Mayer Brown — международная юридическая фирма, которая консультирует корпорации, инвестиционные фонды и финансовые учреждения по сложным сделкам, спорам и вопросам регулирования. Практики фирмы охватывают банковское дело и финансы, рынки капитала, корпоративное право и ценные бумаги, судебные разбирательства, интеллектуальную собственность, кибербезопасность и конфиденциальность данных, а также недвижимость. Фирма работает через несколько национальных партнерств и специализированных команд, делясь аналитическими материалами и проводя мероприятия по таким темам, как искусственный интеллект, кибербезопасность и частный кредит.
Юридический персональный ассистент, недвижимость
Оказывать старшему административную поддержку управляющему партнеру лондонского офиса недвижимости Mayer Brown, координируя сложные графики, поездки, документы, работу с клиентами и развитие бизнеса. Сочетать конфиденциальную помощь руководителю с администрированием дел и поддержкой мероприятий.
Описание
- Соблюдать политики и процедуры фирмы, поддерживать актуальность профессиональных технических навыков.
- Составлять, редактировать, форматировать и вычитывать корреспонденцию, документы и презентации.
- Вести календари, планировать встречи и приоритеты, разрешать конфликты в расписании и вносить изменения.
- Организовывать встречи: бронировать помещения и виртуальные площадки, готовить повестки и материалы, заказывать питание, обеспечивать доступ и контролировать последующие действия.
- Готовить управляющего партнера офиса к встречам и другим обязательствам: собирать материалы и справочную информацию, составлять маршруты и отправлять напоминания.
- Организовывать внутренние и международные поездки, проживание и наземный транспорт.
- Вести учет поездок и помогать с продлением документов и обновлением данных.
- Помогать с учетом рабочего времени, выставлением счетов, отслеживанием незавершенной работы, расходами и администрированием счетов.
- Поддерживать актуальность информации в системах учета документов, дел, клиентов и развития бизнеса.
- Помогать с открытием и администрированием дел, подачей документов, архивированием, закрытием и передачей дел.
- Организовывать печать, копирование и сканирование, безопасно обращаться с конфиденциальными документами.
- Планировать и расставлять приоритеты при выполнении разнообразных задач, отвечая за сроки и обязательства.
- Управлять ежедневными задачами и сообщать о конкурирующих требованиях.
- Вести бумажные и электронные дела, а также административную документацию.
- Координировать обзоры календаря и рабочей нагрузки.
- Профессионально и тактично отвечать на запросы внутренних и внешних клиентов.
- Поддерживать развитие бизнеса, взаимодействие с клиентами, конференции, семинары, визиты и мероприятия.
- Координировать приглашения, списки гостей, согласования, сведения об участниках, площадки, поездки и материалы для мероприятий.
- Взаимодействовать с отделами развития бизнеса и маркетинга, внутренними командами и внешними контактами.
- Быть профессиональным первым контактным лицом.
- Организовывать регулярные встречи с управляющим партнером офиса.
- Соблюдать конфиденциальность, проявлять здравый смысл и сообщать о проблемах ответственным лицам.
- Работать с отделом недвижимости и другими подразделениями фирмы, обеспечивая взаимозаменяемость и поддержку.
- Помогать приезжающим старшим коллегам и международным делегациям.
- Предлагать улучшения рабочих практик, процессов и качества обслуживания.
- Участвовать во встречах, вести заметки или протоколы и отслеживать согласованные действия.
- Оказывать проактивную, точную и своевременную поддержку с учетом потребностей клиентов, профессионально представляя управляющего партнера офиса и фирму.
Требования
- Среднее общее образование (GCSE) или эквивалент; желательно обучение на уровне A Level.
- Квалификация по машинописи RSA II или эквивалент.
- Секретарская квалификация будет преимуществом.
- Опыт оказания секретарской поддержки руководителям высшего звена или исполнительной поддержки, желательно в сфере профессиональных услуг или партнерской фирме.
- Опыт поддержки старших руководителей или известных лиц, а также работы со сложными и меняющимися приоритетами.
- Опыт работы в юридической сфере желателен; знание сферы недвижимости будет полезно, но не обязательно.
- Отличное владение письменным английским языком, орфографией, грамматикой и пунктуацией, навыки вычитки.
- Продвинутые навыки работы с Microsoft Word и Outlook.
- Хорошие навыки работы с Excel и PowerPoint.
- Уверенное владение системами учета документов, дел, взаимодействия с клиентами и финансового администрирования либо способность быстро их освоить.
- Высокая скорость и точность печати.
- Проактивный, гибкий и высокоорганизованный подход, умение предвидеть потребности и решать проблемы.
- Внимание к деталям и стремление к точности.
- Ясная и уверенная коммуникация.
- Умение сохранять спокойствие и надежность в напряженных ситуациях, менять приоритеты и соблюдать жесткие сроки.
- Умение сотрудничать и работать в команде.
- Преимущества
Преимущества
- Возможности, поддержка и развитие, которые помогут расти, добиваться успеха и раскрывать свой потенциал.
- Инклюзивная рабочая среда.
- Группы поддержки сотрудников по вопросам ЛГБТКИА+, расовой и этнической принадлежности, разных вероисповеданий, женщин, инвалидности, социальной интеграции и возможностей, а также семейной жизни.
- Разумные адаптации на этапе найма и после начала работы в фирме.
- Гибридный формат работы с посещением офиса четыре дня в неделю.