高级执行助理兼幕僚长——菲律宾远程职位
为一家位于悉尼的高端室内设计工作室首席执行官提供行政支持、协调、优先级管理及人工智能驱动的工作流程自动化支持。该远程合同职位面向在菲律宾工作的人员。
描述
- 管理首席执行官的收件箱、日程、会议和每日重点事项
- 评估收到的请求，并判断哪些事项需要首席执行官关注
- 准备每日简报、会议议程、会议记录及后续行动
- 协调出差、预订、约会和日程安排
- 管理敏感、机密及以维护关系为重点的沟通
- 跟踪首席执行官的承诺、截止日期、项目和待办事项
- 跟进员工、承包商、客户及利益相关者尚未完成的事项
- 清晰掌握截止日期和交付成果
- 分配、跟踪并完成会议行动事项
- 识别潜在问题或延误，并尽早升级
- 支持首席执行官开展研究、决策准备和临时项目
- 使用人工智能减少重复性行政工作并改善高管工作流程
- 建立电子邮件分流、回复初稿和信息摘要系统
- 使用人工智能进行会议转录、摘要、行动事项整理和后续跟进
- 研究并准备简洁的简报和决策支持材料
- 起草演示文稿、文件、标准操作程序和内部沟通材料
- 制定自动提醒、报告和每周首席执行官更新机制
- 持续通过人工智能和自动化发现工作流程改进机会
任职要求
- 常驻菲律宾
- 至少三年执行助理、高级执行助理、私人助理、运营协调员或类似职位的工作经验
- 具备支持高级管理人员、创始人或企业所有者的经验
- 出色的组织、优先级管理和跟进执行能力
- 优秀的英语书面和口头沟通能力
- 具备高度谨慎性，并能自如地处理机密信息
- 注重细节，同时能够聚焦重点
- 能够独立工作，并在无需持续指导的情况下做出合理决策
- 具备较强的数字工具能力，并愿意快速学习新系统
- 具备使用人工智能工具提升效率和优化工作流程的实际经验
- 能够在快速变化的环境中管理多项优先事项
- 使用部分或大部分首选工具的经验，包括 Microsoft 365、Google Workspace、人工智能、会议与转录、任务与项目管理、沟通、自动化、CRM、文档与知识管理、日程安排及差旅平台
- 披露现有的持续性职位或客户工作
- 在 LinkedIn 上将该合作关系标注为“独立承包商”
福利待遇
- 完全远程，在家办公
- 作为独立承包商可灵活安排工作时间，并在协作时配合澳大利亚工作时间