房地产法律私人助理
为 Mayer Brown 伦敦房地产办公室管理合伙人提供高级行政支持，统筹复杂日程、差旅、文件、客户事务和业务拓展。该职位兼顾保密的高管助理工作、案件行政管理与活动支持。
描述
- 遵循律所政策和流程，并持续更新专业技能。
- 起草、编辑、排版和校对信函、文件及演示文稿。
- 管理日程、预约、优先事项、日程冲突和变更。
- 组织会议，包括安排会议室和线上会议设施、准备议程及资料、安排餐饮和出入权限，并跟进后续行动。
- 准备办公室管理合伙人的工作资料，包括文件、背景信息、行程安排和提醒。
- 安排英国境内及国际差旅、住宿和地面交通。
- 维护差旅记录，并协助办理续期和更新。
- 协助工时记录、账单、在办工作跟踪、费用及账务管理。
- 及时更新文件、案件、客户和业务拓展系统中的信息。
- 协助办理案件立项和行政管理、归档、存档、结案及移交。
- 管理打印、复印和扫描，并安全处理机密文件。
- 规划并安排多样化的工作，负责跟进截止日期和各项承诺。
- 管理日常任务，并及时提示相互冲突的工作需求。
- 维护纸质和电子文件及行政记录。
- 协调日程和工作量审查。
- 以专业、谨慎的方式回应内部和外部客户的询问。
- 支持业务拓展、客户互动、会议、研讨会、来访接待及活动。
- 协调邀请函、宾客名单、审批、出席信息、场地、差旅和活动材料。
- 与业务拓展、市场营销、内部团队及外部联系人保持沟通。
- 以专业的方式担任首要联络人。
- 安排与办公室管理合伙人的定期沟通。
- 保护机密信息，运用良好判断力，并及时上报问题。
- 与房地产部门及律所其他团队合作，提供替岗和支持。
- 协助接待来访的资深同事和国际代表团。
- 提出改进工作方式、流程和服务交付的建议。
- 参加会议、记录笔记或会议纪要，并跟进已商定的行动事项。
- 主动、准确、及时地提供以客户为中心的支持，专业地代表办公室管理合伙人和律所。
任职要求
- GCSE 或同等学历；优先考虑完成 A Level 学习者。
- 持有 RSA II 打字资格或同等资质。
- 具备秘书相关资格者优先。
- 有高级秘书或高管支持经验；有专业服务机构或合伙制组织经验者优先。
- 有支持资深人士或知名人士、处理复杂且不断变化的优先事项的经验。
- 有法律行业经验者优先；了解房地产领域有帮助，但并非必需。
- 英语书面表达、拼写、语法、标点和校对能力出色。
- 熟练使用 Microsoft Word 和 Outlook。
- 熟悉 Excel 和 PowerPoint。
- 能够熟练使用文件、案件、客户关系和财务管理系统，或能快速掌握这些系统。
- 打字速度快且准确。
- 做事主动、灵活且条理性强，能够预判需求并解决问题。
- 注重细节并坚持准确无误。
- 沟通清晰、自信。
- 能在压力下保持冷静可靠，重新安排优先事项并按严格期限完成工作。
- 善于协作，能够融入团队。
- 福利待遇
福利待遇
- 提供机会、支持和发展资源，助你成长、发挥所长并实现潜能。
- 包容的工作环境。
- 设有员工资源小组，涵盖 LGBTQIA+、种族与族裔、多种信仰、女性、残障、社会融入与发展机会以及家庭生活等主题。
- 在招聘期间及入职后提供合理便利。
- 混合办公，每周到办公室工作四天。
