Hunt St ist ein in Australien ansässiges Recruiting-Unternehmen, das kleine und mittelständische Unternehmen dabei unterstützt, direkt Offshore-Talente einzustellen. Das Unternehmen verbindet die Suche nach geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten in Ländern wie den Philippinen, Nepal, Indonesien und Indien mit Stellenanzeigen, Vorauswahl, Vorstellungsgesprächen und rechtlicher Unterstützung für eine rechtskonforme Beschäftigung im Homeoffice. Das Modell mit einer einmaligen Vermittlungsgebühr soll eine transparente Alternative zu herkömmlichen Outsourcing-Agenturen bieten. Der Prozess legt dabei besonderen Wert auf faire und ethische Personalgewinnung, angemessene Vergütung, Sicherheit und Compliance.
Senior Executive Assistant und Chief of Staff – Remote auf den Philippinen
Unterstützen Sie den CEO eines luxuriösen Innenarchitekturbüros in Sydney mit administrativen Aufgaben, Koordination, Priorisierung und KI-gestützter Workflow-Automatisierung. Diese Remote-Vertragsstelle ist auf den Philippinen angesiedelt.
Beschreibung
- Das Postfach, den Kalender, Meetings und die täglichen Prioritäten des CEOs verwalten
- Eingehende Anfragen bewerten und feststellen, welche die Aufmerksamkeit des CEOs erfordern
- Tägliche Briefings, Meeting-Agenden, Notizen und Folgeaktionen vorbereiten
- Reisen, Buchungen, Termine und Zeitplanung koordinieren
- Sensible, vertrauliche und beziehungsorientierte Kommunikation verwalten
- Verpflichtungen, Fristen, Projekte und offene Aufgaben des CEOs nachverfolgen
- Bei ausstehenden Aufgaben mit Mitarbeitenden, Auftragnehmern, Kunden und Stakeholdern nachfassen
- Klare Übersicht über Fristen und zu liefernde Ergebnisse gewährleisten
- Meeting-Aufgaben zuweisen, nachverfolgen und abschließen
- Potenzielle Probleme oder Verzögerungen erkennen und frühzeitig eskalieren
- Den CEO bei Recherchen, Entscheidungsvorbereitungen und Ad-hoc-Projekten unterstützen
- KI einsetzen, um wiederkehrende Verwaltungsaufgaben zu reduzieren und Abläufe für Führungskräfte zu verbessern
- Systeme für E-Mail-Triage, erste Antwortentwürfe und die Zusammenfassung von Informationen erstellen
- KI für Meeting-Transkriptionen, Zusammenfassungen, Aktionspunkte und Nachfassaktionen einsetzen
- Prägnante Briefings und Unterlagen zur Entscheidungsunterstützung recherchieren und vorbereiten
- Präsentationen, Dokumente, SOPs und interne Kommunikation entwerfen
- Automatisierte Erinnerungen, Berichte und wöchentliche Updates für den CEO entwickeln
- Durch KI und Automatisierung kontinuierlich Verbesserungen der Arbeitsabläufe identifizieren
Anforderungen
- Wohnsitz auf den Philippinen
- Mindestens drei Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Senior Executive Assistant, Personal Assistant, Operations Coordinator oder in einer ähnlichen Position
- Nachgewiesene Erfahrung in der Unterstützung einer leitenden Führungskraft, eines Gründers oder einer Geschäftsinhaberin bzw. eines Geschäftsinhabers
- Hervorragende Organisation, Priorisierung und konsequente Umsetzung
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch
- Ausgeprägte Diskretion und sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen
- Hohe Detailgenauigkeit bei gleichzeitiger Konzentration auf Prioritäten
- Selbstständig arbeiten und ohne ständige Anleitung fundierte Entscheidungen treffen können
- Ausgeprägte digitale Kompetenzen und Bereitschaft, neue Systeme schnell zu erlernen
- Praktische Erfahrung mit dem Einsatz von KI-Tools zur Verbesserung von Produktivität und Arbeitsabläufen
- Mehrere Prioritäten in einem dynamischen Umfeld verwalten können
- Erfahrung mit einigen oder den meisten der bevorzugten Tools, darunter Microsoft 365, Google Workspace, KI-, Meeting- und Transkriptions-, Aufgaben- und Projektmanagement-, Kommunikations-, Automatisierungs-, CRM-, Dokumentations- und Wissensmanagement-, Terminplanungs- sowie Reiseplattformen
- Bestehende laufende Tätigkeiten oder Kundenaufträge offenlegen
- Diese Tätigkeit auf LinkedIn als „Independent Contractor“ angeben
Zusatzleistungen
- Vollständig remote im Homeoffice
- Flexible Zeiteinteilung als unabhängige Auftragnehmerin bzw. unabhängiger Auftragnehmer, mit Abstimmung auf die australischen Geschäftszeiten für die Zusammenarbeit