coastal Horizons 的行为健康和物质使用服务。
描述
- 管理来电、回复留言、确认经批准的客户身份信息和安全联系偏好，并将来电者转接给合适的工作人员。
- 使用授权脚本和既定流程说明后续步骤。
- 识别来电者报告的即时危险或紧急需求，并及时将临床或安全相关事项转交给合格工作人员。
- 检查共享转介队列、收件箱、语音留言和日历，发现重复转介、缺失信息、截止日期和未分配任务。
- 安排和更改安全视频及现场预约。
- 保障快速接入名额，并为客户安排合适的当地交接预约。
- 通过提供经批准的链接和说明，帮助客户访问符合 HIPAA 配置要求的接待资料包。
- 在不将电子访问作为接受服务条件的情况下，为客户提供非临床接待资料协助。
- 发送预约确认和提醒，并在电子病历系统中记录联系尝试。
- 跟进无法联系的客户以及已取消、未出席或未完成的预约。
- 操作电子健康记录、排期和文档管理工具、通信和电话系统及相关技术。
- 解决常规系统问题，并将未解决的技术或工作流程问题上报。
- 在将客户转回其所在县并交接给当地 Care Manager 之前，确认接收方 Care Manager 已接受。
- 及时更新脚本、联系人目录、服务提供者信息、系统停机资源、报告、会议资料和入职资源。
- 在处理大量来电、频繁打断、机密信息和相互冲突的优先事项时，提供及时、尊重且创伤知情的服务。
- 协助呼叫中心和当地 TASC 团队开展行政协调和工作流程支持。
- 完成其他分配的职责。
任职要求
- 高中毕业或同等学历。
- 具有工商管理、办公室行政管理、医疗行政管理、公共服务或相关学科的副学士学位者优先。
- 具有至少两年行政、呼叫中心、客户服务、医疗保健或公共服务相关经验。
- 具备电子健康记录、多日历排期、高容量电话系统、数据录入和 Microsoft 365 使用经验。
- 能够以冷静、尊重、耐心且创伤知情的方式，为具有不同沟通、技术、语言和无障碍需求的人提供服务。
- 具备出色的客户服务和人际沟通能力。
- 能够处理频繁来电、工作打断、机密信息和相互冲突的截止期限。
- 能够准确遵循脚本和协议，同时识别需要立即进行临床或主管升级处理的事项。
- 注重细节，并有准确记录和文档处理方面的良好记录。
- 能够学习多个电子平台并调查常规工作流程问题。
- 具备与客户、同事、缓刑工作人员、治疗服务提供者和社区合作伙伴沟通所需的专业沟通能力。
- 能够组织相互冲突的任务、按时完成工作，并适应不断变化的服务需求。
- 承诺遵守保密、职业边界以及隐私和安全标准。
- 熟练使用 Microsoft 365，并愿意学习电子文档、排期、虚拟会议、安全视频及相关平台。
- 能够为寻求行为健康和物质使用服务的人提供富有同理心且创伤知情的支持。
- 能够完成涉及弯腰、站立、行走、手指操作、抓握、说话、听力和重复动作的基本职责。
- 能够从事久坐工作，并偶尔提举、搬运、推、拉或移动重量不超过 10 磅的物体。
福利待遇
- 加入一家以使命为导向的组织，为客户提供行为健康、物质使用和社区服务。
- 可能为符合条件的残障人士提供合理便利，以帮助其履行该职位的基本职能。