Mayer Brown je mezinárodní advokátní kancelář, která poskytuje služby korporacím, investičním fondům a finančním institucím v oblasti komplexních transakcí, sporů a regulatorních záležitostí. Její právní praxe zahrnuje bankovnictví a finance, kapitálové trhy, korporátní právo a cenné papíry, soudní spory, duševní vlastnictví, kybernetickou bezpečnost a ochranu osobních údajů i nemovitosti. Kancelář působí prostřednictvím několika národních partnerství a specializovaných týmů a sdílí analýzy a pořádá akce věnované tématům, jako jsou umělá inteligence, kybernetická bezpečnost a soukromé úvěry.
Právní osobní asistent, nemovitosti
Poskytovat seniorní administrativní podporu řídícímu partnerovi londýnské kanceláře Mayer Brown zaměřené na nemovitosti a koordinovat složité kalendáře, cesty, dokumenty, klientskou agendu a rozvoj podnikání. Role spojuje důvěrnou podporu vedení se správou případů a organizací akcí.
Popis
- Dodržovat zásady a postupy firmy a průběžně aktualizovat odborné technické dovednosti.
- Připravovat, upravovat, formátovat a korigovat korespondenci, dokumenty a prezentace.
- Spravovat kalendáře, schůzky a priority, řešit časové kolize a změny rozvrhu.
- Organizovat schůzky včetně rezervace místností a virtuálních prostor, přípravy programů a podkladů, zajištění občerstvení a přístupu a sledování navazujících úkolů.
- Připravovat řídícího partnera kanceláře na jeho závazky: obstarávat podklady a informace, sestavovat itineráře a posílat připomenutí.
- Zajišťovat vnitrostátní i mezinárodní cesty, ubytování a pozemní dopravu.
- Vést záznamy o cestách a pomáhat s obnovami a aktualizacemi.
- Podporovat evidenci času, fakturaci, sledování rozpracované práce, výdajů a správu účtů.
- Udržovat aktuální informace v systémech pro dokumenty, případy, klienty a rozvoj podnikání.
- Pomáhat se zakládáním a správou případů, evidencí, archivací, uzavíráním a předáváním.
- Zajišťovat tisk, kopírování a skenování a bezpečně nakládat s důvěrnými dokumenty.
- Plánovat a určovat priority různorodé práce a odpovídat za termíny a závazky.
- Řídit každodenní úkoly a upozorňovat na souběžné požadavky.
- Vést papírové i elektronické spisy a administrativní záznamy.
- Koordinovat kontroly kalendáře a pracovního vytížení.
- Profesionálně a diskrétně odpovídat na dotazy interních i externích klientů.
- Podporovat rozvoj podnikání, zapojení klientů, konference, semináře, návštěvy a akce.
- Koordinovat pozvánky, seznamy hostů, schválení, údaje o účasti, místa konání, dopravu a materiály k akcím.
- Spolupracovat s týmy Business Development a Marketing, interními týmy a externími kontakty.
- Být profesionální první kontaktní osobou.
- Organizovat pravidelné schůzky s řídícím partnerem kanceláře.
- Chránit důvěrnost, používat zdravý úsudek a eskalovat případné obavy.
- Spolupracovat s oddělením nemovitostí i širší firmou a zajišťovat zastupování a podporu.
- Pomáhat hostujícím seniorním kolegům a mezinárodním delegacím.
- Navrhovat zlepšení pracovních postupů, procesů a poskytovaných služeb.
- Účastnit se schůzek, pořizovat poznámky nebo zápisy a sledovat dohodnuté úkoly.
- Poskytovat proaktivní, přesnou a včasnou podporu zaměřenou na klienty a profesionálně zastupovat řídícího partnera kanceláře i firmu.
Požadavky
- Dokončené středoškolské vzdělání GCSE nebo jeho ekvivalent; studium na úrovni A Level je výhodou.
- Kvalifikace v psaní na stroji RSA II nebo ekvivalent.
- Sekretářská kvalifikace je výhodou.
- Zkušenosti s poskytováním sekretářské nebo výkonné podpory vedoucím pracovníkům, ideálně v oblasti odborných služeb nebo v partnerské firmě.
- Zkušenosti s podporou seniorních či významných osob a se zvládáním složitých, proměnlivých priorit.
- Zkušenosti z právního sektoru jsou žádoucí; znalost oblasti nemovitostí je užitečná, ale není nutná.
- Výborná znalost písemné angličtiny, pravopisu, gramatiky a interpunkce a schopnost korektury.
- Pokročilá znalost Microsoft Word a Outlook.
- Dobrá znalost Excelu a PowerPointu.
- Jistota při práci se systémy pro dokumenty, případy, vztahy s klienty a finanční administrativu, případně schopnost se s nimi rychle naučit pracovat.
- Rychlé a přesné psaní na klávesnici.
- Proaktivní, flexibilní a vysoce organizovaný přístup, schopnost předvídat potřeby a řešit problémy.
- Důraz na detail a přesnost.
- Jasné a sebejisté komunikační dovednosti.
- Schopnost zachovat klid a spolehlivost pod tlakem, měnit priority a dodržovat přísné termíny.
- Schopnost spolupracovat a pracovat v týmu.
- Výhody
Benefity
- Možnosti, podpora a rozvoj, které vám pomohou růst, prospívat a naplno rozvinout váš potenciál.
- Inkluzivní pracovní prostředí.
- Zaměstnanecké skupiny pro LGBTQIA+, rasové a etnické skupiny, různá vyznání, ženy, osoby se zdravotním postižením, sociální začleňování a příležitosti i rodinný život.
- Přiměřené úpravy během náboru i po nástupu do firmy.
- Hybridní práce s docházkou do kanceláře čtyři dny v týdnu.