Coastal Horizons — национально аккредитованная некоммерческая организация в сфере здравоохранения и благополучия, обслуживающая сообщества по всей Северной Каролине. С 1970 года организация предоставляет научно обоснованную помощь при расстройствах, связанных с употреблением психоактивных веществ, услуги в области психического здоровья, кризисное вмешательство, программы укрепления благополучия и поддержку людей, вовлечённых в систему правосудия. Её деятельность направлена на расширение доступа к необходимой помощи, в том числе для людей, которые могут быть не в состоянии оплачивать её, а также на поддержку отдельных лиц и семей в построении более здоровой, безопасной и стабильной жизни.
Удалённый административный ассистент колл-центра — Северная Каролина
Оказывайте удалённую административную поддержку по вопросам звонков, направлений, записи и первичного приёма клиентов. Помогайте клиентам обращаться к услугам Coastal Horizons в сфере психического здоровья и лечения расстройств, связанных с употреблением психоактивных веществ.
Описание
- Обрабатывайте входящие звонки, перезванивайте клиентам, подтверждайте разрешённые идентификаторы клиентов и безопасные предпочтения для связи, а также направляйте звонящих к нужным сотрудникам.
- Разъясняйте дальнейшие шаги, используя утверждённые сценарии и установленные процедуры.
- Распознавайте сообщения о непосредственной опасности или срочных потребностях и незамедлительно передавайте клинические вопросы или вопросы безопасности квалифицированным сотрудникам.
- Проверяйте общие очереди направлений, входящие сообщения, голосовую почту и календари на наличие дублирующихся направлений, недостающих сведений, сроков и неназначенных задач.
- Назначайте и изменяйте приёмы по защищённой видеосвязи и очные приёмы.
- Обеспечивайте доступность услуг для быстрого обращения и записывайте клиентов на подходящие приёмы для передачи на местном уровне.
- Помогайте клиентам получить доступ к пакету документов для первичного приёма, настроенному в соответствии с требованиями HIPAA, предоставляя утверждённые ссылки и инструкции.
- Оказывайте неклиническую помощь с материалами для первичного приёма, не делая электронный доступ условием получения услуг.
- Отправляйте подтверждения и напоминания о приёмах, а также фиксируйте попытки связи в электронных медицинских системах.
- Отслеживайте клиентов, с которыми не удалось связаться, а также отменённые, пропущенные или незавершённые приёмы для последующего сопровождения.
- Работайте с электронными медицинскими картами, инструментами планирования и управления документами, системами связи и телефонии, а также связанными технологиями.
- Устраняйте типичные системные проблемы и передавайте нерешённые технические вопросы или проблемы рабочего процесса на следующий уровень.
- Подтверждайте согласие принимающего менеджера по сопровождению до передачи клиентов в их округ проживания и местному менеджеру по сопровождению.
- Поддерживайте в актуальном состоянии сценарии, контактные справочники, сведения о поставщиках услуг, ресурсы на случай простоя, отчёты, материалы встреч и ресурсы для адаптации новых сотрудников.
- Предоставляйте оперативное, уважительное и травма-информированное обслуживание при большом объёме звонков, частых отвлечениях, работе с конфиденциальной информацией и конкурирующих приоритетах.
- Помогайте командам колл-центра и местным командам TASC координировать административные задачи и рабочие процессы.
- Выполняйте другие порученные обязанности.
Требования
- Диплом о среднем образовании или эквивалент.
- Предпочтительно наличие степени младшего специалиста в области делового администрирования, офисного администрирования, администрирования в сфере здравоохранения, социальных услуг или смежной дисциплины.
- Не менее двух лет соответствующего опыта в сфере администрирования, колл-центров, обслуживания клиентов, здравоохранения или социальных услуг.
- Опыт работы с электронными медицинскими картами, планированием в нескольких календарях, телефонными системами с большим объёмом звонков, вводом данных и Microsoft 365.
- Умение спокойно, уважительно, терпеливо и с учётом травматического опыта обслуживать людей с различными потребностями в общении, технологиях, языке и доступности.
- Развитые навыки обслуживания клиентов и межличностного общения.
- Способность справляться с частыми звонками, отвлечениями, конфиденциальной информацией и конкурирующими сроками.
- Умение точно соблюдать сценарии и протоколы, выявляя вопросы, требующие немедленной передачи клиническому специалисту или руководителю.
- Внимательность к деталям и подтверждённая способность вести точные записи и документацию.
- Способность осваивать несколько электронных платформ и расследовать типичные проблемы рабочих процессов.
- Навыки профессионального общения при работе с клиентами, коллегами, сотрудниками службы пробации, поставщиками лечебных услуг и общественными партнёрами.
- Умение организовывать конкурирующие задачи, соблюдать сроки и адаптироваться к меняющимся потребностям в обслуживании.
- Приверженность требованиям конфиденциальности, профессиональным границам, а также стандартам защиты данных и безопасности.
- Владение Microsoft 365 и готовность осваивать платформы электронной документации, планирования, виртуальных встреч, защищённой видеосвязи и смежные платформы.
- Способность оказывать сострадательную поддержку с учётом травматического опыта людям, обращающимся за услугами в сфере психического здоровья и лечения расстройств, связанных с употреблением психоактивных веществ.
- Способность выполнять основные обязанности, связанные с наклонами, стоянием, ходьбой, движениями пальцев, захватом, речью, слухом и повторяющимися движениями.
- Способность выполнять сидячую работу с периодическим подъёмом, переносом, толканием, тягой или перемещением предметов весом до 10 фунтов.
Преимущества
- Работа в организации, ориентированной на миссию и предоставляющей услуги в сфере психического здоровья, лечения расстройств, связанных с употреблением психоактивных веществ, и услуги на уровне сообщества.
- Для квалифицированных людей с инвалидностью могут быть доступны разумные приспособления, позволяющие выполнять основные функции должности.