シニア・エグゼクティブアシスタント兼チーフ・オブ・スタッフ（フィリピン在宅勤務）
シドニーの高級インテリアデザインスタジオのCEOを支え、エグゼクティブ業務、調整、優先順位付け、AIを活用したワークフロー自動化を担当します。フィリピンを拠点とするリモート契約職です。
仕事内容
- CEOの受信トレイ、カレンダー、会議、日々の優先事項を管理する
- 届いた依頼を評価し、CEOの対応が必要なものを判断する
- 日次ブリーフィング、会議アジェンダ、議事メモ、フォローアップ事項を準備する
- 出張、予約、アポイントメント、スケジュールを調整する
- 機微情報、機密情報、関係構築に関わるコミュニケーションを管理する
- CEOの約束事項、期限、プロジェクト、未完了事項を追跡する
- スタッフ、請負業者、顧客、関係者に未完了事項をフォローアップする
- 期限と成果物を明確に把握する
- 会議のアクションアイテムを割り当て、追跡し、完了させる
- 潜在的な問題や遅延を特定し、早期にエスカレーションする
- CEOの調査、意思決定準備、臨時プロジェクトを支援する
- AIを活用して反復的な事務作業を減らし、エグゼクティブ業務のワークフローを改善する
- メールの振り分け、返信の初稿作成、情報要約の仕組みを構築する
- AIを使って会議の文字起こし、要約、アクションアイテム、フォローアップを行う
- 簡潔なブリーフィングと意思決定支援資料を調査・作成する
- プレゼンテーション、文書、SOP、社内コミュニケーション資料を作成する
- 自動リマインダー、レポート、週次CEOアップデートを整備する
- AIと自動化を通じてワークフロー改善の機会を継続的に見つける
応募要件
- フィリピン在住
- エグゼクティブアシスタント、シニア・エグゼクティブアシスタント、パーソナルアシスタント、オペレーションコーディネーター、または類似職種で3年以上の経験
- 上級管理職、創業者、または事業主を支援した実績
- 優れた整理力、優先順位付け、やり遂げる力
- 英語による優れた文章力と会話力
- 高い守秘性を備え、機密情報の取り扱いに抵抗がないこと
- 細部に注意を払いながら、優先事項に集中できること
- 常時指示を受けなくても自律的に働き、適切な判断ができること
- 高いデジタルスキルがあり、新しいシステムをすぐに学ぶ意欲があること
- 生産性とワークフローの改善にAIツールを活用した実務経験
- 変化の速い環境で複数の優先事項を管理できること
- Microsoft 365、Google Workspace、AI、会議・文字起こし、タスク・プロジェクト管理、コミュニケーション、自動化、CRM、文書・ナレッジ管理、スケジュール管理、旅行プラットフォームなど、希望ツールの一部または大半を使用した経験
- 現在継続中の役職または顧客業務を開示すること
- LinkedIn上でこの契約関係を「独立請負業者」として記載すること
福利厚生
- 完全リモートの在宅勤務
- 独立請負業者として柔軟に時間を管理でき、協働時にはオーストラリアの勤務時間に合わせる