Hunt St er et australsk baseret rekrutteringsfirma, der hjælper små og mellemstore virksomheder med at ansætte offshore-talenter direkte. Virksomheden kombinerer kandidatsøgning i lande som Filippinerne, Nepal, Indonesien og Indien med jobannoncering, screening, interviews og juridisk støtte til compliant fjernrekruttering. Dens model med et engangsgebyr for kandidatrekruttering er udformet som et transparent alternativ til traditionelle outsourcingbureauer, mens processen lægger vægt på etisk rekruttering, rimelig aflønning, sikkerhed og compliance.
Senior Executive Assistant og Chief of Staff – fjernarbejde fra Filippinerne
Støt den administrerende direktør for et luksusindretningsstudio i Sydney med ledelsesadministration, koordinering, prioritering og AI-baseret automatisering af arbejdsgange. Denne fjernbaserede konsulentrolle er baseret i Filippinerne.
Beskrivelse
- Administrer den administrerende direktørs indbakke, kalender, møder og daglige prioriteter
- Vurder indkommende forespørgsler, og afgør hvilke der kræver den administrerende direktørs opmærksomhed
- Forbered daglige briefinger, mødeagendaer, noter og opfølgningshandlinger
- Koordiner rejser, bookinger, aftaler og planlægning
- Håndter følsom, fortrolig og relationsfokuseret kommunikation
- Følg op på den administrerende direktørs forpligtelser, deadlines, projekter og åbne handlinger
- Følg op med medarbejdere, kontrahenter, kunder og interessenter om uafsluttede handlinger
- Bevar et klart overblik over deadlines og leverancer
- Tildel, følg op på og afslut mødehandlinger
- Identificer potentielle problemer eller forsinkelser, og eskaler dem tidligt
- Støt research, beslutningsforberedelse og ad hoc-projekter for den administrerende direktør
- Brug AI til at reducere gentagende administration og forbedre ledelsens arbejdsgange
- Opret systemer til e-mailtriage, første udkast til svar og opsummering af information
- Brug AI til mødeudskrifter, opsummeringer, handlingspunkter og opfølgninger
- Undersøg og udarbejd præcise briefinger og beslutningsunderlag
- Udarbejd præsentationer, dokumenter, SOP'er og intern kommunikation
- Udvikl automatiserede påmindelser, rapportering og ugentlige opdateringer til den administrerende direktør
- Identificer løbende forbedringer af arbejdsgange gennem AI og automatisering
Krav
- Bosat i Filippinerne
- Mindst tre års erfaring som Executive Assistant, Senior Executive Assistant, personlig assistent, driftskoordinator eller i en lignende rolle
- Dokumenteret erfaring med at støtte en ledende chef, grundlægger eller virksomhedsejer
- Fremragende organisatoriske evner, prioriteringsevner og opfølgning
- Fremragende skriftlige og mundtlige engelskkundskaber
- Stor diskretion og tryghed ved at håndtere fortrolige oplysninger
- Stor sans for detaljer samtidig med fokus på prioriteter
- Kan arbejde selvstændigt og træffe velovervejede beslutninger uden konstant vejledning
- Stærke digitale færdigheder og villighed til hurtigt at lære nye systemer
- Praktisk erfaring med at bruge AI-værktøjer til at forbedre produktivitet og arbejdsgange
- Kan håndtere flere prioriteter i et miljø med højt tempo
- Erfaring med nogle eller de fleste af de foretrukne værktøjer, herunder Microsoft 365, Google Workspace, AI-, møde- og transskriptionsværktøjer, værktøjer til opgave- og projektstyring, kommunikation, automatisering, CRM, dokumentation og vidensstyring samt platforme til planlægning og rejser
- Oplys eventuelle eksisterende igangværende roller eller kundeopgaver
- Angiv dette engagement på LinkedIn som ”Independent Contractor”
Fordele
- Fuldt fjernbaseret arbejde hjemmefra
- Fleksibel tidsstyring som selvstændig kontrahent med koordinering efter australske arbejdstider for samarbejde