Hunt St là một công ty tuyển dụng có trụ sở tại Úc, hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ tuyển dụng trực tiếp nhân tài ở nước ngoài. Công ty kết hợp hoạt động tìm kiếm ứng viên tại các quốc gia như Philippines, Nepal, Indonesia và Ấn Độ với đăng tin tuyển dụng, sàng lọc, phỏng vấn và hỗ trợ pháp lý để tuyển dụng nhân sự làm việc từ xa đúng quy định. Mô hình tính phí tìm ứng viên một lần được thiết kế nhằm mang đến một giải pháp minh bạch thay thế cho các đại lý gia công nhân sự truyền thống, đồng thời quy trình của công ty đề cao tuyển dụng có đạo đức, thù lao công bằng, an ninh và tuân thủ.
Trợ lý điều hành cấp cao và Chánh văn phòng - Làm việc từ xa tại Philippines
Hỗ trợ CEO của một studio thiết kế nội thất cao cấp tại Sydney trong công tác hành chính điều hành, điều phối, sắp xếp ưu tiên và tự động hóa quy trình bằng AI. Đây là vị trí hợp đồng làm việc từ xa dành cho ứng viên tại Philippines.
Mô tả
- Quản lý hộp thư, lịch, các cuộc họp và ưu tiên hằng ngày của CEO
- Đánh giá các yêu cầu đến và xác định nội dung nào cần CEO xử lý
- Chuẩn bị bản tóm tắt hằng ngày, chương trình họp, ghi chú và các hành động tiếp theo
- Điều phối việc đi lại, đặt chỗ, lịch hẹn và lịch làm việc
- Quản lý các trao đổi nhạy cảm, bảo mật và tập trung vào xây dựng quan hệ
- Theo dõi các cam kết, thời hạn, dự án và công việc đang mở của CEO
- Theo dõi nhân viên, nhà thầu, khách hàng và các bên liên quan về những việc còn tồn đọng
- Duy trì sự giám sát rõ ràng đối với thời hạn và sản phẩm bàn giao
- Phân công, theo dõi và hoàn tất các đầu việc sau cuộc họp
- Nhận diện sớm các vấn đề hoặc nguy cơ chậm trễ và báo cáo kịp thời
- Hỗ trợ nghiên cứu, chuẩn bị phương án ra quyết định và các dự án phát sinh cho CEO
- Sử dụng AI để giảm công việc hành chính lặp lại và cải thiện quy trình làm việc của lãnh đạo
- Xây dựng hệ thống phân loại email, soạn thảo phản hồi ban đầu và tóm tắt thông tin
- Sử dụng AI để chép lời cuộc họp, tạo bản tóm tắt, danh sách hành động và nội dung theo dõi
- Nghiên cứu và chuẩn bị các bản tóm tắt ngắn gọn cùng tài liệu hỗ trợ ra quyết định
- Soạn thảo bài thuyết trình, tài liệu, SOP và thông tin liên lạc nội bộ
- Phát triển hệ thống nhắc việc, báo cáo và bản cập nhật hằng tuần cho CEO
- Liên tục xác định các cơ hội cải thiện quy trình thông qua AI và tự động hóa
Yêu cầu
- Đang ở Philippines
- Có ít nhất ba năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý điều hành, Trợ lý điều hành cấp cao, Trợ lý cá nhân, Điều phối viên vận hành hoặc vai trò tương tự
- Có kinh nghiệm thực tế hỗ trợ lãnh đạo cấp cao, nhà sáng lập hoặc chủ doanh nghiệp
- Kỹ năng tổ chức, sắp xếp ưu tiên và theo sát công việc xuất sắc
- Kỹ năng giao tiếp tiếng Anh bằng văn bản và lời nói xuất sắc
- Có tính thận trọng cao và thoải mái khi xử lý thông tin bảo mật
- Chú ý cao đến chi tiết nhưng vẫn duy trì sự tập trung vào các ưu tiên
- Có khả năng làm việc độc lập và đưa ra quyết định hợp lý mà không cần chỉ đạo thường xuyên
- Kỹ năng số tốt và sẵn sàng nhanh chóng học các hệ thống mới
- Có kinh nghiệm thực tế sử dụng các công cụ AI để nâng cao năng suất và quy trình làm việc
- Có khả năng quản lý nhiều ưu tiên trong môi trường năng động
- Có kinh nghiệm với một số hoặc phần lớn các công cụ ưu tiên, bao gồm Microsoft 365, Google Workspace, AI, nền tảng họp và chép lời, quản lý nhiệm vụ và dự án, giao tiếp, tự động hóa, CRM, quản lý tài liệu và tri thức, lập lịch và đi lại
- Công khai mọi vai trò hoặc công việc khách hàng đang đảm nhiệm
- Thể hiện công việc này trên LinkedIn với chức danh “Nhà thầu độc lập”
Phúc lợi
- Hình thức làm việc hoàn toàn từ xa tại nhà
- Quản lý thời gian linh hoạt với tư cách nhà thầu độc lập, đồng thời phối hợp theo giờ làm việc của doanh nghiệp Úc