高級執行助理兼幕僚長——菲律賓遠端職位
為一家位於雪梨的高端室內設計工作室執行長提供行政支援、協調、優先順序管理及人工智慧驅動的工作流程自動化支援。這是一個以菲律賓為工作地點的遠端合約職位。
說明
- 管理執行長的收件匣、行事曆、會議和每日重點事項
- 評估收到的請求，判斷哪些事項需要執行長關注
- 準備每日簡報、會議議程、會議記錄及後續行動
- 協調出差、預訂、約會和行程安排
- 管理敏感、機密及以維繫關係為重點的溝通
- 追蹤執行長的承諾、截止日期、專案和待辦事項
- 跟進員工、承包商、客戶及利害關係人尚未完成的事項
- 清楚掌握截止日期和交付成果
- 分配、追蹤並完成會議行動事項
- 識別潛在問題或延誤，並及早升級
- 支援執行長進行研究、決策準備和臨時專案
- 使用人工智慧減少重複性行政工作並改善高階主管工作流程
- 建立電子郵件分流、回覆初稿和資訊摘要系統
- 使用人工智慧進行會議轉錄、摘要、行動事項整理和後續追蹤
- 研究並準備精簡的簡報和決策支援資料
- 起草簡報、文件、標準作業程序和內部溝通資料
- 建立自動提醒、報告和每週執行長更新機制
- 持續透過人工智慧和自動化找出工作流程改善機會
職位要求
- 常駐菲律賓
- 至少三年執行助理、高級執行助理、私人助理、營運協調員或類似職位的工作經驗
- 具備支援高階主管、創辦人或企業主的經驗
- 出色的組織、優先順序管理和後續執行能力
- 優秀的英語書面和口語溝通能力
- 具備高度謹慎性，並能自在地處理機密資訊
- 注重細節，同時能夠聚焦重點
- 能夠獨立工作，並在無需持續指導的情況下做出合理決策
- 具備良好的數位工具能力，並願意快速學習新系統
- 具備使用人工智慧工具提升生產力和改善工作流程的實務經驗
- 能夠在快速變動的環境中管理多項優先事項
- 使用部分或大部分首選工具的經驗，包括 Microsoft 365、Google Workspace、人工智慧、會議與轉錄、任務與專案管理、溝通、自動化、CRM、文件與知識管理、行程安排及差旅平台
- 揭露現有的持續性職務或客戶工作
- 在 LinkedIn 上將此合作關係標示為「獨立承包商」
福利待遇
- 完全遠端，在家工作
- 作為獨立承包商可彈性安排工作時間，並在協作時配合澳洲工作時間