Hunt St is een in Australië gevestigd recruitmentbedrijf dat kleine en middelgrote ondernemingen helpt om rechtstreeks offshore talent aan te nemen. Het bedrijf combineert het zoeken naar kandidaten in landen zoals de Filipijnen, Nepal, Indonesië en India met vacatureplaatsing, screening, sollicitatiegesprekken en juridische ondersteuning voor compliant werken op afstand. Het model met een eenmalige bemiddelingsvergoeding is bedoeld als transparant alternatief voor traditionele outsourcingbureaus. In het proces staan ethische werving, eerlijke beloning, beveiliging en compliance centraal.
Senior Executive Assistant en Chief of Staff – Op afstand vanuit de Filipijnen
Ondersteun de CEO van een luxe-interieurontwerpstudio in Sydney met executive administratie, coördinatie, prioritering en AI-gestuurde workflowautomatisering. Deze remote contractfunctie is gevestigd in de Filipijnen.
Beschrijving
- De inbox, agenda, vergaderingen en dagelijkse prioriteiten van de CEO beheren
- Binnenkomende verzoeken beoordelen en bepalen welke aandacht van de CEO vereisen
- Dagelijkse briefings, vergaderagenda's, notities en vervolgacties voorbereiden
- Reizen, boekingen, afspraken en planning coördineren
- Gevoelige, vertrouwelijke en relatiegerichte communicatie beheren
- De toezeggingen, deadlines, projecten en openstaande acties van de CEO bijhouden
- Opvolgen bij medewerkers, opdrachtnemers, klanten en belanghebbenden over openstaande acties
- Duidelijk overzicht houden over deadlines en op te leveren resultaten
- Vergaderacties toewijzen, volgen en afronden
- Mogelijke problemen of vertragingen signaleren en vroegtijdig escaleren
- De CEO ondersteunen bij onderzoek, besluitvoorbereiding en ad-hocprojecten
- AI gebruiken om repetitieve administratie te verminderen en workflows voor leidinggevenden te verbeteren
- Systemen opzetten voor e-mailtriage, eerste conceptreacties en het samenvatten van informatie
- AI gebruiken voor transcripties van vergaderingen, samenvattingen, actiepunten en opvolging
- Beknopte briefings en materiaal ter ondersteuning van besluitvorming onderzoeken en voorbereiden
- Presentaties, documenten, SOP's en interne communicatie opstellen
- Geautomatiseerde herinneringen, rapportages en wekelijkse updates voor de CEO ontwikkelen
- Continu verbeteringen in workflows identificeren met behulp van AI en automatisering
Vereisten
- Gevestigd in de Filipijnen
- Minimaal drie jaar ervaring als Executive Assistant, Senior Executive Assistant, Personal Assistant, Operations Coordinator of in een vergelijkbare functie
- Aantoonbare ervaring met het ondersteunen van een senior leidinggevende, oprichter of bedrijfseigenaar
- Uitstekende organisatie, prioritering en opvolging
- Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden in het Engels
- Sterke discretie en comfortabel omgaan met vertrouwelijke informatie
- Sterk oog voor detail met behoud van focus op prioriteiten
- Zelfstandig kunnen werken en goede beslissingen kunnen nemen zonder voortdurende aansturing
- Sterke digitale vaardigheden en bereidheid om nieuwe systemen snel te leren
- Praktische ervaring met het gebruik van AI-tools om productiviteit en workflows te verbeteren
- Meerdere prioriteiten kunnen beheren in een snel veranderende omgeving
- Ervaring met enkele of de meeste van de gewenste tools, waaronder Microsoft 365, Google Workspace, AI-, vergader- en transcriptie-, taak- en projectmanagement-, communicatie-, automatiserings-, CRM-, documentatie- en kennismanagement-, plannings- en reisplatforms
- Bestaande doorlopende functies of klantopdrachten bekendmaken
- Deze opdracht op LinkedIn vermelden als “Independent Contractor”
Voordelen
- Volledig op afstand, vanuit huis
- Flexibele tijdsindeling als zelfstandig opdrachtnemer, met afstemming op Australische kantooruren voor samenwerking