Hunt St är ett rekryteringsföretag baserat i Australien som hjälper små och medelstora företag att anställa offshore-talanger direkt. Företaget kombinerar kandidatsökning i länder som Filippinerna, Nepal, Indonesien och Indien med platsannonsering, urval, intervjuer och juridiskt stöd för regelefterlevande distansrekrytering. Företagets modell med en engångsavgift för kandidatsökning är utformad som ett transparent alternativ till traditionella outsourcingbyråer, samtidigt som processen betonar etisk rekrytering, rättvis ersättning, säkerhet och regelefterlevnad.
Senior Executive Assistant och Chief of Staff – distansarbete från Filippinerna
Stöd VD:n för en lyxig inredningsstudio i Sydney med ledningsadministration, samordning, prioritering och AI-baserad automatisering av arbetsflöden. Detta distansbaserade konsultuppdrag är placerat i Filippinerna.
Beskrivning
- Hantera VD:ns inkorg, kalender, möten och dagliga prioriteringar
- Bedöm inkommande förfrågningar och avgör vilka som kräver VD:ns uppmärksamhet
- Förbered dagliga genomgångar, mötesagendor, anteckningar och uppföljningsåtgärder
- Samordna resor, bokningar, tider och schemaläggning
- Hantera känslig, konfidentiell och relationsinriktad kommunikation
- Följ upp VD:ns åtaganden, tidsfrister, projekt och öppna åtgärder
- Följ upp med medarbetare, uppdragstagare, kunder och intressenter kring utestående åtgärder
- Upprätthåll tydlig överblick över tidsfrister och leveranser
- Tilldela, följ upp och slutför mötesåtgärder
- Identifiera potentiella problem eller förseningar och eskalera dem tidigt
- Stöd research, beslutsförberedelser och ad hoc-projekt för VD:n
- Använd AI för att minska repetitiv administration och förbättra ledningens arbetsflöden
- Skapa system för e-posttriage, första utkast till svar och informationssammanfattning
- Använd AI för mötestranskribering, sammanfattningar, åtgärdspunkter och uppföljningar
- Undersök och förbered kortfattade genomgångar och beslutsunderlag
- Skriv presentationer, dokument, SOP:er och intern kommunikation
- Utveckla automatiserade påminnelser, rapportering och veckovisa uppdateringar till VD:n
- Identifiera kontinuerligt förbättringar av arbetsflöden genom AI och automatisering
Krav
- Bosatt i Filippinerna
- Minst tre års erfarenhet som Executive Assistant, Senior Executive Assistant, personlig assistent, verksamhetssamordnare eller i en liknande roll
- Dokumenterad erfarenhet av att stödja en senior chef, grundare eller företagsägare
- Exceptionell organisationsförmåga, prioriteringsförmåga och uppföljning
- Utmärkta skriftliga och muntliga kunskaper i engelska
- Stor diskretion och bekväm med att hantera konfidentiell information
- Mycket god känsla för detaljer samtidigt som fokus på prioriteringar bibehålls
- Kan arbeta självständigt och fatta välgrundade beslut utan ständig vägledning
- Goda digitala färdigheter och vilja att snabbt lära sig nya system
- Praktisk erfarenhet av att använda AI-verktyg för att förbättra produktivitet och arbetsflöden
- Kan hantera flera prioriteringar i en snabbt föränderlig miljö
- Erfarenhet av några eller de flesta av de föredragna verktygen, inklusive Microsoft 365, Google Workspace, AI-, mötes- och transkriberingsverktyg, verktyg för uppgifts- och projektledning, kommunikation, automatisering, CRM, dokumentation och kunskapshantering samt plattformar för schemaläggning och resor
- Uppge eventuella befintliga pågående roller eller klientuppdrag
- Visa detta uppdrag på LinkedIn som ”Independent Contractor”
Förmåner
- Helt distansbaserat arbete hemifrån
- Flexibel tidsplanering som oberoende uppdragstagare, med anpassning till australiska arbetstider för samarbete