Coastal Horizons è un’organizzazione sanitaria e per il benessere senza scopo di lucro, accreditata a livello nazionale, che presta servizi alle comunità di tutta la Carolina del Nord. Dal 1970 offre trattamenti basati sull’evidenza per i disturbi legati all’uso di sostanze, assistenza per la salute mentale, interventi in situazioni di crisi, servizi per il benessere e supporto alle persone coinvolte nel sistema giudiziario. Il suo lavoro si concentra sull’ampliamento dell’accesso alle cure essenziali, compresa l’assistenza per chi potrebbe non essere in grado di sostenerne i costi, aiutando individui e famiglie a costruire una vita più sana, sicura e stabile.
Assistente amministrativo di call center da remoto – Carolina del Nord
Fornire supporto amministrativo da remoto per chiamate, invii, programmazione e accettazione dei clienti. Collegare i clienti ai servizi di salute comportamentale e di trattamento dei disturbi da uso di sostanze di Coastal Horizons.
Descrizione
- Gestire le chiamate in entrata, restituire i messaggi, confermare gli identificativi approvati dei clienti e le preferenze per i contatti sicuri e indirizzare gli interlocutori al personale appropriato.
- Spiegare i passaggi successivi utilizzando script autorizzati e procedure consolidate.
- Riconoscere situazioni di pericolo immediato o esigenze urgenti segnalate e trasferire tempestivamente le questioni cliniche o di sicurezza a personale qualificato.
- Esaminare le code condivise degli invii, le caselle di posta, i messaggi vocali e i calendari per individuare invii duplicati, informazioni mancanti, scadenze e attività non assegnate.
- Programmare e modificare appuntamenti in video sicuro e in presenza.
- Preservare la disponibilità per l’accesso rapido e inserire i clienti in appuntamenti locali adeguati per il passaggio di presa in carico.
- Aiutare i clienti ad accedere al pacchetto di accettazione configurato secondo la HIPAA fornendo link e istruzioni approvati.
- Offrire assistenza non clinica con i materiali di accettazione senza rendere l’accesso elettronico una condizione per ricevere i servizi.
- Inviare conferme e promemoria degli appuntamenti e registrare i tentativi di contatto nei sistemi di cartella clinica elettronica.
- Monitorare i clienti non raggiungibili e gli appuntamenti cancellati, persi o incompleti per il follow-up.
- Utilizzare cartelle cliniche elettroniche, strumenti di programmazione e gestione documentale, sistemi di comunicazione e telefonia e tecnologie correlate.
- Risolvere i problemi ordinari dei sistemi ed eseguire l’escalation dei problemi tecnici o di flusso di lavoro che rimangono irrisolti.
- Confermare l’accettazione da parte del Care Manager ricevente prima di trasferire i clienti alla loro contea di residenza e al Care Manager locale.
- Mantenere aggiornati script, rubriche dei contatti, informazioni sui fornitori, risorse per i periodi di indisponibilità, report, materiali per le riunioni e risorse di inserimento.
- Fornire un servizio tempestivo, rispettoso e informato sul trauma gestendo un elevato volume di chiamate, interruzioni, informazioni riservate e priorità concorrenti.
- Assistere i team del call center e del TASC locale nel coordinamento amministrativo e nel supporto al flusso di lavoro.
- Svolgere altre responsabilità assegnate.
Requisiti
- Diploma di scuola superiore o equivalente.
- È preferibile una laurea breve in amministrazione aziendale, amministrazione d’ufficio, amministrazione sanitaria, servizi alla persona o disciplina affine.
- Almeno due anni di esperienza pertinente nell’amministrazione, nei call center, nel servizio clienti, nell’assistenza sanitaria o nei servizi alla persona.
- Esperienza con cartelle cliniche elettroniche, programmazione su più calendari, sistemi telefonici ad alto volume, inserimento dati e Microsoft 365.
- Capacità di servire le persone con calma, rispetto, pazienza e secondo un approccio informato sul trauma, rispondendo a diverse esigenze di comunicazione, tecnologia, lingua e accessibilità.
- Eccellenti capacità di servizio clienti e comunicazione interpersonale.
- Capacità di gestire chiamate frequenti, interruzioni, informazioni riservate e scadenze concorrenti.
- Capacità di seguire con precisione script e protocolli individuando al contempo le questioni che richiedono un’immediata escalation clinica o di supervisione.
- Grande attenzione ai dettagli e comprovata capacità di mantenere registri e documentazione accurati.
- Capacità di apprendere più piattaforme elettroniche e analizzare i problemi ordinari del flusso di lavoro.
- Competenze di comunicazione professionale per lavorare con clienti, colleghi, personale dei servizi di probation, fornitori di trattamento e partner della comunità.
- Capacità di organizzare richieste concorrenti, rispettare le scadenze e adattarsi alle mutevoli esigenze di servizio.
- Impegno per la riservatezza, i confini professionali e gli standard di privacy e sicurezza.
- Padronanza di Microsoft 365 e disponibilità ad apprendere piattaforme di documentazione elettronica, programmazione, riunioni virtuali, video sicuro e piattaforme correlate.
- Capacità di fornire supporto compassionevole e informato sul trauma alle persone che cercano servizi di salute comportamentale e trattamento dei disturbi da uso di sostanze.
- Capacità di svolgere mansioni essenziali che richiedono di chinarsi, stare in piedi, camminare, usare le dita, afferrare, parlare, udire ed eseguire movimenti ripetitivi.
- Capacità di svolgere lavoro sedentario con sollevamento, trasporto, spinta, trazione o spostamento occasionale di oggetti fino a 10 libbre.
Benefit
- Lavorare con un’organizzazione orientata alla propria missione, che offre servizi di salute comportamentale, trattamento dei disturbi da uso di sostanze e servizi basati sulla comunità.
- Potrebbero essere disponibili accomodamenti ragionevoli affinché le persone qualificate con disabilità possano svolgere le funzioni essenziali della posizione.