
Hunt St è una società australiana di recruiting che aiuta le piccole e medie imprese ad assumere direttamente talenti internazionali. L’azienda combina la ricerca di candidati in paesi come Filippine, Nepal, Indonesia e India con la pubblicazione di offerte di lavoro, la selezione, i colloqui e il supporto legale per assunzioni da remoto conformi alla normativa. Il suo modello basato su un’unica commissione di segnalazione è pensato per offrire un’alternativa trasparente alle tradizionali agenzie di outsourcing, mentre il processo pone l’accento sul reclutamento etico, un compenso equo, la sicurezza e la conformità.
Assistente esecutivo senior e capo di gabinetto - da remoto dalle Filippine
Supporta il CEO di uno studio di interior design di lusso con sede a Sydney attraverso attività amministrative esecutive, coordinamento, definizione delle priorità e automazione dei flussi di lavoro tramite IA. Questo ruolo contrattuale da remoto è basato nelle Filippine.
Descrizione
- Gestire la posta in arrivo, il calendario, le riunioni e le priorità quotidiane del CEO
- Valutare le richieste in arrivo e determinare quali richiedono l’attenzione del CEO
- Preparare briefing quotidiani, ordini del giorno, note delle riunioni e azioni di follow-up
- Coordinare viaggi, prenotazioni, appuntamenti e pianificazione
- Gestire comunicazioni sensibili, riservate e incentrate sulle relazioni
- Monitorare gli impegni, le scadenze, i progetti e le azioni aperte del CEO
- Sollecitare dipendenti, collaboratori, clienti e stakeholder sulle azioni in sospeso
- Mantenere una visione chiara di scadenze e risultati da consegnare
- Assegnare, monitorare e chiudere le azioni delle riunioni
- Individuare potenziali problemi o ritardi e segnalarli tempestivamente
- Supportare la ricerca, la preparazione delle decisioni e i progetti ad hoc del CEO
- Utilizzare l’IA per ridurre le attività amministrative ripetitive e migliorare i flussi di lavoro esecutivi
- Creare sistemi per il triage delle e-mail, la preparazione di prime bozze di risposta e la sintesi delle informazioni
- Utilizzare l’IA per la trascrizione delle riunioni, i riepiloghi, le azioni da svolgere e i follow-up
- Ricercare e preparare briefing concisi e materiali di supporto alle decisioni
- Redigere presentazioni, documenti, procedure operative standard e comunicazioni interne
- Sviluppare promemoria automatizzati, report e aggiornamenti settimanali per il CEO
- Individuare continuamente miglioramenti dei flussi di lavoro attraverso IA e automazione
Requisiti
- Essere residenti nelle Filippine
- Almeno tre anni di esperienza come assistente esecutivo, assistente esecutivo senior, assistente personale, coordinatore operativo o in un ruolo simile
- Esperienza comprovata nel supporto a un dirigente senior, fondatore o titolare d’azienda
- Eccezionali capacità organizzative, di definizione delle priorità e di follow-up
- Ottime capacità di comunicazione scritta e orale in inglese
- Grande discrezione e dimestichezza nella gestione di informazioni riservate
- Elevata attenzione ai dettagli mantenendo il focus sulle priorità
- Capacità di lavorare in autonomia e prendere decisioni ponderate senza indicazioni costanti
- Solide competenze digitali e disponibilità ad apprendere rapidamente nuovi sistemi
- Esperienza pratica nell’uso di strumenti di IA per migliorare produttività e flussi di lavoro
- Capacità di gestire più priorità in un ambiente dinamico
- Esperienza con alcuni o con la maggior parte degli strumenti preferiti, tra cui Microsoft 365, Google Workspace, IA, strumenti per riunioni e trascrizione, gestione di attività e progetti, comunicazione, automazione, CRM, documentazione e gestione della conoscenza, pianificazione e piattaforme di viaggio
- Dichiarare eventuali ruoli o attività continuative con clienti già in corso
- Indicare questo incarico su LinkedIn come “Collaboratore indipendente”
Benefit
- Modalità completamente da remoto, con lavoro da casa
- Gestione flessibile del tempo come collaboratore indipendente, con allineamento agli orari lavorativi australiani per la collaborazione