A Hunt St é uma empresa de recrutamento sediada na Austrália que ajuda pequenas e médias empresas a contratar diretamente talentos internacionais. A empresa combina a busca de candidatos em países como Filipinas, Nepal, Indonésia e Índia com a divulgação de vagas, triagem, entrevistas e suporte jurídico para contratações remotas em conformidade com a legislação. Seu modelo de cobrança de uma única taxa de indicação foi desenvolvido para oferecer uma alternativa transparente às agências tradicionais de terceirização, enquanto seu processo enfatiza o recrutamento ético, a remuneração justa, a segurança e a conformidade.
Assistente Executivo Sênior e Chefe de Gabinete - Remoto nas Filipinas
Apoie o CEO de um estúdio de design de interiores de luxo em Sydney com administração executiva, coordenação, priorização e automação de fluxos de trabalho com IA. Esta função contratual remota está sediada nas Filipinas.
Descrição
- Gerenciar a caixa de entrada, o calendário, as reuniões e as prioridades diárias do CEO
- Avaliar as solicitações recebidas e determinar quais exigem a atenção do CEO
- Preparar briefings diários, agendas de reuniões, notas e ações de acompanhamento
- Coordenar viagens, reservas, compromissos e agendas
- Gerenciar comunicações sensíveis, confidenciais e focadas em relacionamentos
- Acompanhar os compromissos, prazos, projetos e ações em aberto do CEO
- Acompanhar funcionários, contratados, clientes e partes interessadas quanto às ações pendentes
- Manter uma visão clara dos prazos e entregas
- Atribuir, acompanhar e concluir as ações das reuniões
- Identificar possíveis problemas ou atrasos e escalá-los com antecedência
- Apoiar pesquisas, preparação para decisões e projetos pontuais do CEO
- Usar IA para reduzir tarefas administrativas repetitivas e melhorar os fluxos de trabalho executivos
- Criar sistemas para triagem de e-mails, elaboração de primeiros rascunhos de respostas e resumo de informações
- Usar IA para transcrição de reuniões, resumos, itens de ação e acompanhamentos
- Pesquisar e preparar briefings concisos e materiais de apoio à tomada de decisões
- Redigir apresentações, documentos, procedimentos operacionais padrão e comunicações internas
- Desenvolver lembretes automatizados, relatórios e atualizações semanais para o CEO
- Identificar continuamente melhorias nos fluxos de trabalho por meio de IA e automação
Requisitos
- Residir nas Filipinas
- Pelo menos três anos de experiência como assistente executivo, assistente executivo sênior, assistente pessoal, coordenador de operações ou em função semelhante
- Experiência comprovada apoiando um executivo sênior, fundador ou proprietário de empresa
- Organização, priorização e acompanhamento excepcionais
- Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal em inglês
- Grande discrição e conforto ao lidar com informações confidenciais
- Alta atenção aos detalhes, mantendo o foco nas prioridades
- Capacidade de trabalhar de forma independente e tomar decisões ponderadas sem orientação constante
- Fortes habilidades digitais e disposição para aprender novos sistemas rapidamente
- Experiência prática usando ferramentas de IA para melhorar a produtividade e os fluxos de trabalho
- Capacidade de gerenciar várias prioridades em um ambiente dinâmico
- Experiência com algumas ou a maioria das ferramentas preferenciais, incluindo Microsoft 365, Google Workspace, IA, reuniões e transcrição, gestão de tarefas e projetos, comunicação, automação, CRM, documentação e gestão do conhecimento, agendamento e plataformas de viagens
- Informar quaisquer funções ou trabalhos contínuos existentes com clientes
- Declarar este vínculo no LinkedIn como “Contratado independente”
Benefícios
- Modelo totalmente remoto, com trabalho em casa
- Gestão flexível do tempo como contratado independente, com alinhamento ao horário comercial australiano para colaboração