Hunt St er et australsk rekrutteringsselskap som hjelper små og mellomstore bedrifter med å ansette offshore-talenter direkte. Selskapet kombinerer kandidatsøk i land som Filippinene, Nepal, Indonesia og India med stillingsannonsering, screening, intervjuer og juridisk støtte for regelverksetterrettelig fjernrekruttering. Modellen med et engangsgebyr for kandidatformidling er utformet som et transparent alternativ til tradisjonelle outsourcingbyråer, mens prosessen legger vekt på etisk rekruttering, rettferdig kompensasjon, sikkerhet og etterlevelse av regelverket.
Senior Executive Assistant og Chief of Staff – fjernarbeid fra Filippinene
Støtt administrerende direktør i et luksuriøst interiørdesignstudio i Sydney med lederadministrasjon, koordinering, prioritering og AI-basert automatisering av arbeidsflyter. Dette fjernbaserte konsulentoppdraget er basert på Filippinene.
Beskrivelse
- Administrer administrerende direktørs innboks, kalender, møter og daglige prioriteringer
- Vurder innkommende forespørsler og avgjør hvilke som krever administrerende direktørs oppmerksomhet
- Forbered daglige briefinger, møteagendaer, notater og oppfølgingspunkter
- Koordiner reiser, bestillinger, avtaler og planlegging
- Håndter sensitiv, konfidensiell og relasjonsfokusert kommunikasjon
- Følg opp administrerende direktørs forpliktelser, tidsfrister, prosjekter og åpne oppgaver
- Følg opp ansatte, oppdragstakere, kunder og interessenter om utestående oppgaver
- Oppretthold tydelig oversikt over tidsfrister og leveranser
- Tildel, følg opp og avslutt møteoppgaver
- Identifiser potensielle problemer eller forsinkelser og eskaler dem tidlig
- Støtt research, beslutningsforberedelser og ad hoc-prosjekter for administrerende direktør
- Bruk AI til å redusere repetitiv administrasjon og forbedre lederens arbeidsflyter
- Opprett systemer for e-posttriage, førsteutkast til svar og oppsummering av informasjon
- Bruk AI til møtetranskripsjon, sammendrag, handlingspunkter og oppfølging
- Undersøk og utarbeid korte briefinger og beslutningsstøttende materiale
- Utarbeid presentasjoner, dokumenter, SOP-er og intern kommunikasjon
- Utvikle automatiserte påminnelser, rapportering og ukentlige oppdateringer til administrerende direktør
- Identifiser kontinuerlig forbedringer av arbeidsflyter gjennom AI og automatisering
Krav
- Bosatt på Filippinene
- Minst tre års erfaring som Executive Assistant, Senior Executive Assistant, personlig assistent, driftskoordinator eller i en lignende rolle
- Dokumentert erfaring med å støtte en seniorleder, grunnlegger eller bedriftseier
- Svært gode evner innen organisering, prioritering og oppfølging
- Svært gode skriftlige og muntlige engelskkunnskaper
- Stor diskresjon og trygghet i håndtering av konfidensiell informasjon
- Svært god sans for detaljer samtidig som du holder fokus på prioriteringene
- Kan arbeide selvstendig og ta gode beslutninger uten konstant veiledning
- Gode digitale ferdigheter og vilje til å lære nye systemer raskt
- Praktisk erfaring med bruk av AI-verktøy for å forbedre produktivitet og arbeidsflyter
- Kan håndtere flere prioriteringer i et miljø med høyt tempo
- Erfaring med noen eller de fleste av de foretrukne verktøyene, inkludert Microsoft 365, Google Workspace, AI-, møte- og transkripsjonsverktøy, verktøy for oppgave- og prosjektstyring, kommunikasjon, automatisering, CRM, dokumentasjon og kunnskapsforvaltning samt plattformer for planlegging og reiser
- Oppgi eventuelle eksisterende pågående roller eller kundeoppdrag
- Oppfør dette oppdraget på LinkedIn som «Independent Contractor»
Fordeler
- Fullt fjernbasert arbeid hjemmefra
- Fleksibel tidsstyring som selvstendig oppdragstaker, med tilpasning til australske arbeidstider for samarbeid