Hunt St est une entreprise australienne de recrutement qui aide les petites et moyennes entreprises à embaucher directement des talents internationaux. L’entreprise associe la recherche de candidats dans des pays comme les Philippines, le Népal, l’Indonésie et l’Inde à la diffusion d’offres d’emploi, à la sélection, aux entretiens et à un accompagnement juridique pour des recrutements à distance conformes à la réglementation. Son modèle fondé sur des frais uniques de mise en relation est conçu comme une alternative transparente aux agences traditionnelles d’externalisation, tandis que son processus met l’accent sur le recrutement éthique, une rémunération équitable, la sécurité et la conformité.
Assistant exécutif senior et chef de cabinet - télétravail depuis les Philippines
Soutenir le CEO d’un studio de design d’intérieur haut de gamme basé à Sydney grâce à l’administration exécutive, la coordination, la priorisation et l’automatisation des flux de travail par l’IA. Ce poste contractuel en télétravail est basé aux Philippines.
Description
- Gérer la boîte de réception, l’agenda, les réunions et les priorités quotidiennes du CEO
- Évaluer les demandes reçues et déterminer lesquelles nécessitent l’attention du CEO
- Préparer les briefings quotidiens, les ordres du jour, les notes de réunion et les actions de suivi
- Coordonner les déplacements, les réservations, les rendez-vous et les plannings
- Gérer les communications sensibles, confidentielles et axées sur les relations
- Suivre les engagements, les échéances, les projets et les actions en cours du CEO
- Relancer le personnel, les prestataires, les clients et les parties prenantes au sujet des actions en suspens
- Assurer une visibilité claire sur les échéances et les livrables
- Attribuer, suivre et clôturer les actions issues des réunions
- Identifier les problèmes ou retards potentiels et les signaler rapidement
- Soutenir les recherches, la préparation des décisions et les projets ponctuels du CEO
- Utiliser l’IA pour réduire les tâches administratives répétitives et améliorer les flux de travail exécutifs
- Créer des systèmes de tri des e-mails, de rédaction des premières réponses et de synthèse des informations
- Utiliser l’IA pour la transcription des réunions, les synthèses, les actions à mener et les suivis
- Rechercher et préparer des briefings concis ainsi que des supports d’aide à la décision
- Rédiger des présentations, des documents, des procédures opérationnelles standard et des communications internes
- Développer des rappels automatisés, des rapports et des mises à jour hebdomadaires pour le CEO
- Identifier en continu les améliorations possibles des flux de travail grâce à l’IA et à l’automatisation
Exigences
- Être basé aux Philippines
- Au moins trois ans d’expérience en tant qu’assistant exécutif, assistant exécutif senior, assistant personnel, coordinateur des opérations ou dans un poste similaire
- Expérience avérée auprès d’un cadre dirigeant, d’un fondateur ou d’un chef d’entreprise
- Excellentes capacités d’organisation, de priorisation et de suivi
- Excellentes compétences de communication écrite et orale en anglais
- Grande discrétion et aisance dans la gestion d’informations confidentielles
- Grande attention aux détails tout en restant concentré sur les priorités
- Capacité à travailler de manière autonome et à prendre de bonnes décisions sans directives constantes
- Solides compétences numériques et volonté d’apprendre rapidement de nouveaux systèmes
- Expérience pratique de l’utilisation d’outils d’IA pour améliorer la productivité et les flux de travail
- Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique
- Expérience avec certains ou la plupart des outils privilégiés, notamment Microsoft 365, Google Workspace, l’IA, les outils de réunion et de transcription, la gestion des tâches et des projets, la communication, l’automatisation, les CRM, la documentation et la gestion des connaissances, la planification et les plateformes de voyage
- Déclarer tout poste ou travail client permanent existant
- Indiquer cet engagement sur LinkedIn en tant que « Contractuel indépendant »
Avantages
- Poste entièrement en télétravail, depuis le domicile
- Gestion flexible du temps en tant que contractuel indépendant, avec disponibilité alignée sur les horaires professionnels australiens pour la collaboration